Co to jest zapytanie ofertowe?
Zapytanie ofertowe to dokument kierowany do potencjalnych wykonawców, np. agencji reklamowych, w celu uzyskania propozycji wykonania usługi lub dostarczenia produktu. W reklamie może dotyczyć np. przygotowania materiałów promocyjnych, kampanii, druku, sesji zdjęciowej albo obsługi mediów społecznościowych.
W pytaniach egzaminacyjnych zapytanie ofertowe często pojawia się przy temacie składania ofert. Jeśli agencja chce uczestniczyć w takim procesie, odpowiada na zapytanie ofertowe, uzupełnia wymagane dane i przedstawia swoją propozycję.
Co zawiera zapytanie ofertowe?
Typowe elementy zapytania ofertowego to:
- opis przedmiotu zamówienia,
- wymagania techniczne lub jakościowe,
- oczekiwany termin realizacji,
- sposób przygotowania i złożenia oferty,
- kryteria wyboru wykonawcy,
- dane zamawiającego,
- termin składania ofert,
- warunki płatności lub współpracy.
Różnica między zapytaniem ofertowym a briefem
Brief reklamowy lub brief kreatywny opisuje założenia komunikacyjne, markę, grupę docelową, cele kampanii i oczekiwany efekt kreatywny. Służy głównie do przygotowania koncepcji reklamowej.
Zapytanie ofertowe służy natomiast do zebrania ofert od wykonawców i porównania ich pod względem ceny, zakresu, terminu oraz warunków realizacji.
Przykład zastosowania
Firma chce zamówić ulotki, plakaty i gadżety promocyjne. Wysyła zapytanie ofertowe do kilku agencji. Każda agencja przygotowuje odpowiedź z wyceną, terminem realizacji i opisem proponowanych materiałów.