Co to jest potwierdzenie rezerwacji?
Potwierdzenie rezerwacji to dokument wysyłany przez hotel do klienta w celu potwierdzenia lub zatwierdzenia ustalonych warunków pobytu. W pytaniach egzaminacyjnych z obsługi recepcji jest to kluczowy dokument związany z etapem przyjęcia i uzgodnienia rezerwacji.
Co zawiera potwierdzenie rezerwacji?
Najczęściej obejmuje:
- nazwę i dane hotelu,
- dane gościa lub firmy dokonującej rezerwacji,
- termin pobytu: datę przyjazdu i wyjazdu,
- liczbę osób,
- rodzaj i liczbę pokoi,
- cenę za dobę lub za cały pobyt,
- zakres świadczeń, np. śniadanie, parking, SPA,
- warunki płatności,
- warunki anulacji rezerwacji,
- numer rezerwacji,
- informację o wymaganej przedpłacie lub gwarancji.
Po co wysyła się potwierdzenie rezerwacji?
Dokument pozwala uniknąć nieporozumień między hotelem a klientem. Klient może sprawdzić, czy wszystkie dane są zgodne z ustaleniami, a następnie zaakceptować warunki, np. mailowo, podpisem lub dokonaniem przedpłaty.
Czym nie jest potwierdzenie rezerwacji?
Nie należy mylić go z innymi dokumentami:
- formularz rezerwacyjny służy zwykle do zebrania danych potrzebnych do dokonania rezerwacji,
- voucher jest dokumentem uprawniającym do skorzystania z opłaconej lub zamówionej usługi,
- karta pobytu gościa jest wypełniana przy meldowaniu gościa w obiekcie.
Najważniejsze do zapamiętania
Jeżeli dokument jest przesyłany klientowi do zatwierdzenia warunków rezerwacji, właściwą odpowiedzią jest potwierdzenie rezerwacji.