Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Data rozpoczęcia: 26 czerwca 2025 20:56
Data zakończenia: 26 czerwca 2025 21:11

Egzamin zdany!

Wynik: 32/40 punktów (80,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Oznaczenie przyznane jednostce aktowej lub jednostce inwentarzowej, które wskazuje na jej lokalizację w danym zespole (zbiorze) oraz pozwala na jej identyfikację, to

A. stempel wpływu.

B. znak pisma.

C. sygnatura archiwalna

D. znak akt.

Sygnatura archiwalna jest kluczowym elementem w systemie archiwizacji dokumentów i jednostek aktowych. Oznacza ona unikalny identyfikator, który pozwala na precyzyjne zlokalizowanie konkretnej jednostki w obrębie większego zbioru dokumentów. Dzięki sygnaturze archiwalnej, archiwista może szybko odszukać i zidentyfikować dokumenty, co jest niezbędne w kontekście zarządzania informacją oraz utrzymania porządku w archiwum. Przykład zastosowania sygnatury archiwalnej można znaleźć w archiwach publicznych, gdzie dokumenty są klasyfikowane według typów spraw, dat lub instytucji. Dobrą praktyką jest stosowanie jasnych i zrozumiałych sygnatur, które odzwierciedlają strukturę archiwum, co usprawnia pracę zarówno archiwistów, jak i użytkowników korzystających z zasobów archiwalnych. Ponadto, sygnatury archiwalne są regulowane przez standardy archiwalne, takie jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które zalecają określone zasady dotyczące tworzenia i stosowania tych identyfikatorów.

Pytanie 2

Dokumenty, aby zapewnić ich fizyczne zabezpieczenie zgodne z normami konserwatorskimi, powinny być umieszczane

A. w pudełku z plastiku

B. w torbie foliowej

C. w torbie bawełnianej

D. w pudełku z tektury bezkwasowej

Trzymanie dokumentów w pudle z tektury bezkwasowej to naprawdę dobry krok. Tektura bezkwasowa nie zawiera kwasów, więc nie ma ryzyka, że coś się z papierem stanie. To ważne, zwłaszcza gdy chodzi o cenne dokumenty. Takie pudła chronią przed kurzem i światłem, a ich budowa pozwala na cyrkulację powietrza, co zmniejsza szansę na pleśń. Naturalne włókna tektury są przewiewne, więc wilgoć nie zbiera się w środku. Dlatego użycie pudła z tektury bezkwasowej to nie tylko spełnienie wymogów konserwatorskich, ale też standard w dbaniu o dokumenty.

Pytanie 3

Skrócony odpis dokumentacji to

A. rodzaj zabezpieczenia treści dokumentu

B. odpis potwierdzony przez notariusza

C. sporządzany w celu dokumentacji graficznej

D. inny egzemplarz określonego dokumentu

Niektóre z udzielonych odpowiedzi mogą prowadzić do mylnych interpretacji dotyczących charakterystyki skróconego odpisu dokumentacji. Uwierzytelnienie przez notariusza nie ma zastosowania do skróconych odpisów, ponieważ takie dokumenty nie wymagają potwierdzenia przez osobę trzecią, jaką jest notariusz, ale są tworzone w celu uproszczenia i zabezpieczenia treści. Prawidłowe zrozumienie pojęcia skróconego odpisu jest kluczowe, ponieważ nie powinno się go utożsamiać z kolejnym egzemplarzem dokumentu. Praktyka tworzenia dodatkowych kopii nie spełnia funkcji zabezpieczającej, jaką ma skrócony odpis. W kontekście dokumentacji graficznej, skrócone odpisy mogą być używane, ale ich głównym celem nie jest wspieranie dokumentacji graficznej, a ochrona i zabezpieczenie treści. Dlatego mylenie tych funkcji może prowadzić do niewłaściwego zarządzania dokumentacją. Konsekwencje wynikające z nieprawidłowego rozumienia skróconego odpisu mogą być poważne, zwłaszcza w kontekście ochrony danych i prawnych wymogów związanych z dokumentacją. Właściwe podejście do tej kwestii wymaga znajomości standardów zarządzania dokumentacją i praktyk prawnych, które powinny być przestrzegane w każdej organizacji.

Pytanie 4

Jakich dokumentów nie poddaje się skontrum?

A. dokumentacji kadrowo-płacowej

B. materiałów dostarczonych ze składu chronologicznego

C. materiałów archiwalnych, które mają być przekazane

D. dokumentacji elektronicznej w systemie EZD

Dokumentacja elektroniczna w systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) rzeczywiście nie jest przedmiotem skontrum, ponieważ skontrum odnosi się głównie do dokumentacji fizycznej, która jest przechowywana w archiwum. EZD to nowoczesne podejście do zarządzania dokumentami, które ma na celu zwiększenie efektywności pracy, redukcję kosztów oraz zapewnienie lepszej dostępności informacji. Skontrum z kolei to proces mający na celu weryfikację stanu dokumentacji archiwalnej w kontekście jej kompletności i zgodności z obowiązującymi normami. Przykład praktyczny może obejmować audyt dokumentów papierowych w archiwum, gdzie sprawdza się, czy wszystkie akta są odpowiednio zatwierdzone i skatalogowane. Warto zauważyć, że standardy archiwalne, takie jak normy ISO, kładą duży nacisk na różne metody zarządzania dokumentami, w tym na odrębność procesów dotyczących papierowych i elektronicznych zbiorów.

Pytanie 5

Jaką klasę mają akta osobowe według rzeczowego wykazu akt?

A. BE50

B. B50

C. B25

D. B20

Odpowiedź BE50 jest poprawna, ponieważ zgodnie z rzeczowym wykazem akt, akta osobowe pracowników są klasyfikowane w tej kategorii. Akta osobowe zawierają istotne informacje dotyczące zatrudnienia, takie jak umowy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, oceny pracownicze oraz wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika. Klasyfikacja BE50 jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz standardami archiwizacji dokumentów, które nakładają obowiązek zabezpieczenia i przechowywania danych osobowych w odpowiedni sposób. W praktyce, skuteczne zarządzanie aktami osobowymi w kategorii BE50 pozwala na łatwe odnalezienie informacji, co jest kluczowe podczas audytów wewnętrznych oraz w sytuacjach prawnych. Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, kadry są zobowiązane do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i poufności tych dokumentów, co dodatkowo podkreśla znaczenie właściwej klasyfikacji i archiwizacji.

Pytanie 6

Referent przystępuje do rejestracji sprawy

A. w trakcie analizowania sprawy, podczas sporządzania odpowiedzi

B. na podstawie pisemnej decyzji kierownika danego działu o rozpoczęciu sprawy

C. na podstawie pierwszego pisma odnoszącego się do danej sprawy

D. po zebranie wszystkich dokumentów związanych z daną sprawą

Właściwa odpowiedź, "na podstawie pierwszego pisma dotyczącego danej sprawy", wskazuje na kluczowy etap w procesie rejestracji sprawy przez referenta. Zgodnie z obowiązującymi procedurami administracyjnymi, rejestracja sprawy następuje w momencie, gdy do jednostki wpłynie pierwsze pismo, które formalizuje temat sprawy oraz wskazuje na konieczność podjęcia działań. Pismo to może mieć różnorodny charakter – być skargą, wnioskiem, zgłoszeniem czy innym dokumentem inicjującym postępowanie. Praktyka ta jest zgodna z zasadami efektywnego zarządzania sprawami w administracji publicznej, gdzie kluczowe znaczenie ma dokumentowanie i systematyczne podejście do prowadzenia spraw. Właściwe zarejestrowanie sprawy na podstawie pierwszego pisma pozwala na zachowanie porządku w dokumentacji, a także umożliwia dalsze etapy postępowania, takie jak zbieranie dodatkowych informacji czy podejmowanie decyzji. Dobre praktyki w tym zakresie obejmują również stosowanie elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, co zwiększa efektywność i transparentność procesów administracyjnych.

Pytanie 7

Jednym z najczęściej wykonywanych działań konserwatorskich, wymaganym przez archiwum państwowe przed przyjęciem materiałów archiwalnych, jest

A. odkażanie

B. liofilizacja

C. odkwaszanie

D. restauracja

Odpowiedź "odkażanie" jest prawidłowa, ponieważ jest to kluczowy zabieg konserwatorski, który ma na celu usunięcie mikroorganizmów z materiałów archiwalnych. Przed przejęciem dokumentów przez archiwum państwowe, niezbędne jest zapewnienie, że materiały te są wolne od patogenów, które mogą prowadzić do ich degradacji lub zniszczenia. Odkażanie obejmuje różne metody, takie jak stosowanie środków chemicznych lub technologii ultrafioletowej, które skutecznie eliminują bakterie, grzyby i wirusy. Na przykład, w przypadku dokumentów papierowych, stosuje się czasami roztwory na bazie alkoholu, które są skuteczne w dezynfekcji. Standardy konserwatorskie, takie jak wytyczne ICCROM czy AIC, podkreślają znaczenie tego procesu w kontekście ochrony dziedzictwa kulturowego. Odkąd archiwa są szczególnie narażone na działanie szkodników i zanieczyszczeń, odkażanie staje się podstawowym krokiem w ich ochronie, co może również obejmować zabezpieczenie materiałów po konserwacji, aby zapobiec ich ponownemu zanieczyszczeniu.

Pytanie 8

Materiały archiwalne, ze względu na ich wartość, powinny być przechowywane w teczkach lub pudełkach zbudowanych

A. z plastikowych obwolut

B. z papierowych obwolut

C. z tektury bezkwasowej

D. z tektury falistej

Tektura bezkwasowa to super opcja, jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów archiwalnych. Dlaczego? Bo nie ma w niej kwasów, które mogłyby zepsuć papiery w czasie. Jej neutralne pH jest świetne, bo minimalizuje ryzyko różnych reakcji chemicznych, które mogą uszkodzić papier i inne organiczne substancje. Przechowywanie w teczkach czy pudłach z taką tekturą to zdecydowanie najlepsza praktyka w konserwacji archiwaliów. Takie podejście zaleca nawet American Institute for Conservation (AIC). Można to zobaczyć w muzeach, bibliotekach, a nawet w osobistych kolekcjach dokumentów, które trzeba chronić na dłużej. Dzięki użyciu tektury bezkwasowej można znacznie wydłużyć żywotność przechowywanych materiałów, co jest super ważne w kontekście zachowania dziedzictwa kulturowego i historycznego.

Pytanie 9

Jaką kategorię archiwalną powinno się przypisać "Zarządzeniom Dyrektora" w organizacji podlegającej odpowiedniemu archiwum państwowemu?

A. B50

B. B25

C. BE50

D. A

Odpowiedź A jest odpowiednia, ponieważ zarządzenia Dyrektora, jako akty normatywne, są klasyfikowane w archiwach według ich charakteru prawnego oraz wpływu na działalność jednostki organizacyjnej. Kategoria A obejmuje dokumenty, które mają znaczenie dla funkcjonowania instytucji i są niezbędne dla potwierdzenia jej działalności. Zarządzenia te mogą zawierać ważne wytyczne dotyczące strategii, polityki wewnętrznej oraz procedur, co czyni je niezbędnymi do zachowania w archiwum. W praktyce, odpowiednia klasyfikacja dokumentów pozwala na ich łatwiejsze odnalezienie oraz zapewnia zgodność z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych i archiwizacji. Na przykład w przypadku audytów lub kontroli, dostęp do takich dokumentów jest kluczowy dla potwierdzenia zgodności działań jednostki z przyjętymi regulacjami.

Pytanie 10

Dokument, który został zatwierdzony przez kierownika danej komórki organizacyjnej, a następnie przez dyrektora instytucji, jest kierowany do

A. magazynu

B. sekretariatu

C. archiwum zakładowego

D. tajnej kancelarii

Odpowiedzi, które sugerują archiwum zakładowe, magazyn lub tajną kancelarię, opierają się na błędnych założeniach dotyczących obiegu dokumentów i ich klasyfikacji. Archiwum zakładowe jest miejscem, gdzie przechowuje się dokumenty, które nie są już aktywnie wykorzystywane, a ich przechowywanie jest ściśle regulowane przepisami prawa oraz wewnętrznymi procedurami organizacyjnymi. Przekazywanie dokumentów bezpośrednio do archiwum bez wcześniejszej obróbki i dystrybucji mija się z celem, ponieważ dokumenty muszą najpierw być zarejestrowane i rozdzielone. Magazyn z kolei jest miejscem, które służy do przechowywania materiałów fizycznych lub towarów, a nie dokumentacji. Przekazanie pism do magazynu oznaczałoby ich fizyczne umieszczenie w miejscu, które nie jest przystosowane do zarządzania dokumentami, co prowadziłoby do chaosu w obiegu informacji. Tajna kancelaria zajmuje się dokumentami o szczególnym znaczeniu, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń i nie są przeznaczone do powszechnego obiegu. Stąd pomyłka w wyborze tej odpowiedzi może wynikać z braku zrozumienia roli poszczególnych jednostek w obiegu dokumentów. Właściwe zarządzanie dokumentacją wymaga znajomości standardów i procedur, które jasno określają, jak i gdzie powinny być przekazywane pisma po ich akceptacji.

Pytanie 11

Zgodnie z zasadami ergonomii regały w magazynie archiwalnym powinny być instalowane w odcinkach nieprzekraczających

A. 10 m

B. 12 m

C. 20 m

D. 15 m

Odpowiedź 10 m jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z zasadami ergonomii oraz rekomendacjami branżowymi, maksymalna długość ciągu regałów w magazynach archiwalnych powinna wynosić 10 m. Długość ta jest uzasadniona zarówno z perspektywy ergonomicznej, jak i bezpieczeństwa. Krótsze ciągi regałów umożliwiają lepszy dostęp do dokumentów oraz minimalizują ryzyko kontuzji związanych z przeciążeniem. W praktyce, organizowanie regałów w mniejszych odległościach pozwala na efektywniejsze zarządzanie przestrzenią, co jest niezbędne w archiwizacji dokumentów. Przykładowo, w magazynach, gdzie przechowuje się cenne materiały, kluczowe jest, aby pracownicy mogli łatwo sięgać po potrzebne akta bez zbędnego wysiłku. Warto również zauważyć, że zgodność z tymi zasadami przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy oraz zmniejszenia ryzyka wystąpienia wypadków. Ponadto, wiele norm, takich jak ISO 45001 dotycząca systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, podkreśla znaczenie odpowiedniego projektowania miejsca pracy, co obejmuje również odpowiednie rozmieszczenie regałów w magazynie.

Pytanie 12

Kto jest uprawniony do wydawania zgody generalnej na brakowanie dokumentacji, która nie jest archiwalna, w zakładowym archiwum?

A. Dyrektor odpowiedniego terytorialnie archiwum państwowego

B. Minister Kultury oraz Dziedzictwa Narodowego

C. Dyrektor Archiwum Akt Nowych

D. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych jest odpowiedzialny za nadzór i koordynację działalności archiwalnej w Polsce, co obejmuje również kwestie związane z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej. Zgoda na brakowanie dokumentacji jest istotnym procesem, który gwarantuje, że materiały, które nie mają wartości archiwalnej, są usuwane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami archiwalnymi. W praktyce, oznacza to, że każda instytucja, która posiada dokumentację, musi uzyskać zgodę Naczelnego Dyrektora na brakowanie, aby uniknąć niezgodności z przepisami i utraty ważnych danych. Proces ten opiera się na Ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która wskazuje na odpowiedzialność Naczelnego Dyrektora w kontekście zarządzania dokumentacją. Przykładowo, instytucje publiczne przed przystąpieniem do brakowania dokumentów, które nie są przechowywane jako materiały archiwalne, muszą przeprowadzić dokładną analizę wartości tych dokumentów oraz złożyć odpowiedni wniosek o zgodę do Naczelnego Dyrektora, co jest kluczowym elementem prowadzenia odpowiedzialnej gospodarki dokumentacją.

Pytanie 13

Który z obowiązków nie jest przypisany archiwiście jednostki w procesie likwidacji?

A. Informowanie likwidatora o prawnych aspektach postępowania z dokumentacją jednostki likwidowanej

B. Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą "tajne"

C. Opracowanie i przedstawienie likwidatorowi planu porządkowania archiwum

D. Informowanie likwidatora o przekazaniu akt kat. A do archiwum państwowego

Odpowiedź "Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą 'tajne'" jest poprawna, ponieważ archiwista likwidowanej jednostki nie ma kompetencji ani obowiązku do podejmowania działań związanych z odtajnieniem dokumentów. Takie decyzje leżą w gestii organów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo informacji oraz regulacji prawnych dotyczących ochrony danych. W praktyce, archiwista powinien skupić się na kwestiach związanych z przechowywaniem, klasyfikowaniem oraz porządkowaniem dokumentacji, a nie na ich deklasyfikacji. Dobre praktyki w archiwistyce nakładają na archiwistów obowiązek przestrzegania przepisów dotyczących tajności dokumentów, co znacząco ogranicza ich rolę w procesie odtajniania. W przypadku dokumentów objętych klauzulą tajności, archiwista powinien współpracować z odpowiednimi służbami i zapewnić, że wszelkie działania są zgodne z obowiązującym prawem oraz wewnętrznymi regulacjami jednostki. Przykładem może być sytuacja, w której archiwista musi złożyć wniosek o odtajnienie do odpowiedniego organu, ale samodzielnie nie może podjąć decyzji o odtajnieniu.

Pytanie 14

Gdy w wyniku procedury brakowania dokumentów niearchiwalnych właściwe archiwum państwowe uzna całość lub część tych dokumentów za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany do

A. uporządkowania dokumentacji oraz stworzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego

B. przekazania dokumentów do komórki organizacyjnej, której akta dotyczą

C. przekazania dokumentacji do firmy zajmującej się niszczeniem po uzyskaniu zgody na brakowanie pozostałych akt

D. odłożenia dokumentacji na regał bez podejmowania działań związanych z porządkowaniem

W sytuacji, gdy archiwum państwowe uznaje całość lub część dokumentacji niearchiwalnej za materiały archiwalne, archiwista ma obowiązek uporządkowania tej dokumentacji oraz sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego. To działanie jest kluczowe, ponieważ materiały archiwalne wymagają szczególnej dbałości o ich przechowywanie i dostępność. Uporządkowanie dokumentacji polega na systematyzacji akt, co ułatwia przyszłe przeszukiwanie oraz archiwizowanie tych materiałów zgodnie z obowiązującymi normami. Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego jest istotne dla zachowania transparentności i dokumentacji procesów archiwizacyjnych, jak również stanowi podstawę do dalszego zarządzania tymi dokumentami. Takie procedury są zgodne z wytycznymi zawartymi w obowiązujących aktach prawnych oraz standardach archiwalnych, które wskazują na konieczność dbałości o materiały archiwalne jako zasoby kultury narodowej. Przykładowo, w praktyce archiwalnej, niewłaściwe zarządzanie dokumentacją archiwalną może prowadzić do utraty ważnych informacji oraz naruszenia obowiązujących przepisów prawnych.

Pytanie 15

Nie podaje się informacji o wielkości dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu?

A. w jednostkach inwentarzowych

B. w jednostkach aktowych

C. w metrach sześciennych

D. w metrach bieżących

Odpowiedź "w metrach sześciennych" jest poprawna, ponieważ dokumentacja niearchiwalna, która podlega brakowaniu, jest najczęściej klasyfikowana według objętości, co umożliwia łatwiejsze oszacowanie przestrzeni, jaką zajmuje w archiwum. Metry sześcienne to miara objętości, która jest szczególnie przydatna w kontekście przechowywania i zarządzania dokumentami, gdyż pozwala na ocenę efektywności wykorzystania przestrzeni archiwalnej. W praktyce jednostki metrowe sześcienne są stosowane do oceny pojemności pomieszczeń archiwalnych, a także do planowania procesów brakowania, co jest zgodne z wytycznymi w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwizacją. Dobre praktyki w archiwizacji dokumentów zalecają stosowanie standardów metrycznych, co przyczynia się do ujednolicenia raportowania i oceny stanu zasobów. Na przykład, w przypadku dużych zbiorów dokumentów, ich objętość wyrażona w metrach sześciennych ułatwia określenie, które z nich mogą być usunięte zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co jest kluczowe w kontekście ochrony danych osobowych i zarządzania ryzykiem.

Pytanie 16

Jakie są minimalne wymagania techniczne dla cyfrowego odwzorowania czarno-białego tekstu drukowanego?

A. 150 dpi

B. 200 dpi

C. 100 dpi

D. 250 dpi

Wybór niewłaściwej wartości dpi, takiej jak 100 dpi czy 200 dpi, może prowadzić do istotnych problemów z jakością odwzorowania tekstu. Rozdzielczość 100 dpi jest zbyt niska, co skutkuje utratą detali i nieczytelnością tekstu, zwłaszcza w przypadku mniejszych czcionek lub skomplikowanych układów graficznych. Niska rozdzielczość nie tylko wpływa na estetykę dokumentu, ale także na jego funkcjonalność, ponieważ może utrudniać procesy OCR (Optical Character Recognition), co jest kluczowe w cyfryzacji i archiwizacji dokumentów. Z kolei wybór 200 dpi, mimo że lepszy od 100 dpi, nadal nie jest zalecany jako minimalna wartość w kontekście standardów branżowych. Jest to bowiem wartość, która w praktyce może nie zapewnić optymalnej jakości reprodukcji, zwłaszcza w przypadku bardziej wymagających materiałów. Typowym błędem jest przekonanie, że każda wyższa wartość dpi automatycznie przekłada się na lepszą jakość, podczas gdy istotne jest znalezienie równowagi pomiędzy jakością a rozmiarem pliku oraz zastosowaniem. Wartości wyższe, takie jak 300 dpi, mogą być potrzebne w specyficznych sytuacjach, ale dla podstawowego odwzorowania tekstu czarno-białego, 150 dpi pozostaje standardem, który łączy jakość z wydajnością.

Pytanie 17

Do zadań archiwisty względem syndyka lub likwidatora nie należy

A. zwrócenie uwagi na potrzebę ustalenia sukcesora dla dokumentacji

B. poinformowanie o stanie uporządkowania oraz zewidencjonowania dokumentacji

C. powiadomienie o dokumentacji kategorii A znajdującej się w zasobie archiwum

D. protokolarne przekazanie zasobu archiwum

Odpowiedzi dotyczące obowiązków archiwisty wobec syndyka lub likwidatora, które sugerują konieczność poinformowania o dokumentacji kategorii A, ustalenia sukcesora dla dokumentacji oraz powiadomienia o stanie uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji, są błędne w kontekście zadań przypisanych archiście w ramach postępowania upadłościowego. Po pierwsze, archiwista ma obowiązek utrzymania porządku w archiwum oraz dbałości o dokumentację, jednakże jego rola w relacji z syndykiem lub likwidatorem nie obejmuje funkcji decyzyjnych dotyczących przyszłości dokumentacji. Poinformowanie o znajdującej się dokumentacji kategorii A ma swoje uzasadnienie, jednak archiwista nie jest odpowiedzialny za ustalenie sukcesora dla dokumentacji, co jest bardziej skomplikowaną sprawą prawną. Warto również zauważyć, że powiadomienie o stanie uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji ma na celu jedynie przekazanie informacji, a nie zlecanie działań, co wprowadza w błąd co do roli archiwisty. Typowe błędy myślowe, które mogą prowadzić do takich nieporozumień, obejmują mylenie odpowiedzialności archiwisty z obowiązkami syndyka, co skutkuje nieprecyzyjnym rozumieniem zadań związanych z zarządzaniem dokumentacją w kontekście upadłości.

Pytanie 18

Akta sprawy tworzą dokumenty, które

A. zostały przyporządkowane do sprawy i otrzymały znak sprawy.

B. otrzymały datę wpływu oraz znak teczki aktowej.

C. otrzymały symbol komórki organizacyjnej i kategorię archiwalną.

D. zostały przyporządkowane do jednostki organizacyjnej.

Dokumenty, które tworzą akta sprawy, są kluczowymi elementami w zarządzaniu informacją w kontekście procesów administracyjnych oraz prawnych. Odpowiedź, że dokumentacja została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy, jest zgodna z podstawowymi zasadami klasyfikacji i archiwizacji dokumentów. Przyporządkowanie dokumentów do konkretnej sprawy oraz nadanie im unikalnego znaku sprawy pozwala na ich łatwe zidentyfikowanie i szybkie odnalezienie w przyszłości. W praktyce oznacza to, że każdy dokument, np. umowa, pismo urzędowe czy notatka, jest odpowiednio oznaczony, co zapewnia porządek w dokumentacji oraz ułatwia dostęp do informacji. Zgodnie z dobrymi praktykami archiwizacji, wszystkie dokumenty powinny być systematycznie katalogowane, a ich status powinien być regularnie aktualizowany, aby zapewnić ich integralność i bezpieczeństwo. Taki system zarządzania dokumentacją wspiera nie tylko efektywność pracy, ale także zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania i obiegu dokumentów.

Pytanie 19

Jak długo trwa ustawowa ochrona dokumentacji oznaczonej klauzulą "poufne"?

A. Nie istnieje ustalony czas ochrony dokumentacji

B. Aż do momentu likwidacji jednostki organizacyjnej

C. 4 lata od momentu przekazania dokumentacji do archiwum

D. 10 lat od zakończenia akt sprawy

Odpowiedź "Nie ma określonej długości ochrony dokumentacji" jest rzeczywiście dobra. Wiesz, w przypadku dokumentów z klauzulą "poufne" nie ma jasno określonego czasu, przez jaki muszą być chronione. To znaczy, że mogą być poufne tak długo, jak jest to konieczne dla bezpieczeństwa informacji lub dla interesów danej organizacji. Na przykład, wyobraź sobie, że informacje o projektach badawczych mogą być tajne przez długi czas, bo ich ujawnienie mogłoby przynieść straty finansowe lub zaszkodzić prawom własności intelektualnej. W praktyce, wiele firm ma różne procedury, żeby ocenić, kiedy można znieść taką klauzulę poufności. To wszystko jest zgodne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu informacjami i bezpieczeństwie danych, a także z normami ISO/IEC 27001, które mówią, żeby regularnie przeglądać polityki ochrony informacji.

Pytanie 20

Jak nazywa się zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. każda jednostka organizacyjna, w tym sekretariat, kancelaria lub stanowisko pracy, których pracownicy mają prawo do odbierania lub wysyłania przesyłek?

A. Punkt kancelaryjny

B. Biuro przepustek

C. Registratura

D. Punkt kontroli

Termin 'punkt kontroli' i 'biuro przepustek' odnoszą się do nadzoru i dostępu w firmie, ale nie obejmują tego, co robi punkt kancelaryjny, czyli przyjmowania i wysyłania dokumentów. Punkt kontroli najczęściej dotyczy tego, co dzieje się w obszarach, gdzie trzeba monitorować dostęp do zasobów. Natomiast biuro przepustek to głównie kontrola dostępu do budynków, a nie do dokumentów. Registratura, mimo że dotyczy dokumentacji, także nie odnosi się tylko do przesyłek. W biurze mamy różne terminy i czasami mogą one wprowadzać w błąd, więc warto wiedzieć, że funkcje kancelaryjne są specyficzne i mają swoje procedury. Z moich obserwacji wynika, że często błędne przypisanie tych funkcji związane jest z nieznajomością różnic między różnymi działami.

Pytanie 21

Jaka jest minimalna liczba członków w komisji skontrolującej?

A. 3 członków

B. 2 członków

C. 1 członek

D. 4 członków

Minimalna liczba członków komisji skontrowej wynosi 2. To podejście jest zgodne z zasadami efektywności oraz rzetelności w procesach kontrolnych. Komisja skontrowa ma za zadanie zapewnienie obiektywności i niezależności w ocenie działań, dlatego wymagane jest, aby w jej skład wchodziło co najmniej dwóch członków. Taka liczba członków umożliwia wyważoną dyskusję oraz eliminację subiektywnych ocen, co jest kluczowe w kontekście audytu i kontroli wewnętrznej. Przykładowo, w praktyce audytorskiej, zespół składający się z dwóch osób może lepiej identyfikować ryzyka i nieprawidłowości niż pojedynczy audytor. Wspólna praca umożliwia także dzielenie się wiedzą i doświadczeniami, co podnosi jakość wyników kontroli. Dodatkowo, w wielu organizacjach przyjęto standardy, które rekomendują, aby komisje skontrolne były zróżnicowane pod względem kompetencji, co further wspiera procesy decyzyjne i przyczynia się do zwiększenia transparentności działań.

Pytanie 22

Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne mają obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do właściwych archiwów państwowych, niezwłocznie po upływie

A. 20 lat od wytworzenia dokumentacji

B. 30 lat od wytworzenia dokumentacji

C. 35 lat od wytworzenia dokumentacji

D. 25 lat od wytworzenia dokumentacji

Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne mają obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do właściwych archiwów państwowych niezwłocznie po upływie 25 lat od wytworzenia dokumentacji. Ta regulacja ma na celu zapewnienie, że ważne dokumenty, które mogą mieć znaczenie dla historii, społeczeństwa oraz prawa, są odpowiednio zabezpieczone i dostępne dla przyszłych pokoleń. Przykładem może być archiwizacja dokumentów dotyczących lokalnych inicjatyw społecznych czy projektów infrastrukturalnych, które po upływie tego okresu stanowią cenne źródło wiedzy dla badaczy i obywateli. W praktyce, właściwe archiwa państwowe prowadzą systematyczne inwentaryzacje oraz udostępniają zarchiwizowane materiały, co wspiera transparentność i historię lokalnych społeczności, zgodnie z dobrą praktyką zarządzania archiwami.

Pytanie 23

Dokumenty w magazynie archiwum zakładowego powinny być uporządkowane

A. zgodnie z komórkami organizacyjnymi łącznie dla obu kategorii dokumentacji

B. od górnej prawej półki do dolnej lewej

C. według dat przyjęcia dokumentów

D. od górnej lewej półki do dolnej prawej

Podczas analizy błędnych odpowiedzi zauważamy, że odpowiedzi sugerujące inne kierunki układania dokumentów nie uwzględniają kluczowych zasad efektywnej archiwizacji. Układanie dokumentów od półki prawej górnej do lewej dolnej może prowadzić do chaosu w magazynie archiwum, ponieważ nie stosuje się tutaj sekwencji, która sprzyja logicznemu porządkowi. Taki sposób segregacji może skutkować trudnościami w lokalizowaniu dokumentów, co jest sprzeczne z ideą archiwizacji, która ma na celu nie tylko gromadzenie, ale i łatwy dostęp do informacji. Ponadto, organizowanie akt zgodnie z datami przyjęcia, mimo że wydaje się logiczne, może prowadzić do sytuacji, w której dokumenty o podobnej tematyce są rozproszone po całym archiwum. W rezultacie, pracownicy mogą doświadczać frustracji podczas poszukiwania powiązanych informacji. Ostatnia sugestia, aby układać dokumenty zgodnie z komórkami organizacyjnymi, chociaż ma swoje zalety, może wprowadzić dodatkowy poziom skomplikowania, szczególnie w dużych organizacjach, gdzie wiele akt dotyczy różnych działów. Zamiast tego, należy stosować uproszczony i spójny sposób organizacji, który nie tylko uprości proces archiwizacji, ale również zwiększy efektywność w zarządzaniu dokumentacją.

Pytanie 24

Aby przypisać sprawie odpowiedni symbol klasyfikacyjny, należy skorzystać z

A. instrukcji archiwalnej

B. regulaminu organizacyjnego

C. jednolitego rzeczowego wykazu akt

D. dziennika korespondencji

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest kluczowym narzędziem w procesie klasyfikacji dokumentów w jednostkach organizacyjnych. Jego głównym celem jest zapewnienie jednolitości i porządku w obiegu dokumentów, co jest niezbędne dla efektywnego zarządzania informacją oraz przestrzegania przepisów archiwalnych. JRWA zawiera szczegółowy spis typów akt oraz ich symboli klasyfikacyjnych, co ułatwia przypisanie odpowiednich oznaczeń do poszczególnych spraw. Przykładem zastosowania JRWA może być sytuacja, w której urzędnik musi zaklasyfikować dokumenty związane z realizacją projektu. Dzięki JRWA może szybko odnaleźć właściwy symbol, co przyspiesza proces obiegu dokumentów i minimalizuje ryzyko błędów. Stosowanie JRWA jest zgodne z dobrymi praktykami archiwalnymi, które zakładają systematyczność i przejrzystość w klasyfikacji akt. Przestrzeganie wytycznych zawartych w JRWA jest istotne dla zapewnienia prawidłowego zarządzania dokumentacją oraz skutecznej archiwizacji, co ma długofalowe znaczenie dla organizacji.

Pytanie 25

Archiwum zakładowe powstaje w tej jednostce organizacyjnej, która produkuje

A. dokumentację księgową

B. dokumentację audiowizualną oraz dokumentację niearchiwalną (kat. B)

C. dokumentację niearchiwalną (kat. B)

D. materiały archiwalne (kat. A)

Archiwum zakładowe jest jednostką organizacyjną odpowiedzialną za gromadzenie, przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów, które są uznawane za materiały archiwalne. Materiały archiwalne, klasyfikowane jako kategoria A, to dokumenty, które mają długotrwałe znaczenie dla działalności danej jednostki. Wytwarzane są głównie w wyniku działalności operacyjnej, projektowej lub badawczej i są niezbędne do zachowania ciągłości informacji, ochrony prawnych i historycznych wartości. Przykładami takich dokumentów są akty notarialne, umowy, protokoły posiedzeń oraz inne dokumenty o znaczeniu historycznym lub prawnym. Standardy archiwizacji, jak ISO 15489, podkreślają znaczenie odpowiedniego zarządzania dokumentami i wskazują, że archiwa powinny być tworzone tam, gdzie dokumenty są tworzone, co w praktyce oznacza, że archiwum zakładowe powinno być częścią struktury organizacyjnej jednostki wytwarzającej te dokumenty. Dobre praktyki archiwizacji podkreślają również konieczność regularnej oceny wartości dokumentów oraz ich klasyfikacji, co pozwala na skuteczne zarządzanie zasobami archiwalnymi.

Pytanie 26

Dokumentację aktową powinno się przechowywać w archiwalnych magazynach w temperaturze

A. od 23°C do 26°C

B. od 19°C do 22°C

C. od 10°C do 12°C

D. od 14°C do 18°C

Dokumentacja aktowa wymaga szczególnej troski o warunki przechowywania, aby zapewnić jej długotrwałe zachowanie i dostępność. Odpowiednia temperatura 14°C do 18°C jest zalecana, gdyż minimalizuje ryzyko uszkodzenia materiałów papierowych, w tym ich degradacji z powodu zbyt wysokiej temperatury. W wyższych temperaturach, takich jak 23°C do 26°C, przyspiesza procesy chemiczne prowadzące do rozkładu papieru oraz degradacji atramentów, co może skutkować nieczytelnością dokumentów. Z kolei zbyt niska temperatura, jak w przypadku 10°C do 12°C, może prowadzić do problemów związanych z wilgotnością powietrza, co z kolei sprzyja powstawaniu pleśni i grzybów. W kontekście archiwizacji, standardy takie jak ISO 11799 i ISO 9706 definiują wymagania dotyczące przechowywania dokumentów, podkreślając znaczenie kontroli temperatury i wilgotności. Praktyczne zastosowanie tych standardów w archiwach pozwala na ochronę cennych zasobów informacyjnych, co ma kluczowe znaczenie dla instytucji, które potrzebują zachować swoją dokumentację przez długie okresy czasowe.

Pytanie 27

Zamieszczony formularz służy do ewidencji dokumentacji

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki	Daty skrajne	Sygnatura mapy, której dotyczy opracowanie	Ilość teczek	Kategoria archiwalna	Miejsce przechowywania w archiwum zakładowym	Data przekazania do archiwum państwowego lub zniszczenia
1	2	3	4	5	6	7	8	9

A. osobowej.

B. geodezyjnej.

C. kartograficznej.

D. technicznej.

Odpowiedź "kartograficznej" jest poprawna, ponieważ formularz zawiera kolumny, które jednoznacznie wskazują na jego związek z dokumentacją kartograficzną. Elementy takie jak 'Znak teczki', 'Tytuł teczki', 'Data skrajne' oraz 'Sygnatura mapy, której dotyczy opracowanie' sugerują, że ewidencja odnosi się do map i opracowań geograficznych. W kontekście branży kartograficznej, ewidencjonowanie dokumentacji jest kluczowym elementem zarządzania zasobami geoinformacyjnymi. Przygotowanie i utrzymanie odpowiedniej dokumentacji kartograficznej jest zgodne z dobrymi praktykami, które zalecają dokładne rejestrowanie wszystkich elementów dotyczących mapy, w tym ich historii, zmian i użycia. Takie podejście zapewnia nie tylko przejrzystość, ale także umożliwia łatwe odnalezienie informacji w przyszłości, co jest niezbędne w pracy geodetów i kartografów. Dodatkowo, zgodność z normami ISO w zakresie zarządzania danymi geograficznymi podkreśla znaczenie rzetelnej ewidencji i dokumentacji w procesach decyzyjnych oraz planistycznych.

Pytanie 28

Numer sprawy zapisany zgodnie z regulacją Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, to

A. DF.347.1.1

B. DF.347-2012

C. DF.347/2012-1

D. DF.347.32.2012

Znak sprawy 'DF.347.32.2012' jest prawidłowy zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, które określa zasady oznaczania spraw w dokumentacji administracyjnej. W tym oznaczeniu, 'DF' wskazuje na rodzaj dokumentu, a '347.32.2012' to unikalny numer identyfikacyjny sprawy. Liczba przed kropką odnosi się do jednostki organizacyjnej, a liczby po kropkach wyznaczają kolejny numer sprawy w danym roku oraz ewentualne podnumery. Przykładowo, w praktyce administracyjnej, taki system numeracji pozwala na jednoznaczną identyfikację spraw w danym roku, co jest kluczowe dla skutecznego zarządzania dokumentacją i zapewnienia jej przejrzystości. Przestrzeganie ustalonych standardów w tym zakresie jest niezbędne, aby zminimalizować ryzyko pomyłek i zapewnić, że wszystkie dokumenty są łatwo dostępne oraz zrozumiałe dla osób zajmujących się ich obiegiem. Warto również pamiętać, że taki system ułatwia archiwizację oraz odnajdywanie spraw w przyszłości, co jest szczególnie istotne w kontekście audytów i kontroli administracyjnych.

Pytanie 29

Który podmiot wypełnia kolumnę 7 i 8 spisu zdawczo-odbiorczego akt?

SPIS ZDAWCZO–ODBIORCZY AKT NR............
Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki lub tomu	Daty skrajne od - do	Kat. arch.	Liczba teczek	Miejsce przechowywania akt w składnicy	Data zniszczenia lub przekazania
1	2	3	4	5	6	7	8

A. Przedstawiciel archiwum państwowego.

B. Pracownik przekazujący dokumentację.

C. Firma brakująca dokumentację.

D. Archiwista zakładowy.

Pojęcia związane z zarządzaniem dokumentacją są złożone, a niepoprawne odpowiedzi na to pytanie często wynikają z braku zrozumienia roli różnych podmiotów w procesie archiwizacji. Wskaźnik, że pracownik przekazujący dokumentację wypełnia kolumny 7 i 8 spisu, jest nieprawidłowy, ponieważ jego zadaniem jest jedynie dostarczenie dokumentów do archiwum, a nie ich formalne ewidencjonowanie. Tego rodzaju rozróżnienia są kluczowe w archiwistyce, ponieważ odpowiedzialność za wypełnianie dokumentacji należy do osób, które mają odpowiednie uprawnienia i wiedzę z zakresu zarządzania aktami. Również odpowiedź o przedstawicielu archiwum państwowego jest myląca; jego rola polega na nadzorze i weryfikacji, a nie na bezpośrednim wypełnianiu dokumentów w instytucji. Z kolei odpowiedź sugerująca, że firma brakująca dokumentację mogłaby wypełniać owe kolumny, jest nie tylko nieprawidłowa, ale także implikuje niedostateczne zrozumienie procesów archiwizacyjnych. W praktyce, niewłaściwe przypisanie ról w archiwizacji może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i organizacyjnych, w tym problemów z dostępnością dokumentów oraz ich bezpieczeństwem. Dlatego kluczowe jest, aby każda z osób odpowiedzialnych za archiwizację rozumiała swoje obowiązki i zadania w kontekście przepisów prawa oraz standardów branżowych.

Pytanie 30

Porównanie starych oraz nowych sygnatur danego zespołu akt to

A. kurenda

B. kwerenda

C. kontrasygnata

D. konkordancja

Konkordancja to pojęcie odnoszące się do zestawienia sygnatur, które jest kluczowe w kontekście pracy archiwalnej i zarządzania dokumentami. Umożliwia ono porównanie starych i nowych sygnatur danego zespołu akt, co jest istotne dla zachowania porządku w dokumentacji oraz dla efektywnego zarządzania informacjami. W praktyce konkordancja może być stosowana podczas inwentarzacji akt, gdzie konieczne jest zidentyfikowanie, które dokumenty zostały przeniesione do nowego systemu archiwizacji. Dzięki temu procesowi można uniknąć zagubienia informacji oraz zapewnić ich łatwy dostęp. W kontekście norm i dobrych praktyk w archiwistyce, konkordancja wspiera realizację standardów dotyczących klasyfikacji dokumentów, co jest niezbędne dla utrzymania spójności i przejrzystości w systemach archiwalnych. Ponadto, dobrym przykładem zastosowania konkordancji może być proces migracji danych w systemach elektronicznego zarządzania dokumentami, gdzie zachowanie integralności informacji jest kluczowe dla dalszego ich wykorzystania.

Pytanie 31

W sytuacji, gdy jedna jednostka organizacyjna jest przekształcana w inną, dokumentacja niearchiwalna tej jednostki ulega

A. niezwłocznemu zniszczeniu

B. przekazaniu do odpowiedniego archiwum państwowego

C. przekazaniu jednostce, która kontynuuje działalność jednostki przekształcanej

D. przekazaniu do firmy specjalizującej się w przechowywaniu akt

Przekazanie dokumentacji niearchiwalnej jednostki przekształcanej do jednostki, która przejmuje jej działalność, jest zgodne z zasadami ciągłości działania oraz zarządzania dokumentacją. W praktyce oznacza to, że nowa jednostka przejmuje odpowiedzialność za gromadzenie, przechowywanie i ewentualne dalsze przetwarzanie dokumentów. Przykładowo, w przypadku przekształcenia publicznej instytucji kultury, dokumentacja dotycząca projektów, umów i działań powinna trafić do nowego zarządzającego, aby zapewnić zachowanie ciągłości w działaniach oraz ochronę praw i obowiązków. Warto zaznaczyć, że przekazanie dokumentacji odbywa się zgodnie z regulacjami prawnymi, które wskazują na potrzebę zachowania odpowiednich standardów przechowywania akt. Zgodnie z ustawą o archiwizacji, dokumenty powinny być przekazywane w stanie umożliwiającym ich dalsze wykorzystanie, co jest istotne dla ewentualnych audytów czy innych działań kontrolnych.

Pytanie 32

Jaką klasę, według rzeczowego wykazu akt, mają podstawy prawne własnej instytucji tworzącej krajowy zasób archiwalny?

A. BE50

B. A

C. B25

D. B50

Odpowiedź A jest poprawna, ponieważ odnosi się do klasyfikacji akt zgodnych z przepisami prawa, które regulują kwestie dotyczące archiwizacji i zarządzania zasobami archiwalnymi. Własna jednostka wytwarzająca narodowy zasób archiwalny musi przestrzegać określonych standardów dotyczących gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów. Przykładem mogą być wewnętrzne regulacje jednostek organizacyjnych, które powinny być zgodne z ustawą o archiwach, przyjętymi normami ISO dotyczących systemów zarządzania jakością oraz wytycznymi archiwalnymi. Dobra praktyka wskazuje, że jednostki powinny na bieżąco aktualizować swoje procedury oraz dokumentację, aby zapewnić zgodność ze zmieniającymi się przepisami prawa oraz technologiami archiwizacyjnymi. Właściwe zrozumienie kategorii akt jest kluczowe dla efektywnego zarządzania archiwami oraz dla zapewnienia dostępności i integralności zasobów archiwalnych.

Pytanie 33

Do kompetencji archiwum zakładowego nie należy

A. realizowanie kwerend archiwalnych, czyli wyszukiwanie w dokumentacji informacji dotyczących osób, wydarzeń lub problemów

B. przechowywanie oraz ochrona zgromadzonej dokumentacji i prowadzenie jej ewidencji

C. rejestrowanie oraz prowadzenie w formie elektronicznej rejestru wpływających przesyłek

D. porządkowanie dokumentów, które były przechowywane w wcześniejszych latach w nieuporządkowanym stanie

Rejestrowanie oraz prowadzenie w postaci elektronicznej rejestru przesyłek wpływających jest procesem, który nie należy do zadań archiwum zakładowego. Archiwa zajmują się przede wszystkim gromadzeniem, przechowywaniem, zabezpieczaniem oraz udostępnianiem dokumentów, które mają długoterminowe znaczenie dla funkcjonowania jednostki. W praktyce, zadania archiwum obejmują prowadzenie ewidencji zgromadzonej dokumentacji, co jest kluczowe dla zapewnienia jej integralności oraz łatwego dostępu w przyszłości. Współczesne archiwa często stosują elektroniczne systemy zarządzania dokumentami, co umożliwia efektywniejsze porządkowanie i wyszukiwanie informacji. Warto zauważyć, że rejestr przesyłek wpływających koncentruje się na bieżącej korespondencji i nie jest częścią procesów archiwizacyjnych, które dotyczą dokumentów o stałej wartości.

Pytanie 34

Jaki dokument jest stosowany w instytucjach, które wdrożyły bezdziennikowy system obiegu dokumentów?

A. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

B. Spis zdawczo-odbiorczy

C. Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

D. Spis spraw

Spis spraw jest fundamentalnym narzędziem w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym, który umożliwia ewidencjonowanie oraz monitorowanie wszystkich spraw i procesów zachodzących w instytucji. Jego głównym celem jest uporządkowanie pracy biura poprzez zapewnienie przejrzystości oraz dostępności informacji. W praktyce spis spraw pozwala na efektywne zarządzanie dokumentami i umożliwia szybsze odnajdywanie potrzebnych informacji. Ponadto, zgodnie z normami kancelaryjnymi, spis spraw powinien być prowadzony w sposób systematyczny, co gwarantuje, iż wszelkie sprawy są odpowiednio rejestrowane i mogą być łatwo przyporządkowywane do odpowiednich dokumentów. Dzięki temu narzędziu, instytucje mogą nie tylko zwiększyć efektywność swoich procesów, ale również spełnić wymagania dotyczące przechowywania i obiegu dokumentacji, co jest szczególnie istotne w kontekście audytów i kontroli. Spis spraw stanowi więc kluczowy element w zapewnieniu transparentności i odpowiedzialności w zarządzaniu dokumentami.

Pytanie 35

Jakie jest przeznaczenie formularza "Spis spraw"?

A. Do prowadzenia ewidencji teczek aktowych

B. Do ewidencji spraw w archiwum firmowym.

C. Do notowania dokumentów wpływających do biura.

D. Do rejestrowania spraw, w ramach kategorii z wykazu akt, w roku kalendarzowym w konkretnej jednostce merytorycznej.

Formularz 'Spis spraw' jest kluczowym narzędziem do rejestracji spraw w obrębie klasyfikacji akt w danej komórce merytorycznej w danym roku kalendarzowym. Jego głównym celem jest systematyczne gromadzenie i ewidencjonowanie wszystkich spraw prowadzących do zorganizowania i ułatwienia dostępu do dokumentacji. Umożliwia to szybsze odnajdywanie informacji oraz zachowanie porządku w dokumentacji. Przykładem zastosowania tego formularza może być jego wykorzystanie w instytucjach publicznych, gdzie każda komórka merytoryczna, np. dział kadr, rejestruje swoje sprawy w 'Spisie spraw', co pozwala na łatwe monitorowanie postępu w realizacji zadań. Dobrą praktyką jest również regularne aktualizowanie tego formularza oraz archiwizowanie go zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, co nie tylko wspiera przejrzystość działań, ale również ułatwia audyty wewnętrzne i zewnętrzne. W kontekście zarządzania dokumentacją, 'Spis spraw' wpisuje się w standardy dotyczące organizacji i obiegu dokumentów, co jest niezbędne dla zapewnienia efektywności i zgodności z przepisami prawa.

Pytanie 36

Zgodnie z regulacją Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dotyczącą instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz zasad organizacji i funkcjonowania archiwów zakładowych, sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego powinno być przygotowane do dnia

A. 30 września roku następującego po roku sprawozdawczym

B. 30 czerwca roku następującego po roku sprawozdawczym

C. 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym

D. 31 stycznia roku następującego po roku sprawozdawczym

Poprawna odpowiedź na pytanie dotyczące terminu sporządzania sprawozdania rocznego z działalności archiwum zakładowego to 31 marca następnego roku po roku sprawozdawczym. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r., instytucje odpowiedzialne za prowadzenie archiwów zakładowych mają obowiązek przygotować sprawozdanie, które powinno zawierać podsumowanie działalności archiwum w danym roku. Termin ten został ustalony w celu zapewnienia odpowiedniego czasu na zebranie danych, ich analizę oraz przygotowanie dokumentacji, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania informacjami. Sprawozdanie powinno być starannie przygotowane, aby odzwierciedlało nie tylko ilość zgromadzonych akt, ale także osiągnięcia archiwum, w tym organizację wydarzeń edukacyjnych, współpracę z innymi instytucjami oraz realizację projektów archiwalnych. W praktyce, termin do końca marca daje możliwość instytucjom na zakończenie wszystkich działań związanych z rokiem sprawozdawczym, co jest zgodne z dobrą praktyką zarządzania archiwami. Taki termin pozwala również na dokładne zbadanie wpływu działań archiwum na dostępność informacji publicznych.

Pytanie 37

Jakie składniki powinny się znaleźć w znaku akt?

A. Oznaczenie komórki organizacyjnej oraz numer dokumentu z dziennika kancelaryjnego

B. Znak klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz dwie ostatnie cyfry roku, w którym utworzono teczkę

C. Oznaczenie komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym sprawa została wpisana w rejestrze spraw

D. Oznaczenie komórki organizacyjnej i znak klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt

Symbol komórki organizacyjnej oraz symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt są kluczowymi składnikami znaku akt w kontekście organizacji dokumentacji w jednostkach administracyjnych. Symbol komórki organizacyjnej identyfikuje jednostkę odpowiedzialną za dany proces czy sprawę, co pozwala na łatwiejsze zarządzanie i lokalizowanie dokumentów. Z kolei symbol klasyfikacyjny jest elementem, który wskazuje na rodzaj sprawy lub dokumentu i umożliwia jego kategoryzację zgodnie z obowiązującymi normami. Dobre praktyki w zakresie archiwizacji danych i zarządzania dokumentacją opierają się na precyzyjnym klasyfikowaniu akt, co pozwala na ich szybsze odnalezienie, a także na zapewnienie zgodności z regulacjami prawnymi. Właściwe oznaczenie akt wspiera również transparentność procesów administracyjnych, co jest niezwykle istotne w kontekście audytów i kontroli. Przykładem zastosowania może być wprowadzenie elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją, które wykorzystują te symbole do automatyzacji procesów klasyfikacji i archiwizacji.

Pytanie 38

Weryfikacja stanu ilościowego zasobu aktowego, polegająca na jego fizycznym porównaniu z odpowiednimi dokumentami ewidencyjnymi, określana jest mianem

A. indeksowaniem

B. inwentaryzacji

C. skontrum

D. kolacjonowaniem

Skontrum to proces, który polega na fizycznym porównaniu stanu liczbowego zasobu aktowego z danymi zawartymi w ewidencji. Jest to kluczowy element zarządzania zasobami, mający na celu zapewnienie zgodności między rzeczywistym stanem a dokumentacją. Skontrum przeprowadza się zazwyczaj w formie szczegółowych kontroli, które pozwalają na weryfikację ilości i jakości zasobów, co jest zgodne z zasadami rachunkowości oraz normami audytorskimi. Przykładowo, w instytucjach publicznych, takich jak archiwa czy biblioteki, przeprowadzenie skontrum jest niezbędne do ustalenia, czy zasoby są prawidłowo wykazywane w ewidencji majątkowej. W kontekście zarządzania ryzykiem, skontrum pozwala na identyfikację ewentualnych nieprawidłowości, co może zapobiec stratom finansowym oraz zwiększyć efektywność operacyjną. Efektywne przeprowadzanie skontrum wymaga staranności oraz przestrzegania ustalonych procedur, co w dłuższym czasie wpływa na poprawę jakości zarządzania majątkiem.

Pytanie 39

Który dokument określa zasady obiegu dokumentów w jednostce organizacyjnej?

A. Kodeks etyczny

B. Regulamin pracy

C. Polityka bezpieczeństwa

D. Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna to kluczowy dokument w każdej jednostce organizacyjnej, który precyzyjnie opisuje zasady postępowania z dokumentacją. To coś jak przewodnik po tym, jak powinny być obsługiwane wszystkie dokumenty - od momentu ich stworzenia, przez różne etapy obiegu, aż po archiwizację lub zniszczenie. Dzięki instrukcji kancelaryjnej pracownicy dokładnie wiedzą, jak postępować z dokumentami, co minimalizuje ryzyko popełniania błędów oraz zwiększa efektywność pracy biurowej. Ważne jest, aby instrukcja była regularnie aktualizowana, aby odpowiadała aktualnym potrzebom jednostki oraz zmieniającym się przepisom prawa. Moim zdaniem, posiadanie dobrze opracowanej instrukcji kancelaryjnej jest fundamentem skutecznego zarządzania dokumentacją, co w dłuższej perspektywie przekłada się na lepszą organizację pracy całej jednostki. W praktyce, dobrze zorganizowany obieg dokumentów ułatwia odnajdywanie potrzebnych informacji, co może być kluczowe w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji.

Pytanie 40

Kto przygotowuje protokół wycofania dokumentów z zakładowego archiwum?

A. kierownik jednostki zajmującej się wycofywaniem akt

B. pracownik odpowiedniego archiwum państwowego

C. dyrektor, któremu podlega zakładowe archiwum

D. kierownik archiwum zakładowego

Wybór kierownika komórki wycofującej akta jako osoby odpowiedzialnej za protokół wycofania dokumentów nie jest poprawny, ponieważ ta rola nie obejmuje zarządzania całym archiwum. Kierownik komórki wycofującej akta może być odpowiedzialny za wykonanie konkretnych działań w zakresie wycofania dokumentów, jednak to kierownik archiwum zakładowego posiada odpowiednie kompetencje do tworzenia protokołów zgodnych z przepisami prawa. W przypadku odpowiedzi sugerującej dyrektora, należy zwrócić uwagę, że dyrektor może mieć nadzór nad działaniami archiwum, jednak to nie on bezpośrednio zajmuje się operacyjnymi aspektami zarządzania dokumentami. Natomiast pracownik właściwego archiwum państwowego również nie jest właściwą odpowiedzią, ponieważ jego rola koncentruje się na archiwizacji dokumentów publicznych, a nie na wycofywaniu ich z archiwów zakładowych. Kluczowe w tym kontekście jest zrozumienie, że proces wycofania dokumentów wymaga specjalistycznej wiedzy oraz zgodności z wewnętrznymi regulacjami i przepisami prawa, co czyni kierownika archiwum zakładowego najbardziej odpowiednią osobą do tej odpowiedzialności. Powszechnym błędem jest zakładanie, że osoby na wyższych stanowiskach są zawsze odpowiedzialne za konkretne działania operacyjne, co prowadzi do nieporozumień w organizacji procesów zarządzania dokumentacją.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej