Co to jest system baz danych?
System baz danych to oprogramowanie służące do gromadzenia, przechowywania, wyszukiwania, sortowania i przetwarzania danych. Dane są zwykle zapisane w tabelach, a użytkownik korzysta z nich także przez formularze, kwerendy i raporty.
W logistyce system baz danych jest bardzo przydatny, gdy firma obsługuje dużą liczbę informacji, np. o:
- towarach,
- dostawcach,
- klientach,
- dokumentach magazynowych,
- stanach zapasów,
- przyjęciach i wydaniach z magazynu.
Dlaczego to najlepszy wybór?
System baz danych umożliwia:
- szybkie wyszukiwanie rekordów,
- sortowanie danych według wybranych kryteriów,
- filtrowanie informacji,
- tworzenie zestawień i raportów,
- ograniczenie błędów przy pracy na dużej liczbie danych,
- jednoczesną pracę na uporządkowanych danych.
To odróżnia go od innych programów:
- edytor tekstu służy głównie do pisania dokumentów,
- arkusz kalkulacyjny dobrze nadaje się do obliczeń, ale gorzej do relacyjnego przechowywania dużych zbiorów danych,
- program graficzny służy do tworzenia i edycji obrazów.
Elementy systemu baz danych
Najczęściej spotykane elementy to:
- tabele – przechowują dane,
- rekordy – pojedyncze wpisy w tabeli,
- pola – pojedyncze cechy danych,
- formularze – ułatwiają wprowadzanie danych,
- raporty – prezentują dane w czytelnej formie,
- kwerendy – służą do wyszukiwania i analizowania informacji.
Przykład w magazynie
W bazie danych można prowadzić tabelę produktów zawierającą:
- kod towaru,
- nazwę,
- ilość,
- lokalizację magazynową,
- datę przyjęcia.
Dzięki temu pracownik może szybko znaleźć wszystkie towary z danej lokalizacji albo posortować produkty według daty przyjęcia.
Najważniejsze do zapamiętania
Jeżeli w zadaniu pojawiają się słowa: tabele, formularze, raporty, wyszukiwanie, sortowanie danych, poprawną odpowiedzią najczęściej jest system baz danych.