Na czym polega zarządzanie przepływem informacji w logistyce?
Zarządzanie przepływem informacji w systemie logistycznym to zespół działań, które zapewniają, że właściwe informacje trafiają we właściwe miejsce, we właściwym czasie i w odpowiedniej formie. Dotyczy to danych o zamówieniach, zapasach, dostawach, stanach magazynowych, reklamacjach czy transportach.
W ujęciu zarządczym obejmuje ono cztery podstawowe funkcje:
- planowanie – ustalanie, jakie informacje są potrzebne, kto ich potrzebuje i kiedy,
- organizowanie – tworzenie zasad obiegu dokumentów i danych w firmie,
- sterowanie – bieżące kierowanie przepływem informacji i reagowanie na zakłócenia,
- kontrolowanie – sprawdzanie poprawności, kompletności i terminowości informacji.
To właśnie ten zestaw funkcji odpowiada klasycznemu rozumieniu zarządzania w logistyce.
Dlaczego obieg informacji jest tak ważny?
Bez sprawnego przepływu informacji nie da się dobrze zarządzać przepływem materiałów i towarów. Błędna lub opóźniona informacja może spowodować:
- braki magazynowe,
- opóźnienia dostaw,
- pomyłki w kompletacji,
- wzrost kosztów,
- obniżenie poziomu obsługi klienta.
Przykład praktyczny
Magazyn otrzymuje informację o planowanej dostawie. Jeśli dane są poprawnie zaplanowane, przekazane i kontrolowane, można:
- przygotować strefę przyjęć,
- przydzielić pracowników,
- zarezerwować miejsce składowania,
- zaktualizować stany w systemie.
Jeśli informacja nie dotrze na czas, pojawia się chaos organizacyjny.
Co warto zapamiętać na egzamin?
W pytaniach o rodzaj zarządzania dotyczący obiegu informacji należy kojarzyć odpowiedź z funkcjami zarządzania, czyli:
- planowanie,
- organizowanie,
- sterowanie,
- kontrolowanie.
Nie należy mylić tych pojęć z elementami infrastruktury logistycznej, takimi jak transport, magazynowanie, opakowania czy kontrola jakości. Są to obszary działań logistycznych, ale nie podstawowe funkcje zarządzania informacją.