Dokumenty pozostawione w pokoju hotelowym po wyjeździe gościa należy traktować jako rzeczy znalezione o szczególnej wartości i poufności. Mogą zawierać dane osobowe, informacje finansowe, dane firmowe lub prywatną korespondencję.
Jak należy postąpić?
Pracownik służby pięter, który znajdzie dokumenty po opuszczeniu pokoju przez gościa, powinien:
- nie czytać i nie przeglądać dokumentów,
- nie wyrzucać ich do kosza,
- nie niszczyć ich samodzielnie,
- nie pozostawiać ich w pokoju,
- nie przekazywać osobom postronnym,
- przekazać je kierownikowi służby pięter lub osobie odpowiedzialnej zgodnie z procedurą hotelową.
Dlaczego przekazuje się je kierownikowi?
Kierownik służby pięter odpowiada za właściwe zabezpieczenie znaleziska, odnotowanie go w dokumentacji oraz przekazanie sprawy do odpowiedniego działu, np. recepcji lub administracji hotelu. Dzięki temu hotel zachowuje kontrolę nad obiegiem rzeczy znalezionych i chroni prywatność gościa.
Ważne zasady
Dokumenty gościa nie są zwykłym odpadem. Nawet jeśli wyglądają na niepotrzebne, pracownik nie może sam zdecydować o ich zniszczeniu. Takie działanie mogłoby naruszyć procedury hotelowe oraz zasady ochrony danych osobowych.
Przykład egzaminacyjny
Jeżeli po wymeldowaniu gościa pokojowa znajduje w pokoju teczkę z dokumentami, powinna przekazać ją kierownikowi służby pięter. Nie wolno jej wyrzucić, zostawić ani komisyjnie zlikwidować bez decyzji osób uprawnionych.