Protokół różnic w dostawie

Protokół różnic w dostawie to dokument sporządzany wtedy, gdy podczas odbioru towaru stwierdzono rozbieżności między dokumentami dostawy a faktycznie dostarczonym towarem.

Chodzi przede wszystkim o różnice ilościowe lub asortymentowe, np. dostarczono mniej sztuk, więcej sztuk albo inny towar niż wskazany w dokumentach.

Kiedy sporządza się protokół?

Protokół należy przygotować podczas przyjmowania dostawy, gdy porównuje się towar z dokumentami, takimi jak:

• faktura VAT,
• dokument WZ,
• specyfikacja dostawy,
• zamówienie,
• awizo dostawy.

Co powinien zawierać?

W protokole różnic w dostawie zwykle podaje się:

• datę i miejsce sporządzenia,
• dane dostawcy i odbiorcy,
• numer dokumentu dostawy,
• nazwę towaru,
• ilość według dokumentu,
• ilość faktycznie dostarczoną,
• opis stwierdzonej różnicy,
• podpisy osób przyjmujących dostawę.

Przykład

Na fakturze wpisano 50 sztuk kalkulatorów, a w dostawie znajduje się 45 sztuk. W takiej sytuacji należy sporządzić protokół różnic w dostawie, ponieważ dokumentacja nie zgadza się ze stanem faktycznym.

Ważne rozróżnienie

Nie należy mylić tego dokumentu z protokołem uszkodzeń towaru. Jeśli liczba i rodzaj towaru się zgadzają, ale część produktów jest zniszczona, sporządza się dokument dotyczący uszkodzeń lub reklamację. Jeśli różnice wykryto dopiero podczas inwentaryzacji magazynu, mówimy o różnicach inwentaryzacyjnych.