Dokumentacja kadrowo-płacowa

Dokumentacja kadrowo-płacowa to zbiór dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników, przebiegiem pracy oraz naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń. Przedsiębiorca jako pracodawca ma obowiązek ją prowadzić i przechowywać przez wymagany przepisami okres.

Co obejmuje dokumentacja kadrowa?

Do dokumentacji kadrowej zalicza się m.in.:
- umowę o pracę,
- kwestionariusze osobowe,
- badania lekarskie i szkolenia BHP,
- ewidencję czasu pracy,
- wnioski urlopowe,
- świadectwo pracy,
- dokumenty dotyczące rozwiązania umowy.

Co obejmuje dokumentacja płacowa?

Dokumentacja płacowa dotyczy wynagrodzeń i składek. Obejmuje np.:
- listy płac,
- karty wynagrodzeń,
- dokumenty naliczania składek ZUS,
- dokumenty podatkowe związane z wynagrodzeniami,
- potwierdzenia wypłat.

Okres przechowywania

W pytaniach egzaminacyjnych dla kwalifikacji ROL.05 często przyjmuje się zasadę, że dokumentację kadrowo-płacową należy przechowywać przez co najmniej 50 lat. Wynika to z konieczności potwierdzania w przyszłości okresów zatrudnienia oraz wysokości wynagrodzeń, np. przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

Dlaczego to ważne?

Dokumentacja kadrowo-płacowa może być potrzebna:
- pracownikowi,
- pracodawcy,
- Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych,
- urzędowi skarbowemu,
- sądowi pracy.

Brak wymaganej dokumentacji może powodować problemy przy potwierdzaniu zatrudnienia, naliczaniu świadczeń oraz podczas kontroli.