Próżna karta odsyłkowa to karta odsyłkowa sporządzana wtedy, gdy zgodnie z planem lub harmonogramem ma zostać przygotowana odsyłka, ale w danym momencie nie ma żadnych przesyłek do wysłania.
W praktyce oznacza to, że odsyłka jest planowana organizacyjnie, lecz jej zawartość wynosi zero. Mimo braku przesyłek dokument należy sporządzić, ponieważ potwierdza on realizację zaplanowanej wymiany poczty i informuje jednostkę odbierającą, że brak przesyłek nie jest pomyłką ani zaniedbaniem.
Kiedy sporządza się próżną kartę odsyłkową?
Próżną kartę odsyłkową sporządza się, gdy:
- odsyłka była przewidziana w planie kierowania lub harmonogramie,
- nie ma przesyłek przeznaczonych do tej odsyłki,
- mimo braku zawartości trzeba udokumentować fakt przygotowania planowanej odsyłki.
Dlaczego nie pomija się karty?
Brak karty mógłby zostać odczytany jako brak przygotowania odsyłki albo błąd w dokumentacji. Próżna karta odsyłkowa porządkuje obieg informacji między jednostkami pocztowymi i pozwala zachować ciągłość ewidencji.
Najważniejsza zasada egzaminacyjna
Jeżeli planowana odsyłka nie obejmuje żadnych przesyłek, należy sporządzić próżną kartę odsyłkową.
Nie wybiera się odpowiedzi typu: „nie tworzy się karty odsyłkowej”, ponieważ dokumentacja planowanej odsyłki nadal jest wymagana.