Co oznacza kategoria akt A?
Kategoria akt A oznacza dokumentację o trwałej wartości historycznej, organizacyjnej, prawnej lub dowodowej. Takie dokumenty nie są niszczone po upływie określonego czasu, lecz podlegają wieczystemu przechowywaniu.
W praktyce oznacza to, że akta oznaczone symbolem A należy archiwizować trwale. Po zakończeniu okresu ich bieżącego wykorzystywania mogą zostać przekazane do archiwum zakładowego, a następnie — w przypadku jednostek do tego zobowiązanych — do właściwego archiwum państwowego.
Przykłady dokumentów kategorii A
Do dokumentacji przechowywanej trwale zalicza się między innymi:
- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe,
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- ważne dokumenty organizacyjne jednostki,
- dokumentację o znaczeniu historycznym lub prawnym.
Dlaczego bilans i rachunek zysków i strat mają kategorię A?
Bilans oraz rachunek zysków i strat są podstawowymi elementami sprawozdania finansowego. Pokazują sytuację majątkową, finansową oraz wynik działalności jednostki. Ze względu na ich znaczenie dowodowe i informacyjne powinny być przechowywane trwale, czyli w kategorii A.
Najważniejsze do zapamiętania
- A — dokumentacja archiwalna, przechowywana wieczyście.
- B z liczbą, np. B5 — dokumentacja czasowa, przechowywana przez wskazaną liczbę lat.
- Bilans i rachunek zysków i strat należy kojarzyć z kategorią A.