Faktura pro forma to dokument informacyjny wystawiany przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. W hotelarstwie może być wysyłana np. do zleceniodawcy rezerwacji grupowej, organizatora konferencji albo firmy zamawiającej pobyt pracowników.
Do czego służy?
Faktura pro forma najczęściej służy do:
- poinformowania klienta o przewidywanej kwocie do zapłaty,
- wskazania danych do przelewu,
- umożliwienia wpłaty zaliczki lub przedpłaty,
- potwierdzenia warunków finansowych zamówienia przed jego realizacją.
W pytaniach egzaminacyjnych kluczowe jest zapamiętanie: pro forma może być podstawą do wpłaty zaliczki, ale nie jest właściwą fakturą VAT.
Czego nie można zrobić na podstawie faktury pro forma?
Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym w takim znaczeniu jak faktura VAT. Oznacza to, że:
- nie dokumentuje ostatecznej sprzedaży,
- nie daje prawa do odliczenia podatku VAT,
- nie zastępuje faktury końcowej lub zaliczkowej,
- nie potwierdza wykonania usługi.
Przykład w hotelu
Firma zamawia salę konferencyjną, noclegi i wyżywienie dla grupy. Hotel przed realizacją usługi wystawia fakturę pro forma na ustaloną kwotę. Na jej podstawie firma wpłaca zaliczkę. Po otrzymaniu płatności i zgodnie z przepisami hotel wystawia odpowiedni dokument księgowy, np. fakturę zaliczkową lub końcową.
Najważniejsze do egzaminu
Jeśli pytanie dotyczy faktury pro forma wystawionej przed realizacją zamówienia, poprawna odpowiedź zwykle wiąże się z wpłatą zaliczki lub przedpłaty, a nie z odliczeniem VAT.