Faktura VAT jest dokumentem sprzedaży potwierdzającym wykonanie usługi hotelarskiej, np. noclegu, wyżywienia, parkingu lub usług dodatkowych. W recepcji najczęściej wystawia się ją podczas rozliczenia pobytu, czyli przy check-oucie.
Wstępny rachunek a faktura
Przed wystawieniem faktury recepcjonista może przedstawić gościowi wstępny rachunek. Służy on do sprawdzenia poprawności naliczonych usług, liczby noclegów, rabatów, opłat dodatkowych i danych nabywcy. Dopiero po akceptacji rachunku wystawia się dokument końcowy.
Kiedy faktura jest wystawiana od razu?
W praktyce hotelowej faktura najczęściej jest wystawiana w dniu wyjazdu, gdy gość reguluje należność:
- gotówką,
- kartą płatniczą,
- walutą obcą, jeśli hotel przyjmuje taką formę zapłaty.
W tych przypadkach płatność następuje bezpośrednio przy recepcji, więc rozliczenie można zamknąć natychmiast.
Dlaczego przelew jest wyjątkiem?
Przy płatności przelewem hotel nie musi wystawiać faktury VAT dokładnie w dniu opuszczenia obiektu przez gościa. Wynika to z tego, że płatność może zostać zaksięgowana później, a rozliczenie często wymaga potwierdzenia wpływu środków lub wystawienia dokumentu zgodnie z procedurą księgową hotelu.
Ważne dla egzaminu
Jeżeli w pytaniu pojawia się sytuacja: gość zaakceptował wstępny rachunek, ale hotel nie musi wystawić faktury VAT w dniu wyjazdu, kluczową wskazówką jest forma płatności przelewem.