Potwierdzenie zamówienia

Potwierdzenie zamówienia to dokument lub komunikat, w którym dostawca informuje odbiorcę, że przyjął jego zamówienie do realizacji. Nie oznacza ono jeszcze fizycznej sprzedaży ani wydania towaru, lecz potwierdza rozpoczęcie procesu obsługi zamówienia.

Co zawiera potwierdzenie zamówienia?

Typowe potwierdzenie zamówienia zawiera:
- numer zamówienia,
- datę złożenia zamówienia,
- dane zamawiającego i dostawcy,
- informację o przyjęciu zamówienia do realizacji,
- podpis lub dane osoby potwierdzającej.

W pytaniach egzaminacyjnych warto zwracać uwagę na sformułowania typu: „potwierdzam przyjęcie zamówienia do realizacji”. Taki zapis jasno wskazuje, że dokument dotyczy realizacji zamówienia, a nie zakupu, sprzedaży ani wycofania zamówienia.

Znaczenie w obsłudze magazynu

Potwierdzenie zamówienia jest elementem przepływu informacji między kontrahentami. Może uruchamiać dalsze czynności logistyczne, takie jak:
- przygotowanie towaru,
- kompletowanie zamówienia,
- planowanie wysyłki,
- wystawienie dokumentów magazynowych i sprzedażowych.

Czego nie oznacza?

Potwierdzenie zamówienia nie jest dokumentem magazynowym typu PZ lub WZ. Nie potwierdza fizycznego przyjęcia ani wydania towaru. Nie jest też fakturą, więc nie stanowi bezpośredniego potwierdzenia sprzedaży.