Spisy rzeczowe

Spisy rzeczowe to pomoc ewidencyjno-informacyjna stosowana przy opracowywaniu materiałów archiwalnych. Służą do wyszukiwania informacji według haseł rzeczowych, czyli nazw odnoszących się do przedmiotów, spraw, zagadnień, obiektów oraz podmiotów niebędących osobami fizycznymi.

Co ujmuje się w spisach rzeczowych?

W spisach rzeczowych uwzględnia się m.in.:
- nazwy instytucji,
- nazwy firm i przedsiębiorstw,
- nazwy organizacji społecznych, politycznych, zawodowych,
- nazwy urzędów i innych jednostek organizacyjnych,
- nazwy innych podmiotów prawnych,
- hasła tematyczne dotyczące spraw, wydarzeń lub zagadnień.

Dlatego w pytaniu egzaminacyjnym poprawna odpowiedź to: spisy rzeczowe.

Czego nie należy mylić?

Nazwy instytucji lub firm mogą brzmieć jak „nazwy podmiotów”, ale w praktyce archiwalnej nie klasyfikuje się ich do spisów osobowych. Spisy osobowe dotyczą osób fizycznych, np. nazwisk pracowników, autorów pism, uczestników wydarzeń.

Nie należy też wybierać odpowiedzi „instytucjonalne”, jeżeli w danym zestawie odpowiedzi chodzi o klasyczny podział spisów/indeksów, w którym nazwy instytucji ujmuje się w grupie rzeczowej.

Przykład

Jeżeli w jednostce archiwalnej występują nazwy:
- „Urząd Wojewódzki w Krakowie”,
- „Polski Czerwony Krzyż”,
- „Zakłady Mechaniczne Ursus”,

to należy je potraktować jako hasła do spisu rzeczowego, a nie osobowego.