Przechowywanie dokumentacji księgowej
Słownik kwalifikacji EKA.07 - Prowadzenie rachunkowości
Przechowywanie dokumentacji księgowej oznacza obowiązek archiwizowania ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i innych zbiorów zgodnie z ustawą o rachunkowości.
W pytaniach egzaminacyjnych często pojawia się sformułowanie: „przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą”. Tak przechowuje się m.in. dokumenty dotyczące inwentaryzacji.
Przykłady dokumentów przechowywanych przez 5 lat
Do dokumentacji przechowywanej przez 5 lat należą m.in.:
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- księgi rachunkowe,
- część dowodów księgowych,
- sprawozdania, jeżeli przepisy nie przewidują innego terminu.
Dokumenty inwentaryzacyjne
Dokumenty dotyczące inwentaryzacji to np.:
- arkusze spisu z natury,
- protokoły inwentaryzacyjne,
- zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,
- protokoły weryfikacji różnic,
- dokumenty rozliczenia niedoborów i nadwyżek.
Ważne rozróżnienie egzaminacyjne
Nie wszystkie dokumenty mają taki sam termin przechowywania. Przykładowo dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się krócej — zwykle przez rok po upływie terminu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
W pytaniu egzaminacyjnym poprawną odpowiedzią są więc dokumenty dotyczące inwentaryzacji, ponieważ ustawa o rachunkowości wskazuje dla nich okres przechowywania 5 lat.