Co to jest zapytanie o ofertę?
Zapytanie o ofertę to dokument handlowy, w którym potencjalny nabywca zwraca się do sprzedawcy z prośbą o przedstawienie warunków sprzedaży określonych towarów lub usług. Nie jest to jeszcze zakup, lecz etap poprzedzający złożenie zamówienia.
Cel zapytania o ofertę
Zapytanie o ofertę służy do uzyskania informacji potrzebnych do podjęcia decyzji zakupowej. Odbiorca może pytać o:
- dostępność towaru,
- cenę,
- rabaty,
- termin realizacji,
- warunki dostawy,
- warunki płatności,
- parametry jakościowe produktu.
Na podstawie odpowiedzi sprzedawcy kupujący porównuje propozycje i wybiera najkorzystniejszą.
Cechy charakterystyczne
Zapytanie o ofertę:
- nie zawiera ostatecznej deklaracji zakupu,
- ma charakter informacyjny,
- poprzedza ofertę lub negocjacje,
- może być skierowane do jednego lub wielu dostawców.
W treści zwykle pojawiają się prośby typu: „prosimy o przesłanie oferty”, „prosimy o podanie ceny i terminu dostawy”, „prosimy o informację o warunkach płatności”.
Różnica między zapytaniem o ofertę a zamówieniem handlowym
To bardzo ważne rozróżnienie egzaminacyjne:
- zapytanie o ofertę – pytamy o warunki zakupu,
- zamówienie handlowe – składamy już konkretną dyspozycję zakupu.
Jeżeli dokument zawiera sformułowania typu „zamawiamy”, podaje ilości, ceny i warunki dostawy, to nie jest zapytanie, lecz zamówienie handlowe.
Znaczenie w logistyce i zaopatrzeniu
W procesie zaopatrzenia zapytanie o ofertę pomaga:
- rozpoznać rynek dostawców,
- porównać ceny i warunki,
- ograniczyć ryzyko nietrafionego zakupu,
- przygotować decyzję zakupową.
Przykład
Firma planuje zakup napojów do magazynu i wysyła do kilku dostawców prośbę o podanie cen, minimalnej wielkości zamówienia oraz terminu dostawy. Taki dokument to zapytanie o ofertę, a nie zamówienie.