Formularz rezerwacyjny to dokument lub elektroniczny zapis służący do przyjęcia i uporządkowania danych potrzebnych do dokonania rezerwacji usług hotelarskich. Wypełnia go recepcjonista, pracownik działu rezerwacji albo sam gość w systemie online.
Jakie dane zawiera formularz rezerwacyjny?
Typowy formularz rezerwacyjny obejmuje informacje potrzebne do przygotowania pobytu gościa, np.:
- dane osoby zamawiającej: imię, nazwisko, telefon, e-mail, ewentualnie nazwa firmy,
- termin pobytu: data przyjazdu i data wyjazdu,
- liczba osób objętych rezerwacją,
- rodzaj pokoju lub jednostki mieszkalnej,
- liczba pokoi,
- rodzaj zamawianych usług, np. nocleg, śniadanie, parking, dostawka, sala konferencyjna,
- forma płatności i ewentualne dane do faktury,
- uwagi specjalne, np. późny przyjazd, łóżeczko dziecięce, dieta.
Czego nie wpisuje się jako danych rezerwacyjnych?
W formularzu rezerwacyjnym nie uwzględnia się jako danych rezerwacyjnych danych identyfikacyjnych hotelu, takich jak nazwa, adres czy NIP obiektu. Mogą one występować w nagłówku dokumentu lub systemu, ale nie są informacją zamawianą ani przekazywaną przez gościa w celu dokonania rezerwacji.
Znaczenie dla recepcji
Poprawnie wypełniony formularz rezerwacyjny pozwala uniknąć błędów organizacyjnych, np. niewłaściwej daty pobytu, złego typu pokoju lub braku zamówionej usługi dodatkowej. Jest podstawą do przygotowania potwierdzenia rezerwacji i dalszej obsługi gościa.