Rejestr meldunkowy to zbiór danych gości korzystających z usług noclegowych, prowadzony przez obiekt hotelarski w celu ewidencji pobytów. W praktyce dane do rejestru są pozyskiwane podczas procedury check-in, najczęściej na podstawie dokumentu tożsamości oraz karty meldunkowej lub formularza pobytowego.
Jakie dane mogą trafić do rejestru?
Zakres danych powinien być ograniczony do informacji niezbędnych do obsługi pobytu, rozliczenia i spełnienia obowiązków organizacyjnych obiektu. Typowo są to:
- imię i nazwisko gościa,
- adres zamieszkania lub dane kontaktowe,
- numer dokumentu tożsamości, jeżeli jest wymagany procedurą obiektu,
- termin pobytu,
- numer pokoju,
- liczba osób objętych pobytem,
- podpis gościa na karcie meldunkowej lub formularzu.
Kiedy uzupełnia się rejestr?
Najczęściej podczas zameldowania gościa, czyli check-in. Recepcjonista potwierdza rezerwację, identyfikuje gościa, zbiera lub weryfikuje dane osobowe, a następnie wprowadza je do systemu hotelowego albo dokumentacji papierowej.
Znaczenie egzaminacyjne
W pytaniach egzaminacyjnych rejestr meldunkowy należy łączyć z etapem przyjęcia gościa do hotelu. Nie należy mylić go z rozliczeniem pobytu. Wystawienie dokumentu potwierdzającego zapłatę, np. faktury lub paragonu, jest czynnością typową raczej dla check-out, czyli wymeldowania i końcowego rozliczenia pobytu.