Rachunki w rozliczeniu wycieczki
Słownik kwalifikacji HGT.09 - Prowadzenie działalności turystycznej na obszarach wiejskich
Rachunki są podstawą rozliczenia wydatków poniesionych podczas realizacji imprezy turystycznej. Pilot wycieczek lub rezydent, działając w imieniu biura podróży, może opłacać różne usługi na miejscu, np. bilety wstępu, parkingi, przejazdy lokalne, usługi przewodnickie albo drobne zakupy organizacyjne.
Dlaczego rachunki są ważne?
Po zakończeniu pracy pilot lub rezydent musi rozliczyć się z biurem podróży z pieniędzy, które otrzymał albo wydał w trakcie obsługi imprezy. Nie wystarczy ustne zgłoszenie wydatku. Każdy koszt powinien być potwierdzony odpowiednim dokumentem.
Do dokumentów potwierdzających wydatek należą m.in.:
- rachunki,
- faktury,
- paragony fiskalne,
- bilety,
- potwierdzenia zapłaty.
Co powinien zawierać dokument kosztowy?
Dokument powinien umożliwiać sprawdzenie, czego dotyczył wydatek i czy był związany z realizacją imprezy. Ważne są szczególnie:
- data wystawienia,
- kwota,
- nazwa usługi lub towaru,
- dane sprzedawcy lub usługodawcy,
- potwierdzenie zapłaty.
Zastosowanie w pracy pilota i rezydenta
Pilot wycieczek lub rezydent gromadzi rachunki podczas trwania imprezy, a następnie przekazuje je do biura podróży razem z rozliczeniem. Na tej podstawie biuro może sprawdzić prawidłowość poniesionych kosztów i zamknąć rozliczenie finansowe imprezy.
Zapamiętaj
W pytaniach egzaminacyjnych sformułowanie „rozliczenie poniesionych wydatków” najczęściej wskazuje na konieczność przedstawienia zgromadzonych rachunków lub innych dowodów księgowych.