Protokół zdawczo-odbiorczy
Słownik kwalifikacji EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument potwierdzający przekazanie określonego przedmiotu, sprzętu, dokumentów lub pomieszczenia jednej osobie przez drugą. W pracy biurowej stosuje się go m.in. przy wydaniu pracownikowi telefonu służbowego, laptopa, kluczy, samochodu służbowego, pieczątki albo dokumentacji.
Kiedy się go sporządza?
Protokół przygotowuje się wtedy, gdy trzeba udokumentować, że dana rzecz została przekazana w określonym stanie i z określonym wyposażeniem. Przykład: pracodawca wydaje pracownikowi telefon komórkowy z ładowarką, etui i aktywną kartą SIM do użytku służbowego. W takiej sytuacji właściwy jest właśnie protokół zdawczo-odbiorczy.
Co powinien zawierać?
Typowy protokół zdawczo-odbiorczy zawiera:
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane osoby przekazującej i odbierającej,
- dokładny opis przekazywanego przedmiotu,
- numer seryjny, numer inwentarzowy lub numer telefonu, jeśli dotyczy,
- wykaz akcesoriów i elementów dodatkowych,
- informację o stanie technicznym,
- ewentualne uwagi,
- podpisy obu stron.
Dlaczego jest ważny?
Dokument chroni zarówno pracodawcę, jak i pracownika. Potwierdza, co dokładnie zostało przekazane, w jakim stanie i kiedy. Ułatwia późniejsze rozliczenie sprzętu, np. przy zwrocie telefonu po zakończeniu pracy lub zmianie stanowiska.
Czego nie mylić?
Protokół zdawczo-odbiorczy nie jest tym samym co notatka służbowa, która opisuje określoną sytuację, ani protokół kontroli, który dokumentuje przebieg i wyniki kontroli. Nie jest też protokołem zdarzenia, sporządzanym np. przy wypadku, awarii lub incydencie.