Co to jest filtrowanie danych?
Filtrowanie danych to funkcja arkusza kalkulacyjnego, która pozwala wyświetlić tylko te rekordy, które spełniają określone kryterium. Pozostałe wiersze nie są usuwane — są jedynie chwilowo ukrywane.
W bazie klientów zapisanej w arkuszu kalkulacyjnym filtrowanie stosuje się wtedy, gdy trzeba szybko odnaleźć konkretną grupę danych, np. kontrahentów z jednego województwa, klientów z danej branży albo osoby z określonego miasta.
Do czego służy?
Filtrowanie umożliwia:
- wyszukiwanie rekordów spełniających warunek,
- zawężanie dużej bazy danych do wybranej grupy,
- analizę tylko potrzebnych informacji,
- szybsze przygotowanie zestawień i raportów.
Przykład zastosowania
Jeżeli arkusz zawiera kolumnę Województwo, można ustawić filtr tak, aby były widoczne wyłącznie wiersze z wartością podkarpackie. Dzięki temu użytkownik zobaczy tylko kontrahentów z tego regionu.
Filtrowanie a sortowanie
To pojęcia często mylone, ale oznaczają coś innego:
- filtrowanie — wybiera tylko dane spełniające warunek,
- sortowanie — porządkuje dane, np. alfabetycznie lub rosnąco.
Przykładowo: sortowanie województw od A do Z nie ukryje innych rekordów, a filtrowanie pokaże tylko wybrane.
Najważniejsze cechy filtrowania
- działa na tabelach i zakresach danych,
- nie zmienia treści komórek,
- można je w każdej chwili wyłączyć,
- pozwala stosować jeden lub kilka warunków jednocześnie.
Podsumowanie
Jeżeli w arkuszu kalkulacyjnym trzeba wyszukać i wyświetlić tylko wybranych kontrahentów, właściwą funkcją jest filtrowanie danych. To podstawowe narzędzie pracy z bazami klientów, listami produktów i innymi zestawieniami.