Co to jest list towarzyszący?
List towarzyszący to dokument dołączany do zamówienia lub przesyłki, który potwierdza wcześniej ustalone warunki dostawy oraz płatności. Pełni funkcję informacyjną i porządkującą obieg dokumentów między dostawcą a odbiorcą.
W praktyce wskazuje, czego dotyczy przesyłka lub zamówienie oraz na jakich zasadach ma zostać zrealizowane. Dzięki temu odbiorca może szybko powiązać dostawę z wcześniejszymi ustaleniami handlowymi.
Funkcje listu towarzyszącego
- potwierdza uzgodnienia między stronami,
- ułatwia identyfikację zamówienia,
- porządkuje dokumentację dostawy,
- wspiera komunikację między dostawcą i odbiorcą,
- może zawierać informacje o terminie, sposobie dostawy i warunkach płatności.
Co może zawierać?
Najczęściej w liście towarzyszącym znajdują się:
- dane nadawcy i odbiorcy,
- numer zamówienia,
- odniesienie do wcześniejszych ustaleń,
- warunki dostawy,
- warunki płatności,
- wykaz dołączonych dokumentów,
- podpis lub pieczęć wystawcy.
Czym różni się od innych dokumentów?
- Nie jest fakturą proforma – proforma ma charakter ofertowo-rozliczeniowy i nie jest właściwym dowodem sprzedaży.
- Nie jest fakturą konsularną – ten dokument występuje w handlu zagranicznym i ma znaczenie celne.
- Nie jest specyfikacją – specyfikacja opisuje zwykle zawartość dostawy, np. rodzaj i ilość towaru.
Znaczenie w magazynie i logistyce
W obsłudze magazynów list towarzyszący pomaga przy:
- przyjęciu dostawy,
- weryfikacji zgodności dokumentów,
- identyfikacji zamówienia,
- przekazaniu informacji do działu handlowego lub księgowości.
Na egzaminie
Jeżeli w pytaniu pojawia się opis dokumentu, który jest dołączony do zamówienia i potwierdza ustalone warunki dostaw oraz płatności, poprawną odpowiedzią jest list towarzyszący.