Co oznacza kategoria akt B5?
Kategoria akt B5 oznacza dokumentację niearchiwalną, którą należy przechowywać przez 5 lat. Po upływie tego okresu dokumenty mogą zostać przeznaczone do zniszczenia, o ile nie są już potrzebne do celów kontrolnych, podatkowych, księgowych, prawnych lub dowodowych.
Jak czytać oznaczenie B5?
W oznaczeniach archiwalnych litera i liczba mają konkretne znaczenie:
- B – dokumentacja niearchiwalna, czyli taka, która nie ma trwałej wartości historycznej,
- 5 – minimalny okres przechowywania wynosi 5 lat.
Dlatego na pytanie: „Jak długo są przechowywane dokumenty oznaczone kategorią akt B5?” poprawna odpowiedź brzmi: 5 lat.
Od kiedy liczy się okres przechowywania?
W praktyce okres przechowywania dokumentów najczęściej liczy się od początku roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona lub dokument przestał być potrzebny w bieżącej działalności. Szczegółowe zasady mogą wynikać z przepisów prawa, instrukcji kancelaryjnej lub wewnętrznych regulaminów jednostki.
Przykład
Jeżeli dokument oznaczony kategorią B5 dotyczy sprawy zakończonej w 2024 r., to pięcioletni okres przechowywania zwykle liczy się od 1 stycznia 2025 r. Dokument powinien być przechowywany do końca 2029 r.
Ważne na egzaminie
W zadaniach testowych należy zapamiętać prostą zasadę: liczba przy literze B wskazuje liczbę lat przechowywania dokumentów. B5 oznacza więc 5 lat, B10 – 10 lat, a B3 – 3 lata.