Co to jest zapytanie o ofertę?
Zapytanie o ofertę to pismo przygotowywane przez potencjalnego klienta, gdy chce uzyskać szczegółowe informacje o towarze, usłudze, warunkach sprzedaży lub realizacji zlecenia. Stosuje się je wtedy, gdy klient nie ma pełnych danych potrzebnych do wyboru kontrahenta.
W transporcie i spedycji zapytanie o ofertę może dotyczyć np. ceny przewozu, terminu realizacji, dostępności pojazdu, rodzaju środka transportu, ubezpieczenia cargo, warunków załadunku i rozładunku albo obsługi celnej.
Co powinno zawierać zapytanie o ofertę?
Najczęściej podaje się:
- dane nadawcy zapytania,
- opis towaru lub usługi,
- ilość, masę, wymiary lub inne parametry ładunku,
- miejsce i termin realizacji,
- oczekiwany zakres usługi,
- prośbę o podanie ceny i warunków współpracy,
- termin, do którego kontrahent ma przesłać odpowiedź.
Cel zapytania o ofertę
Celem zapytania jest zebranie informacji od jednego lub kilku potencjalnych kontrahentów. Na tej podstawie klient może porównać oferty i wybrać najkorzystniejszą pod względem ceny, terminu, jakości obsługi lub zakresu usług.
Różnica względem innych pism
Zapytanie o ofertę nie jest jeszcze zamówieniem. Nie oznacza też reklamacji ani potwierdzenia przyjęcia zamówienia. Jest etapem poprzedzającym wybór dostawcy lub usługodawcy.