Co oznacza kategoria akt BE5?
Kategoria akt BE5 oznacza dokumentację niearchiwalną, która powinna być przechowywana przez 5 lat, a po upływie tego okresu musi zostać poddana ekspertyzie archiwalnej.
Symbol składa się z dwóch elementów:
- B – dokumentacja niearchiwalna, czyli taka, która nie musi być od razu przechowywana wieczyście,
- E – po upływie wskazanego czasu wymagana jest ekspertyza archiwalna,
- 5 – minimalny okres przechowywania wynosi 5 lat.
Co należy zrobić z dokumentem BE5?
Dokument oznaczony jako BE5 należy:
1. przechowywać przez 5 lat w jednostce organizacyjnej, np. w siedzibie firmy lub składnicy akt,
2. po upływie tego czasu przekazać do oceny, czyli ekspertyzy archiwalnej,
3. dopiero po decyzji właściwego archiwum można określić dalszy los dokumentu.
Czym BE5 różni się od B5?
To bardzo ważne rozróżnienie egzaminacyjne:
- B5 – dokument przechowuje się 5 lat, a potem można go zniszczyć zgodnie z procedurą brakowania,
- BE5 – dokument przechowuje się 5 lat, ale potem nie niszczy się go automatycznie; najpierw wymagana jest ekspertyza archiwalna.
Przykład egzaminacyjny
Jeżeli w pytaniu pojawia się zapis: „dokument sklasyfikowany jako BE 5”, poprawna interpretacja brzmi: dokument powinien być przechowywany przez 5 lat, a następnie przesłany do ekspertyzy archiwalnej.
Nie należy mylić tego z przekazaniem dokumentów do biura rachunkowego ani z automatycznym przekazaniem ich do archiwum państwowego na przechowywanie.