Czym jest harmonogram zakupu materiałów?
Harmonogram zakupu materiałów to plan określający co, kiedy, w jakiej ilości i od jakiego dostawcy należy zamówić, aby zapewnić ciągłość pracy magazynu lub produkcji. Jego celem jest utrzymanie dostępności materiałów przy jednoczesnym ograniczaniu kosztów.
Dlaczego wymaga regularnej analizy?
Harmonogram zakupów nie jest dokumentem stałym. Trzeba go na bieżąco kontrolować, ponieważ zmieniają się warunki realizacji zamówień, a przede wszystkim koszty ich wykonania. Do takich kosztów zalicza się m.in.:
- cenę zakupu materiału,
- koszty transportu,
- koszty załadunku i rozładunku,
- koszty magazynowania,
- koszty administracyjne związane z obsługą zamówienia,
- ewentualne koszty opóźnień lub braków.
Jeżeli koszty wykonania zamówień rosną lub maleją, przedsiębiorstwo może zmienić:
- częstotliwość zamawiania,
- wielkość partii dostaw,
- wybór dostawcy,
- termin składania zamówień.
Znaczenie w praktyce magazynowej
Dobrze opracowany harmonogram pozwala:
- uniknąć przerw w zaopatrzeniu,
- ograniczyć nadmierne zapasy,
- lepiej wykorzystać powierzchnię magazynową,
- kontrolować koszty zaopatrzenia,
- poprawić terminowość dostaw.
Przykład
Jeżeli firma zamawia materiał co tydzień, ale koszty transportu i obsługi zamówienia wzrastają, może się okazać, że bardziej opłacalne będzie składanie zamówień rzadziej, lecz w większych partiach. Taka decyzja wynika właśnie z analizy kosztów wykonania zamówień.
Najważniejsze do zapamiętania
W pytaniach egzaminacyjnych dotyczących harmonogramu zakupu materiałów kluczowe jest powiązanie go z kontrolą kosztów realizacji zamówień. To one wpływają na opłacalność i organizację zaopatrzenia bardziej bezpośrednio niż np. podatek dochodowy czy ceny usług niezwiązanych z danym zamówieniem.