Sekwencja obsługi zamówienia transportowego
Słownik kwalifikacji SPL.05 - Organizacja transportu oraz obsługa klientów i kontrahentów
W obsłudze klienta w transporcie i spedycji dokumenty oraz działania powinny następować w logicznej kolejności. Prawidłowy schemat to:
zapytanie o ofertę → oferta → zamówienie → potwierdzenie przyjęcia zamówienia → realizacja usługi.
1. Zapytanie o ofertę
Proces rozpoczyna zleceniodawca, który pyta potencjalnego wykonawcę o warunki wykonania usługi. W zapytaniu podaje się zwykle: rodzaj ładunku, trasę, termin, masę, objętość, wymagania dotyczące pojazdu oraz warunki załadunku i rozładunku.
2. Oferta
Zleceniobiorca analizuje zapytanie i przedstawia ofertę. Zawiera ona m.in. cenę, termin realizacji, zakres usługi, warunki płatności i ewentualne ograniczenia.
3. Zamówienie
Jeżeli zleceniodawca akceptuje ofertę, składa zamówienie lub zlecenie transportowe/spedycyjne. Jest to wyraźna decyzja o skorzystaniu z usługi na określonych warunkach.
4. Potwierdzenie przyjęcia zamówienia
Zleceniobiorca potwierdza, że przyjął zamówienie do realizacji. Ten etap porządkuje ustalenia i zmniejsza ryzyko sporu.
5. Realizacja usługi
Dopiero po uzgodnieniu i potwierdzeniu warunków następuje wykonanie usługi, np. podstawienie pojazdu, załadunek, przewóz i dostawa.
Jak zapamiętać?
Najpierw klient pyta, wykonawca odpowiada ofertą, klient zamawia, wykonawca potwierdza, a następnie realizuje usługę.