Pytania pomocnicze - EKA.03
Opracowywanie materiałów archiwalnych - pytania pomocnicze rozwijające tematy z pytań egzaminacyjnych. Łącznie: 40.
Czym są spisy rzeczowe w opracowywaniu materiałów archiwalnych?
Spisy rzeczowe to wykazy haseł dotyczących spraw, tematów, instytucji, organizacji, firm i innych podmiotów prawnych. Ułatwiają wyszukiwanie informacji w materiałach archiwalnych według treści, a nie według nazwisk osób.
Dlaczego nazwy firm i instytucji trafiają do spisów rzeczowych?
Ponieważ firmy, instytucje i organizacje są traktowane jako podmioty prawne lub organizacyjne, a nie osoby fizyczne. W archiwistyce ujmuje się je jako hasła rzeczowe.
Czym różni się spis osobowy od spisu rzeczowego?
Spis osobowy zawiera nazwiska i imiona osób fizycznych. Spis rzeczowy obejmuje tematy, sprawy, nazwy instytucji, firm, organizacji i inne hasła niebędące nazwiskami osób.
Czy nazwa organizacji społecznej powinna znaleźć się w spisie osobowym?
Nie. Nazwa organizacji społecznej, np. stowarzyszenia lub związku zawodowego, powinna zostać ujęta w spisie rzeczowym.
Jakie przykłady haseł można umieścić w spisie rzeczowym?
Przykładami są: „Urząd Miasta”, „Spółdzielnia Mieszkaniowa”, „Ochotnicza Straż Pożarna”, „reforma administracyjna”, „szkolnictwo zawodowe”. Są to nazwy instytucji albo zagadnienia rzeczowe.
Jaka jest najczęstsza pułapka w pytaniach o spisy rzeczowe?
Pułapką jest uznanie, że nazwy instytucji powinny trafić do spisów instytucjonalnych lub podmiotowych. W typowym podziale egzaminacyjnym należy pamiętać, że takie nazwy ujmuje się w spisach rzeczowych.
Czym jest dokument audiowizualny w archiwistyce?
To dokument zawierający zapis dźwięku, obrazu ruchomego albo obu tych elementów. Przykładem może być film, nagranie audio, audycja radiowa lub materiał wideo.
Dlaczego materiał filmowy zalicza się do dokumentów audiowizualnych?
Ponieważ film zawiera obraz ruchomy, często także dźwięk, i wymaga urządzenia do odtworzenia. Spełnia więc podstawowe cechy dokumentu audiowizualnego.
Czym dokument audiowizualny różni się od dokumentu aktowego?
Dokument aktowy jest najczęściej częścią akt sprawy i ma postać pisemną lub urzędową. Dokument audiowizualny opiera się na zapisie dźwięku lub obrazu.
Czy nagranie dźwiękowe bez obrazu jest dokumentem audiowizualnym?
Tak. W archiwistyce do dokumentów audiowizualnych zalicza się również materiały dźwiękowe, mimo że nie zawierają obrazu.
Jakie nośniki mogą zawierać dokumenty audiowizualne?
Mogą to być między innymi taśmy filmowe, taśmy magnetyczne, kasety, płyty, dyski oraz pliki cyfrowe. Kluczowa jest treść: dźwięk lub obraz ruchomy.
Czym dokument audiowizualny różni się od dokumentu cyfrowego?
Dokument cyfrowy to dokument zapisany w postaci danych komputerowych. Dokument audiowizualny określa rodzaj treści, czyli dźwięk lub obraz ruchomy; może być zarówno analogowy, jak i cyfrowy.
Czym jest sygnatura archiwalna?
Sygnatura archiwalna to znak identyfikacyjny jednostki archiwalnej, który pozwala ją odszukać w zasobie archiwum. Może składać się z numerów, liter lub innych oznaczeń zgodnych z systemem danego archiwum.
Po co porównuje się stare i nowe sygnatury archiwalne?
Porównanie pozwala ustalić, która obecna jednostka odpowiada dawnej sygnaturze. Jest to ważne przy korzystaniu ze starszych inwentarzy, publikacji i cytowań.
Kiedy sporządza się konkordancję?
Konkordancję sporządza się najczęściej po zmianie układu zespołu, ponownym opracowaniu materiałów lub nadaniu nowych sygnatur. Ułatwia ona zachowanie ciągłości identyfikacji dokumentów.
Czym konkordancja różni się od indeksowania?
Konkordancja zestawia dawne i nowe sygnatury. Indeksowanie polega natomiast na tworzeniu wykazów haseł, np. osobowych, rzeczowych lub geograficznych, które pomagają wyszukiwać informacje.
Czy konkordancja jest pomocą archiwalną?
Tak, konkordancja może pełnić funkcję pomocy archiwalnej, ponieważ ułatwia odnajdywanie jednostek po zmianach sygnatur. Nie opisuje jednak treści dokumentów tak szeroko jak inwentarz.
Jak może wyglądać najprostsza konkordancja?
Najprostsza konkordancja ma formę tabeli z dwiema kolumnami: stara sygnatura i nowa sygnatura. Dzięki temu użytkownik szybko ustala aktualne oznaczenie jednostki.
Czym jest przewodnik kartkowy w archiwum?
To pomoc archiwalna sporządzana na kartach, która ułatwia wyszukiwanie i orientację w zbiorze akt lub innym fragmencie zasobu archiwalnego.
Ile egzemplarzy przewodnika kartkowego dotyczącego zbioru akt należy przygotować?
Należy przygotować trzy egzemplarze przewodnika kartkowego.
Do czego służą pomoce archiwalne?
Pomoce archiwalne ułatwiają ewidencjonowanie, opracowanie i udostępnianie materiałów archiwalnych. Pomagają szybko odnaleźć potrzebne akta.
Dlaczego przewodnik kartkowy ma formę kart?
Forma kartkowa pozwala łatwo dodawać, usuwać lub przestawiać karty, co ułatwia aktualizację informacji o zbiorze.
Jakie informacje mogą znaleźć się w przewodniku kartkowym?
Mogą to być m.in. nazwa zbioru, zakres chronologiczny, zakres rzeczowy, informacje o układzie akt oraz dane ułatwiające odszukanie jednostek archiwalnych.
Od jakiego momentu liczy się termin przekazania dokumentów elektronicznych do archiwum państwowego?
Termin liczy się od daty utworzenia dokumentów elektronicznych. Nie liczy się go od daty wydruku, skopiowania ani przeniesienia na inny nośnik.
Po ilu latach dokumenty elektroniczne przekazuje się do archiwum państwowego?
Dokumenty elektroniczne przekazuje się do archiwum państwowego po 10 latach od daty ich utworzenia.
Czy każda dokumentacja elektroniczna trafia do archiwum państwowego?
Nie. Do archiwum państwowego przekazuje się materiały archiwalne, czyli dokumentację o trwałej wartości, najczęściej oznaczaną kategorią A.
Czym różni się dokumentacja kategorii A od dokumentacji kategorii B?
Dokumentacja kategorii A ma trwałą wartość archiwalną i jest przechowywana wieczyście. Dokumentacja kategorii B ma czasowe znaczenie praktyczne i po określonym czasie może zostać zniszczona zgodnie z procedurą brakowania.
Dlaczego przy dokumentach elektronicznych ważne są metadane?
Metadane opisują dokument, np. jego autora, datę utworzenia, sprawę i kontekst powstania. Ułatwiają identyfikację, wyszukiwanie oraz potwierdzenie autentyczności dokumentacji.
Co należy sprawdzić przed przekazaniem dokumentów elektronicznych do archiwum państwowego?
Należy sprawdzić kompletność dokumentacji, poprawność opisu, integralność plików oraz zgodność uporządkowania z wymaganiami archiwalnymi.
Dlaczego do odczytu dokumentacji z płyty CD potrzebny jest komputer?
Płyta CD zawiera dane cyfrowe, które muszą zostać odczytane przez napęd i system komputerowy. Komputer pozwala otworzyć zapisane na niej pliki.
Do czego służy skaner w pracy z dokumentacją?
Skaner służy do przekształcania dokumentów papierowych w postać cyfrową. Nie służy do odczytywania danych zapisanych na płytach CD.
Czym różni się dokumentacja papierowa od elektronicznej?
Dokumentacja papierowa istnieje w formie fizycznych kartek, a elektroniczna jako pliki cyfrowe. Do dokumentacji elektronicznej potrzebne jest urządzenie umożliwiające odczyt danych, najczęściej komputer.
Jakie pliki mogą znajdować się na płycie CD z dokumentacją?
Mogą to być np. pliki PDF, dokumenty tekstowe, obrazy skanów, arkusze kalkulacyjne albo foldery z uporządkowanymi materiałami archiwalnymi.
Dlaczego kserokopiarka nie jest właściwym urządzeniem do otwierania płyty CD?
Kserokopiarka wykonuje kopie dokumentów papierowych. Nie jest przeznaczona do przeglądania plików zapisanych na nośnikach cyfrowych.
Dlaczego zestawy zdjęć klasyfikuje się przede wszystkim według tematów?
Temat najlepiej oddaje treść fotografii i pozwala użytkownikowi szybko ustalić, czego dotyczą zdjęcia. Format, autor czy data są ważne, ale mają zwykle charakter pomocniczy.
Jakie informacje powinien zawierać opis archiwalny fotografii?
Opis powinien obejmować temat zdjęcia, datę i miejsce wykonania, autora, osoby lub obiekty przedstawione oraz formę materiału, np. odbitka, negatyw albo plik cyfrowy.
Czym różni się klasyfikacja tematyczna od porządkowania chronologicznego zdjęć?
Klasyfikacja tematyczna grupuje zdjęcia według treści, np. wydarzeń lub osób. Porządkowanie chronologiczne układa je według dat wykonania.
Czy nazwisko autora fotografii może być kryterium opisu?
Tak, autor fotografii jest ważnym elementem opisu, ale nie jest podstawowym kryterium klasyfikacji kolekcji zdjęć w tym pytaniu egzaminacyjnym.
Jakie przykładowe tematy mogą występować w kolekcji zdjęć archiwalnych?
Mogą to być np. uroczystości, portrety, budynki, wydarzenia historyczne, działalność instytucji, życie codzienne lub dokumentacja zakładu pracy.
Jaką rolę pełni data wykonania zdjęcia w opracowaniu archiwalnym?
Data pomaga ustalić kontekst historyczny i umożliwia wyszukiwanie chronologiczne. Nie zastępuje jednak klasyfikacji według tematu.