Rozmieszczenie podpisów na dokumencie
Słownik kwalifikacji EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
W korespondencji biurowej i urzędowej ważne jest nie tylko to, kto podpisuje dokument, ale także gdzie podpis zostaje umieszczony. Układ podpisów powinien być czytelny, zgodny z zasadami hierarchii służbowej i przyjętą praktyką kancelaryjną.
Podpis jednej osoby
Jeżeli dokument podpisuje jedna osoba, podpis umieszcza się najczęściej po prawej stronie, pod treścią pisma. Pod podpisem lub nad nim może znajdować się imię i nazwisko oraz stanowisko osoby podpisującej.
Podpisy dwóch osób
Gdy dokument podpisują dwie osoby o różnym szczeblu służbowym, stosuje się zasadę hierarchii:
- osoba na wyższym szczeblu podpisuje się z prawej strony,
- osoba na niższym szczeblu podpisuje się z lewej strony.
Dlatego w pytaniu egzaminacyjnym poprawna odpowiedź brzmi: z prawej strony.
Dlaczego prawa strona?
Prawa strona dokumentu jest traktowana jako miejsce bardziej eksponowane. Umieszczenie tam podpisu osoby wyższej rangą podkreśla jej odpowiedzialność i pozycję służbową.
Przykładowy układ
Kierownik działu Dyrektor
Jan Nowak Anna Kowalska
W tym przykładzie dyrektor jako osoba wyższa stanowiskiem podpisuje dokument po prawej stronie.