Karta rezerwacyjna
Słownik kwalifikacji HGT.06 - Realizacja usług w recepcji
Karta rezerwacyjna to wewnętrzny dokument hotelu służący do zapisania szczegółów przyjętej rezerwacji. Jest wykorzystywana przez recepcję do ewidencji i obsługi pobytu gościa przed jego przyjazdem.
Co zawiera karta rezerwacyjna?
Najczęściej wpisuje się w niej:
- imię i nazwisko gościa lub nazwę firmy,
- termin pobytu,
- liczbę osób,
- rodzaj i liczbę pokoi,
- cenę i formę płatności,
- dane kontaktowe gościa,
- informacje o wyżywieniu i usługach dodatkowych,
- uwagi specjalne, np. łóżeczko dziecięce, parking, późny przyjazd.
Różnica między kartą rezerwacyjną a potwierdzeniem rezerwacji
Karta rezerwacyjna jest dokumentem wewnętrznym, przechowywanym w hotelu. Pomaga recepcji zarządzać rezerwacją.
Potwierdzenie rezerwacji jest dokumentem wysyłanym do gościa. Informuje go, że hotel przyjął rezerwację oraz podaje najważniejsze warunki pobytu, np. termin, rodzaj pokoju, koszt i ewentualny zadatek.
Znaczenie w pracy recepcji
Karta rezerwacyjna ogranicza ryzyko pomyłek, ułatwia przygotowanie pokoju i pozwala szybko sprawdzić warunki rezerwacji. W nowoczesnych hotelach jej funkcję często pełni elektroniczny zapis w systemie recepcyjnym.