Co to jest zamówienie handlowe?
Zamówienie handlowe to dokument kierowany przez nabywcę do sprzedawcy, w którym kupujący wyraża wolę zakupu określonych towarów lub usług na ustalonych warunkach. Najczęściej jest odpowiedzią na wcześniej otrzymaną ofertę.
W praktyce zamówienie handlowe precyzuje:
- nazwę towaru,
- ilość,
- cenę jednostkową,
- termin dostawy,
- warunki dostawy,
- czasem także sposób płatności i miejsce dostarczenia.
Cechy zamówienia handlowego
Dokument ten zawiera konkretne dane dotyczące zakupu. W przedstawionym przykładzie występują typowe elementy zamówienia:
- powołanie się na wcześniejszą ofertę,
- wyszczególnienie zamawianych napojów,
- podanie ilości i cen,
- określenie warunków dostawy: „na Wasz koszt i ryzyko w ciągu 14 dni”.
To właśnie te informacje odróżniają zamówienie od innych dokumentów handlowych i spedycyjnych.
Czym zamówienie handlowe różni się od innych dokumentów?
- Zapytanie o ofertę – służy do uzyskania informacji o towarze, cenie i warunkach sprzedaży; nie jest jeszcze deklaracją zakupu.
- Oferta – to propozycja sprzedaży przedstawiona przez dostawcę.
- Zlecenie spedycyjne – dotyczy organizacji przewozu przez spedytora.
- Instrukcja spedycyjna – zawiera wytyczne dotyczące realizacji czynności spedycyjnych.
Znaczenie w obrocie magazynowo-handlowym
Zamówienie handlowe jest ważnym dokumentem w procesie zaopatrzenia i przyjęcia towaru do magazynu. Na jego podstawie dostawca przygotowuje wysyłkę, a odbiorca może zaplanować:
- przyjęcie dostawy,
- kontrolę ilościową i jakościową,
- miejsce składowania,
- dokumentację magazynową.
Przykład
Kupujący otrzymuje ofertę sprzedaży napojów. Następnie wysyła dokument z informacją, że zamawia 100 sztuk napoju brzoskwiniowego i 200 sztuk napoju kiwi, podając oczekiwany termin i warunki dostawy. Taki dokument to właśnie zamówienie handlowe.