XLSX jako baza danych do VDP
Słownik kwalifikacji PGF.05 - Drukowanie cyfrowe i obróbka druków
XLSX to format skoroszytu programu Microsoft Excel, często wykorzystywany jako baza danych do druku zmiennych danych (VDP), czyli do tworzenia spersonalizowanych wydruków. W takim pliku zapisuje się dane, które mają zmieniać się na kolejnych egzemplarzach, np. imię, nazwisko, adres, numer klienta, kod rabatowy lub indywidualny kod QR.
Dlaczego XLSX nadaje się do personalizacji?
Plik XLSX ma strukturę tabeli, dlatego łatwo przypisać dane do pól w projekcie graficznym. Każda kolumna może odpowiadać jednemu elementowi zmiennemu, a każdy wiersz jednemu odbiorcy lub jednemu egzemplarzowi wydruku.
Przykład struktury bazy:
- kolumna A: imię
- kolumna B: nazwisko
- kolumna C: adres
- kolumna D: kod promocyjny
Program do VDP pobiera dane z kolejnych wierszy i podstawia je w odpowiednie miejsca projektu.
Ważne zasady przygotowania pliku
- pierwszy wiersz powinien zawierać nazwy pól, np.
Imie,Nazwisko,Adres, - dane powinny być uporządkowane w jednej tabeli,
- nie należy zostawiać pustych kolumn i zbędnych formatowań,
- warto unikać znaków specjalnych w nazwach kolumn,
- należy sprawdzić poprawność polskich znaków i danych liczbowych.
Dlaczego nie JPEG, HTML ani RMVB?
JPEG jest formatem grafiki rastrowej, HTML służy do tworzenia stron internetowych, a RMVB to format wideo. Nie są to typowe formaty baz danych dla personalizowanych wydruków. Do takiego zadania właściwy jest format tabelaryczny, np. XLSX.