W kalkulacji stawki przewozowej bardzo ważne jest rozróżnienie kosztów stałych i kosztów zmiennych. Pozwala to ustalić, ile faktycznie kosztuje wykonanie przewozu i jaka stawka za kilometr zapewni pokrycie kosztów oraz zysk.
Koszty stałe
Koszty stałe to wydatki, które występują niezależnie od liczby przejechanych kilometrów. Firma ponosi je nawet wtedy, gdy pojazd nie wykonuje przewozów.
Przykłady kosztów stałych:
- rata leasingu lub kredytu za pojazd,
- ubezpieczenie pojazdu,
- podatek od środków transportowych,
- wynagrodzenie administracji,
- opłaty za bazę transportową,
- amortyzacja pojazdu.
Koszty zmienne
Koszty zmienne zależą od intensywności eksploatacji pojazdu, czyli głównie od liczby przejechanych kilometrów lub wykonanych przewozów.
Przykłady kosztów zmiennych:
- paliwo,
- opłaty drogowe,
- zużycie opon,
- serwis i naprawy eksploatacyjne,
- płyny eksploatacyjne,
- wynagrodzenie kierowcy zależne od trasy.
Znaczenie w obliczeniach
Aby obliczyć koszt 1 km, najczęściej sumuje się koszty stałe i zmienne, a następnie dzieli przez liczbę kilometrów:
koszt 1 km = (koszty stałe + koszty zmienne) / liczba km
Przykład: jeśli koszty stałe wynoszą 5 000 zł, koszty zmienne 35 000 zł, a pojazd przejechał 10 000 km, to koszt 1 km wynosi:
(5 000 zł + 35 000 zł) / 10 000 km = 4,00 zł/km
Dopiero do tak obliczonego kosztu można doliczyć marżę.