Akta osobowe pracownika
Słownik kwalifikacji EKA.04 - Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej
Akta osobowe pracownika to część dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie stosunku pracy. Zawierają dokumenty związane z ubieganiem się o pracę, zatrudnieniem, przebiegiem pracy, odpowiedzialnością porządkową oraz zakończeniem stosunku pracy.
Podział akt osobowych
Akta osobowe dzielą się na części:
- Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, np. kwestionariusz osobowy kandydata, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane przy rekrutacji.
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, np. umowa o pracę, zakres obowiązków, zaświadczenia o szkoleniach odbytych w trakcie zatrudnienia, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami.
- Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, np. wypowiedzenie umowy, porozumienie stron, kopia świadectwa pracy.
- Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika, np. odpis zawiadomienia o ukaraniu karą upomnienia, nagany lub karą pieniężną.
Ważna zasada egzaminacyjna
Jeżeli dokument dotyczy czynności wykonywanych w ramach trwającego stosunku pracy, najczęściej trafia do części B akt osobowych. Dlatego zaświadczenie o odbytym szkoleniu związanym z wykonywaną pracą należy umieścić właśnie w części B.
Przykład
Pracownik dostarczył zaświadczenie o ukończeniu szkolenia z obsługi programu używanego na stanowisku pracy. Dokument ten dotyczy przebiegu zatrudnienia i kwalifikacji wykorzystywanych podczas pracy, dlatego powinien znaleźć się w części B akt osobowych.