Wyniki egzaminu

Nowy egzamin
Informacje o egzaminie:
  • Zawód: Technik archiwista
  • Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
  • Data rozpoczęcia: 10 lipca 2025 19:13
  • Data zakończenia: 10 lipca 2025 19:25

Egzamin niezdany

Wynik: 12/40 punktów (30,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Udostępnij swój wynik
Facebook
X.com
LinkedIn
Szczegółowe wyniki:
Pytanie 1

Inwentarz grupy (zbioru), który obejmuje zarówno archiwalne materiały zachowane, niezależnie od miejsca ich przechowywania, jak i materiały, które zostały zgubione lub zniszczone, to inwentarz

A. historyczny
B. rozstawniczy
C. rzeczywisty
D. idealny
Odpowiedzi takie jak realny, historyczny czy rozstawniczy są nieprawidłowe, ponieważ każda z nich odnosi się do innego aspektu zarządzania materiałami archiwalnymi. Termin 'realny' sugeruje istnienie fizycznych obiektów lub dokumentów, które są aktualnie w posiadaniu archiwum. Obejmuje on jedynie te materiały, które przetrwały, ignorując te, które mogły ulec zniszczeniu lub zaginięciu. Tego rodzaju podejście jest ograniczone i nie dostarcza pełnego obrazu zasobów, co w archiwistyce jest kluczowe. Odpowiedź 'historyczny' również nie jest właściwa, gdyż odnosi się do analizy przeszłości i kontekstu materiałów, nie uwzględniając aspektu ich dostępności. Ponadto, termin 'rozstawniczy' wiąże się z klasyfikacją lub układaniem materiałów, a nie z ich inwentarzem w sensie idealnym. Z tych powodów, myślenie o inwentarzu jako o zbiorze jedynie aktualnych i fizycznych materiałów prowadzi do zafałszowanego obrazu zarządzania archiwami. Zrozumienie różnicy pomiędzy tymi pojęciami jest kluczowe dla prawidłowego prowadzenia inwentarzy w instytucjach archiwalnych, co w kontekście dobrych praktyk oznacza dążenie do jak najpełniejszego ujęcia wszystkich zasobów.
Pytanie 2

Które z wymienionych archiwów jest archiwum, które zostało wyodrębnione?

A. Archiwum Główne Akt Dawnych
B. Archiwum Ministerstwa Spraw Zagranicznych
C. Archiwum Akt Nowych
D. Archiwum Państwowe m.st. Warszawy
Pozostałe wskazane instytucje, takie jak Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych oraz Archiwum Państwowe m.st. Warszawy, pełnią ważne funkcje w systemie archiwalnym Polski, jednak nie są uznawane za archiwa wyodrębnione. Archiwum Główne Akt Dawnych to instytucja, która odpowiada głównie za przechowywanie zbiorów dokumentów z okresu przedrozbiorowego oraz archiwaliów związanych z historią administracyjną i społeczną. Jego rola koncentruje się na ochronie i udostępnianiu cennych materiałów historycznych, ale nie obejmuje specyficznych zadań związanych z polityką zagraniczną. Archiwum Akt Nowych zajmuje się z kolei dokumentacją pochodzącą z okresu PRL oraz najnowszych lat, ale również nie jest wyodrębnioną jednostką w kontekście archiwów rządowych. Archiwum Państwowe m.st. Warszawy obejmuje zbiorcze materiały lokalne, co również nie kwalifikuje go jako archiwum wyodrębnione. Typowym błędem myślowym jest utożsamianie wszystkich archiwów z ich rolą w przechowywaniu dokumentów, co prowadzi do pominięcia specyfiki funkcji, jakie pełnią różne jednostki w systemie archiwalnym. Właściwe zrozumienie struktury archiwów i ich ról jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentami oraz ich wykorzystania w badaniach naukowych.
Pytanie 3

Jak definiuje się ocenę wartości dokumentacji opracowanej przez zespół archiwalny oraz ustalanie jej archiwalnych kwalifikacji?

A. Systematyzacją akt
B. Segregacją dokumentacji
C. Ekspertyzą archiwalną
D. Wartościowaniem dokumentacji
Systematyzacja akt, segregacja dokumentacji i wartościowanie dokumentacji to różne procesy, które, mimo że są istotne w kontekście archiwizacji, nie oddają pełni funkcji ekspertyzy archiwalnej. Systematyzacja akt polega na organizowaniu dokumentów w logiczny sposób, co ułatwia ich późniejsze przeszukiwanie i wykorzystanie. Jednak sama systematyzacja nie zapewnia oceny wartości dokumentów, co jest kluczowe w kontekście ich archiwizacji. Podobnie segregacja dokumentacji odnosi się do procesu oddzielania różnych typów dokumentów, co również nie obejmuje analizy ich znaczenia i wartości archiwalnej. Również wartościowanie dokumentacji, choć zbliżone do ekspertyzy, nie zawsze obejmuje analizy kontekstowe i może koncentrować się jedynie na ocenach ilościowych. W praktyce, wiele osób mylnie utożsamia te procesy, nie dostrzegając, że ekspertyza archiwalna wymaga kompleksowej analizy i uzasadnienia wartości dokumentów, biorąc pod uwagę ich kontekst historyczny, prawny oraz potencjalne zastosowania w przyszłości. Niezrozumienie różnic pomiędzy tymi pojęciami może prowadzić do niewłaściwej selekcji i archiwizacji dokumentów, co ma istotne znaczenie w kontekście tworzenia trwałych zasobów archiwalnych.
Pytanie 4

Dokumenty związane z procedurą usuwania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane

A. w kancelarii
B. w archiwum zakładowym
C. w komórce organizacyjnej
D. w sekretariacie
Dokumenty z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane w archiwum zakładowym, co jest zgodne z zasadami gospodarowania dokumentacją zawartymi w przepisach prawa oraz dobrymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją. Archiwum zakładowe pełni kluczową rolę w przechowywaniu dokumentów, które utraciły swoje znaczenie operacyjne, ale mogą mieć wartość prawną lub historyczną. W praktyce oznacza to, że dokumenty, które zostały uznane za niearchiwalne, muszą być odpowiednio zidentyfikowane, a ich brakowanie powinno być udokumentowane w formie protokołu. Wiele organizacji wdraża systemy zarządzania dokumentacją, które wspierają proces brakowania, co zapewnia zgodność z wewnętrznymi regulacjami oraz przepisami prawa. Archiwum zakładowe powinno być tak zorganizowane, aby umożliwić łatwy dostęp do dokumentów w przypadku konieczności ich odtworzenia lub weryfikacji.
Pytanie 5

Kto jest uprawniony do wydawania zgody generalnej na brakowanie dokumentacji, która nie jest archiwalna, w zakładowym archiwum?

A. Minister Kultury oraz Dziedzictwa Narodowego
B. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
C. Dyrektor odpowiedniego terytorialnie archiwum państwowego
D. Dyrektor Archiwum Akt Nowych
Rozważając inne odpowiedzi, ważne jest zrozumienie, że każda z nich odnosi się do różnych poziomów zarządzania archiwami w Polsce, ale nie ma kompetencji do wydawania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Dyrektor właściwego terytorialnie archiwum państwowego zajmuje się kwestiami związanymi z dokumentacją archiwalną na poziomie lokalnym, ale nie ma uprawnień do decydowania o brakowaniu materiałów w skali krajowej, co leży w gestii Naczelnego Dyrektora. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, mimo iż jest odpowiedzialny za politykę kulturalną i dziedzictwo narodowe, nie zajmuje się codziennymi operacjami archiwów w kontekście brakowania dokumentów. Dyrektor Archiwum Akt Nowych również pełni kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją, jednak jego kompetencje nie obejmują wydawania zgód na brakowanie w archiwach zakładowych. Zrozumienie hierarchii oraz kompetencji w systemie archiwalnym jest kluczowe, a typowe błędy myślowe obejmują mylenie funkcji tych instytucji i ich zakresu odpowiedzialności. Właściwe zarządzanie dokumentacją oraz uzyskiwanie zgód na brakowanie są fundamentalnymi elementami zachowania porządku i zgodności z przepisami prawa, co ma zasadnicze znaczenie dla każdej organizacji.
Pytanie 6

Który z poniższych rozdziałów nie powinien być zawarty w instrukcji kancelaryjnej?

A. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
B. Rejestracja spraw oraz sposób ich dokumentacji
C. Przyjmowanie, otwieranie i kontrolowanie przesyłek
D. Przechowywanie dokumentacji w jednostkach organizacyjnych
Wszystkie wymienione w pytaniu rozdziały dotyczą ważnych aspektów funkcjonowania kancelarii, a każda z tych kwestii ma na celu ułatwienie zarządzania dokumentacją w instytucji. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek to kluczowy etap w obiegu dokumentów, który zapewnia, że wszystkie przychodzące materiały są odpowiednio zarejestrowane i przetwarzane. Brak precyzyjnych procedur w tym zakresie może prowadzić do pomyłek, opóźnień oraz utraty ważnych informacji. Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania jest również niezwykle istotny, ponieważ pozwala na systematyczne śledzenie postępu spraw oraz ułatwia dostęp do informacji w przyszłości. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych jest kolejnym istotnym elementem, który wpływa na efektywność funkcjonowania organizacji, gdyż dobrze zorganizowany system archiwizacji dokumentów pozwala na szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji. W kontekście tych kwestii, wskazanie na przekazywanie materiałów archiwalnych jako tematu nieodpowiedniego do instrukcji kancelaryjnej jest konsekwencją mylnego zrozumienia pojęcia obiegu dokumentów oraz jego związków z przepisami archiwalnymi, które są inne niż procedury kancelaryjne. Ustanowienie odrębnych procedur archiwalnych jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi regulacjami prawnymi, dlatego warto podkreślić, że obie kategorie procedur powinny współistnieć, uzupełniając się nawzajem.
Pytanie 7

Który dokument w organizacji określa zasady zarządzania dokumentacją, zaczynając od jej otrzymania aż do momentu uznania za część archiwum zakładowego?

A. Regulamin organizacyjny
B. Instrukcja kancelaryjna
C. Jednolity rzeczowy wykaz akt
D. Schemat organizacyjny
Wybór dokumentu, który nie jest instruktorem kancelaryjnym, prowadzi do nieporozumień dotyczących zarządzania dokumentacją. Jednolity rzeczowy wykaz akt, mimo że jest istotnym narzędziem w archiwizacji, nie reguluje obiegu dokumentów w jednostce, lecz jedynie klasyfikuje dokumenty zgodnie z określonymi kategoriami. Schemat organizacyjny, z drugiej strony, jest narzędziem przedstawiającym strukturę organizacyjną, które może obrazować, jak różne jednostki w organizacji są ze sobą powiązane, ale nie dostarcza informacji na temat procedur obiegu dokumentów. Regulamin organizacyjny również nie obejmuje szczegółowych regulacji dotyczących obiegu dokumentacji, skupiając się raczej na zasadach i przepisach dotyczących organizacji pracy. Typowym błędem myślowym przy wyborze nieprawidłowej odpowiedzi jest pomylenie dokumentów regulujących procedury i organizację z tymi, które określają zarządzanie dokumentacją. Kluczowe jest zrozumienie, że instrukcja kancelaryjna jest specjalistycznym dokumentem skoncentrowanym na praktykach zarządzania obiegiem informacji, co czyni ją niezbędną dla każdej jednostki organizacyjnej zajmującej się dokumentacją.
Pytanie 8

W obrębie teczki aktowej dokumenty należy uporządkować

A. na podstawie dat wpływu, począwszy od najstarszej do najnowszej daty
B. zgodnie z numerami w rejestrze korespondencji
C. alfabetycznie według spraw, a w ramach spraw chronologicznie
D. w następstwie spisu spraw zaczynając od numeru 1 na szczycie teczki, a wewnątrz spraw chronologicznie
Poprawna odpowiedź wskazuje na konieczność układania akt spraw w kolejności ich spisu, co jest kluczowe dla zachowania porządku i efektywności w obiegu dokumentów. Ułożenie akt w kolejności numeracji spraw pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji oraz umożliwia łatwe śledzenie postępów w danej sprawie. Przykładem praktycznego zastosowania tej metody jest organizacja dokumentacji w instytucjach publicznych, gdzie każdy akt sprawy oznaczony jest unikalnym numerem. Dobrą praktyką jest również umieszczanie dokumentów w obrębie danej sprawy w porządku chronologicznym, co ułatwia analizę przebiegu sprawy oraz dostęp do kluczowych dat. Taki system archiwizacji jest zgodny z zaleceniami norm ISO dotyczących zarządzania dokumentacją, które sugerują, aby procesy były efektywne i przejrzyste. Utrzymywanie porządku i logiki w archiwizacji dokumentów jest nie tylko wymogiem praktycznym, ale również standardem branżowym, który wspiera transparentność oraz odpowiedzialność w obsłudze spraw.
Pytanie 9

Usunięcie dokumentacji kategorii Bc następuje na podstawie zgody

A. dyrektora danej jednostki organizacyjnej
B. kierownika działu, który stworzył dokumentację
C. kierownika archiwum instytucjonalnego
D. dyrektora odpowiedniego archiwum państwowego
Odpowiedź, że brakowania dokumentacji kategorii Bc dokonuje się na podstawie zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, jest prawidłowa. Zgodnie z przepisami prawa, szczególnie Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, to archiwa państwowe pełnią kluczową rolę w zarządzaniu i nadzorze nad dokumentacją. Dyrektor właściwego archiwum państwowego ma kompetencje do zatwierdzania brakowania dokumentów, co zabezpiecza integralność i zgodność z przepisami prawa. Przykładem zastosowania tej procedury może być sytuacja, w której organizacja planuje usunięcie przestarzałych dokumentów, które nie są już potrzebne. W takim przypadku należy przedstawić odpowiednią dokumentację i uzyskać zgodę dyrektora archiwum, co zapewnia, że nie zostaną przypadkowo zniszczone dokumenty o znaczeniu historycznym lub prawnym. Taka praktyka jest zgodna z dobrymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją, które kładą duży nacisk na transparentność i odpowiedzialność.
Pytanie 10

Powyższy tekst stanowi fragment

§ 22.
1. Dokumentacja nadsyłana i składana w [należy wpisać skrót nazwy jednostki zdefiniowany na potrzeby instrukcji w § 1 ust. 1] oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta sprawy;
2) nietworzącą akt sprawy.
2. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
3. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
A. instrukcji archiwalnej.
B. jednolitego rzeczowego wykazu akt.
C. regulaminu obiegu dokumentacji księgowej.
D. instrukcji kancelaryjnej.
Wybierając inne opcje, można dostrzec istotne różnice między nimi a instrukcją kancelaryjną. Odpowiedź wskazująca na "instrukcję archiwalną" jest niepoprawna, ponieważ dotyczy przede wszystkim zasad archiwizacji dokumentów, a nie ich bieżącego obiegu czy rejestracji. Instrukcje archiwalne zazwyczaj koncentrują się na długofalowym przechowywaniu i klasyfikacji dokumentów, co różni się od procedur kancelaryjnych, które regulują codzienną pracę z dokumentami. Podobnie, "jednolity rzeczowy wykaz akt" odnosi się do systematyzacji dokumentacji w archiwach i jest narzędziem stosowanym do katalogowania akt, a nie do bieżącego zarządzania dokumentacją w jednostkach. Wybór "regulaminu obiegu dokumentacji księgowej" również nie jest zasadny, ponieważ ten regulamin skupia się na specyficznych zasadach obiegu dokumentów finansowych, co nie obejmuje pełnego zakresu działań związanych z dokumentacją kancelaryjną. Powszechnym błędem jest mylenie terminologii związanej z dokumentacją, co prowadzi do nieporozumień w kontekście ich funkcji oraz zastosowania. Aby poprawnie zrozumieć funkcjonowanie systemu dokumentacji w organizacji, kluczowe jest odróżnienie różnych typów instrukcji i ich specyficznych ról w obiegu informacji.
Pytanie 11

Co oznacza poszukiwanie danych w zbiorze archiwalnym?

A. Kwerenda.
B. Badanie.
C. Sprawa.
D. Interpelacja.
Lustracja, sprawa i interpelacja to terminy związane z różnymi procesami administracyjnymi i prawnymi, ale nie odnoszą się bezpośrednio do poszukiwania informacji w zasobach archiwalnych. Lustracja jest procesem, który ma na celu weryfikację przeszłości osób, które pełniły funkcje publiczne, w kontekście współpracy z organami bezpieczeństwa w okresie PRL. Może być mylona z poszukiwaniem informacji, jednak jej cel jest zupełnie inny - koncentruje się na ocenie wpływu przeszłości na aktualny stan osób publicznych, a nie na systematycznym poszukiwaniu danych archiwalnych. Sprawa odnosi się najczęściej do formalnych procedur prawnych, które mogą być prowadzone w kontekście różnych kwestii, takich jak postępowania sądowe, administracyjne czy cywilne. Interpelacja z kolei to forma zapytania skierowanego do rządu przez posłów, mająca na celu uzyskanie informacji na temat działań władzy wykonawczej. Wszystkie te pojęcia wskazują na działania formalne, które mają swoje specyficzne ramy prawne, ale nie dotyczą metodologii poszukiwania informacji w archiwach. Typowym błędem myślowym mogącym prowadzić do takich niepoprawnych odpowiedzi jest utożsamianie różnych metod poszukiwania informacji z procesami administracyjnymi, co prowadzi do mylnego postrzegania ich celów i zastosowań.
Pytanie 12

Zadaniem archiwisty zakładowego w likwidowanej jednostce organizacyjnej jest informowanie syndyka

A. o stanie uporządkowania i zewidencjonowania zebranego materiału
B. o liczbie wypożyczonych dokumentów
C. o braku aktualnych przepisów dotyczących kancelarii i archiwizacji
D. o dokumentacji niearchiwalnej, która podlega wybrakowaniu
Odpowiedź dotycząca stanu uporządkowania i zewidencjonowania zgromadzonej dokumentacji jest prawidłowa, ponieważ archiwista zakładowy likwidowanej jednostki organizacyjnej ma obowiązek dostarczyć syndykowi aktualne informacje na temat stanu dokumentacji. Przygotowanie dokładnego opisu uporządkowania i zewidencjonowania dokumentacji jest kluczowe w kontekście zarządzania zasobami archiwalnymi, szczególnie w sytuacji likwidacji. To pozwala syndykowi na podjęcie świadomych decyzji dotyczących dalszego postępowania z dokumentami, co może obejmować ich przechowywanie, zniszczenie lub archiwizację. Przykładem praktycznym może być sytuacja, gdy jednostka organizacyjna posiada różnorodne dokumenty, w tym umowy, protokoły czy raporty, które muszą być skatalogowane i uporządkowane przed likwidacją. Standardy archiwizacji, takie jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentami, podkreślają znaczenie systematyzacji i ewidencjonowania dokumentacji, co zapewnia przejrzystość i dostępność informacji w procesie likwidacji.
Pytanie 13

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. dotyczącym klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej, opakowania ochronne dla materiałów archiwalnych, które są przekazywane do archiwum państwowego, powinny być wykonane z materiałów solidnych, niekwasowych o wskaźniku pH

A. od 10,5 do 11
B. od 7,5 do 10
C. od 3,5 do 5
D. od 5 do 6,5
Odpowiedź "od 7,5 do 10" jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, opakowania ochronne dla materiałów archiwalnych muszą być wykonane z materiałów, które mają pH w granicach od 7,5 do 10. Takie pH zapewnia, że materiały nie będą ulegały degradacji ani nie będą wpływały negatywnie na przechowywaną dokumentację. W praktyce oznacza to, że opakowania powinny być wykonane z papieru lub tektury alkalicznej, które są neutralne lub lekko zasadowe. Tego typu materiały są preferowane w archiwizacji, ponieważ minimalizują ryzyko powstawania kwasów, które mogą prowadzić do uszkodzenia dokumentów. Przykładowo, archiwa często stosują specjalistyczne tektury i koszulki ochronne z certyfikatem pH, co zapewnia długotrwałą ochronę dokumentów, a także zgodność z międzynarodowymi standardami archiwizacji, takimi jak ISO 9706, które określają wymagania dotyczące papieru dla dokumentów, które mają być przechowywane przez długi czas. Zastosowanie odpowiednich materiałów ma kluczowe znaczenie dla zachowania integralności dokumentacji archiwalnej.
Pytanie 14

Ilość członków komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie skontrum powinna wynosić co najmniej

A. pięciu członków
B. trzech członków
C. dwóch członków
D. czterech członków
Odpowiedzi, które sugerują, że komisja do przeprowadzenia skontrum powinna składać się z trzech, czterech lub pięciu członków, bazują na błędnych założeniach dotyczących liczebności zespołów kontrolnych. W praktyce, większa liczba członków komisji może prowadzić do komplikacji organizacyjnych, takich jak trudności w osiągnięciu konsensusu czy wydłużenie czasu potrzebnego na podjęcie decyzji. Ustanawianie większej liczby członków nie jest konieczne, a wręcz może przynieść więcej problemów niż korzyści. W przemyśle audytorskim i kontrolnym, kluczowym jest efektywne wykorzystanie zasobów, a to wymaga zrozumienia, że mały, zróżnicowany zespół może często być bardziej skuteczny. Ponadto, wymóg powołania większej liczby członków może wynikać z nieporozumienia co do celów i metod przeprowadzania skontrum. Często pojawia się również mylne przekonanie, że większa liczba członków zwiększa obiektywność kontroli, podczas gdy w rzeczywistości może to prowadzić do nieefektywności i chaosu. Kluczowe jest, aby zrozumieć, że dobra praktyka polega na właściwym zbalansowaniu liczby członków w komisji, co z kolei przyczynia się do lepszej koordynacji działań i tym samym efektywności przeprowadzanych kontroli.
Pytanie 15

Dokument, który został zatwierdzony przez kierownika danej komórki organizacyjnej, a następnie przez dyrektora instytucji, jest kierowany do

A. tajnej kancelarii
B. sekretariatu
C. archiwum zakładowego
D. magazynu
Odpowiedzi, które sugerują archiwum zakładowe, magazyn lub tajną kancelarię, opierają się na błędnych założeniach dotyczących obiegu dokumentów i ich klasyfikacji. Archiwum zakładowe jest miejscem, gdzie przechowuje się dokumenty, które nie są już aktywnie wykorzystywane, a ich przechowywanie jest ściśle regulowane przepisami prawa oraz wewnętrznymi procedurami organizacyjnymi. Przekazywanie dokumentów bezpośrednio do archiwum bez wcześniejszej obróbki i dystrybucji mija się z celem, ponieważ dokumenty muszą najpierw być zarejestrowane i rozdzielone. Magazyn z kolei jest miejscem, które służy do przechowywania materiałów fizycznych lub towarów, a nie dokumentacji. Przekazanie pism do magazynu oznaczałoby ich fizyczne umieszczenie w miejscu, które nie jest przystosowane do zarządzania dokumentami, co prowadziłoby do chaosu w obiegu informacji. Tajna kancelaria zajmuje się dokumentami o szczególnym znaczeniu, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń i nie są przeznaczone do powszechnego obiegu. Stąd pomyłka w wyborze tej odpowiedzi może wynikać z braku zrozumienia roli poszczególnych jednostek w obiegu dokumentów. Właściwe zarządzanie dokumentacją wymaga znajomości standardów i procedur, które jasno określają, jak i gdzie powinny być przekazywane pisma po ich akceptacji.
Pytanie 16

Jaką kategorię archiwalną, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, przydzieli się listom obecności pracowników w haśle "Dowody obecności w pracy"?

A. B6
B. B3
C. B10
D. B5
Wybór odpowiedzi B6, B5, czy B10 może wynikać z nieporozumień dotyczących klasyfikacji dokumentów w kontekście archiwizacji. Kategoria B6 zazwyczaj obejmuje dokumenty o innym charakterze, które nie są bezpośrednio związane z obecnością pracowników w pracy. Z kolei B5 dotyczy dokumentów, które mają inny cel, często związany z działalnością administracyjną, a nie ewidencją obecności. Kategoria B10 może odnosić się do dokumentów, które są przechowywane przez dłuższy czas, ale nie dotyczą one bezpośrednio potwierdzania obecności w pracy. Często popełnianym błędem jest mylenie różnych kategorii archiwalnych oraz brak zrozumienia ich specyfiki. Prawidłowa klasyfikacja dokumentów jest kluczowa dla efektywnego zarządzania archiwum. W kontekście dowodów obecności, ważne jest, aby wiedzieć, które dokumenty służą konkretnym celom, aby uniknąć chaosu w archiwizacji. Zrozumienie przepisów oraz ich odpowiednie stosowanie pozwala na zapewnienie, że dokumentacja będzie zgodna z wymogami prawnymi oraz wewnętrznymi procedurami organizacji. Niewłaściwy wybór kategorii może prowadzić do problemów z audytem oraz trudności w dostępie do kluczowych informacji, co może negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Pytanie 17

Akta osobowe pracowników, którzy zostali zwolnieni, są porządkowane na regale magazynowym według

A. nazwa jednostki organizacyjnej, która przekazała dokumenty
B. roku zakończenia umowy o pracę
C. kolejności sygnatur archiwalnych
D. roku rozpoczęcia umowy o pracę
Rozpatrując inne dostępne odpowiedzi, można zauważyć, że układanie akt osobowych według daty rocznej zakończenia lub rozpoczęcia stosunku pracy nie jest zalecane w praktykach archiwizacyjnych. Chociaż może się wydawać, że takie podejście sprzyja porządkowi, w rzeczywistości opiera się na niewłaściwej logice. Daty te są zmienne i w przypadku pracowników, którzy mieli różne okresy zatrudnienia, ich uporządkowanie według daty mogłoby prowadzić do chaosu i trudności w lokalizacji dokumentów. Kolejność sygnatury archiwalnej jest znacznie bardziej stabilnym i praktycznym podejściem. Również, klasyfikowanie akt na podstawie nazwy komórki organizacyjnej, która przekazała akta, może być mylące. W miarę jak organizacje się zmieniają, a struktura organizacyjna ewoluuje, takie podejście może prowadzić do problemów z identyfikacją i lokalizowaniem dokumentów, które są kluczowe z punktu widzenia zarządzania dokumentacją. Umożliwia to również łatwe i szybkie przeprowadzanie audytów oraz dostęp do informacji w przypadkach prawnych. Ostatecznie, aby skutecznie zarządzać dokumentacją kadrową, należy stosować zharmonizowane i ustalone standardy, które zapewnią spójność, przejrzystość oraz efektywność w procesie archiwizacji.
Pytanie 18

Jakie powinny być odpowiednie wartości wilgotności w pomieszczeniach, w których przechowuje się fotografie, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku?

A. 51 ÷ 60 %
B. 20 ÷ 50 %
C. 3 ÷ 10 %
D. 11 ÷ 19 %
Zbyt niska lub zbyt wysoka wilgotność w pomieszczeniach przechowujących fotografie może prowadzić do poważnych uszkodzeń materiałów. Odpowiedzi wskazujące na zakresy wilgotności poniżej 20% lub powyżej 50% są błędne, ponieważ mogą wywołać negatywne efekty. Przy wilgotności poniżej 20% następuje wysuszenie materiałów, co może prowadzić do ich kruszenia oraz utraty elastyczności, co jest szczególnie niekorzystne w przypadku zdjęć wydrukowanych na papierze. Z kolei nadmierna wilgotność, jak w przedziale 51-60%, sprzyja rozwojowi pleśni i grzybów, które są niezwykle niebezpieczne dla fotografii, mogą bowiem nieodwracalnie uszkodzić zdjęcia oraz przyczynić się do ich degradacji. W praktyce, wiele instytucji i osób prywatnych nie zdaje sobie sprawy z wpływu wilgotności na długofalowe przechowywanie zdjęć, co prowadzi do nieprawidłowego ich zabezpieczania. Powszechne jest także mylenie wilgotności względnej z innymi parametrami klimatycznymi, co może wpływać na ogólną jakość przechowywanych materiałów. Kluczowe jest, aby osoby odpowiedzialne za przechowywanie fotografii były świadome tych norm oraz stosowały odpowiednie technologie monitorujące, aby zapewnić odpowiednie warunki dla zachowania ich kolekcji.
Pytanie 19

W którym roku, zgodnie z zamieszczonym fragmentem instrukcji kancelaryjnej, teczka aktowa kat. B5, zawierająca dokumentację spraw zakończonych w 2012 roku powinna zostać przekazana do archiwum zakładowego?

Fragment instrukcji kancelaryjnej
§ 39.
1.Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego dokumentację pełnymi rocznikami i kompletną, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy.
2.Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, ale wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego, tj. po dokonaniu formalności przekazania (uporządkowaniu dokumentacji, sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych, wypełnieniu kart udostępniania akt).
3.Archiwista ustala – w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych – corocznie terminarz przygotowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.
A. W 2013 roku.
B. W 2014 roku.
C. W 2015 roku.
D. W 2012 roku.
Odpowiedź "W 2015 roku" jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z obowiązującymi normami dotyczącymi archiwizacji dokumentów, teczki aktowe kategorii B5, które zawierają dokumentację spraw zakończonych, muszą być przekazywane do archiwum zakładowego po upływie trzech lat od zakończenia sprawy. W przypadku dokumentacji z 2012 roku termin ten upływa z końcem 2015 roku. Ważne jest, aby stosować się do tych wytycznych, aby zapewnić właściwe zarządzanie dokumentacją i przestrzegać przepisów prawa dotyczących archiwizacji. Praktyka ta nie tylko wspiera organizację w utrzymaniu porządku w dokumentach, ale również pozwala na szybki dostęp do informacji w przypadku ewentualnych kontroli czy audytów. Stosując się do tych standardów, organizacje mogą również zminimalizować ryzyko utraty ważnych danych i poprawić efektywność procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją.
Pytanie 20

Jakie jest oznaczenie formularza, który dokumentuje materiały zapisane na nośnikach elektronicznych i przekazywane do zakładowego archiwum?

A. Wykaz nośników
B. Spis zdawczo-odbiorczy
C. Wykaz akt
D. Paczka archiwalna
Wykaz nośników, wykaz akt i paczka archiwalna to dokumenty, które nie pełnią takiej samej roli ewidencyjnej jak spis zdawczo-odbiorczy. Wykaz nośników to bardziej narzędzie do identyfikacji nośników, ale nie ma tam szczegółów dotyczących samego przekazania tych danych. Może być przydatny do inwentaryzacji, ale nie potwierdza samego przekazania. Wykaz akt natomiast służy do klasyfikacji i opisu akt, więc też nie pasuje do potwierdzania przekazania nośników. To ważne aspekty zarządzania dokumentacją, ale nie dotyczą bezpośrednio procesu archiwizacji nośników elektronicznych. Paczka archiwalna to z kolei termin używany do opisu zbioru dokumentów przynoszonych do archiwum, ale też brakuje tam formalnego potwierdzenia, że akurat ten zestaw nośników został złożony w archiwum. Więc utożsamianie tych terminów z procesem ewidencji może prowadzić do różnych nieporozumień. Żeby dobrze zarządzać informacjami, trzeba używać odpowiednich narzędzi i dokumentów, żeby zapewnić ich bezpieczeństwo i integralność.
Pytanie 21

Jaką klasę, według rzeczowego wykazu akt, mają podstawy prawne własnej instytucji tworzącej krajowy zasób archiwalny?

A. B50
B. B25
C. BE50
D. A
Odpowiedź A jest poprawna, ponieważ odnosi się do klasyfikacji akt zgodnych z przepisami prawa, które regulują kwestie dotyczące archiwizacji i zarządzania zasobami archiwalnymi. Własna jednostka wytwarzająca narodowy zasób archiwalny musi przestrzegać określonych standardów dotyczących gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów. Przykładem mogą być wewnętrzne regulacje jednostek organizacyjnych, które powinny być zgodne z ustawą o archiwach, przyjętymi normami ISO dotyczących systemów zarządzania jakością oraz wytycznymi archiwalnymi. Dobra praktyka wskazuje, że jednostki powinny na bieżąco aktualizować swoje procedury oraz dokumentację, aby zapewnić zgodność ze zmieniającymi się przepisami prawa oraz technologiami archiwizacyjnymi. Właściwe zrozumienie kategorii akt jest kluczowe dla efektywnego zarządzania archiwami oraz dla zapewnienia dostępności i integralności zasobów archiwalnych.
Pytanie 22

Co zawiera zestawienie spisu zdawczo-odbiorczego?

A. miejsce przechowywania dokumentów w archiwum.
B. dzień sporządzenia spisu.
C. dane dotyczące kategorii akt.
D. ilość metrów bieżących dokumentacji.
Lokalizacja dokumentów w magazynie archiwalnym, informacja o kategorii akt czy liczba metrów bieżących dokumentacji, mimo iż są to ważne elementy zarządzania archiwami, nie są kluczowymi składnikami podsumowania spisu zdawczo-odbiorczego. Zrozumienie tego zagadnienia wymaga uwzględnienia celów i funkcji spisu. Spis zdawczo-odbiorczy ma na celu nie tylko dokumentowanie stanu zgromadzonych akt, ale również zapewnienie prawidłowego obiegu informacji w instytucji. Wiele osób myśli, że lokalizacja dokumentów jest wystarczająca do ich skutecznego zarządzania, jednak w rzeczywistości sama lokalizacja nie wystarcza. Dokumenty muszą być również odpowiednio datowane, by zapewnić historię ich obiegu oraz chronologię. Często błędnie zakłada się, że kategorie akt są mniej istotne, co prowadzi do chaosu w archiwizacji i problemów przy późniejszym przeszukiwaniu. Liczba metrów bieżących dokumentacji, choć istotna dla zarządzania przestrzenią archiwalną, nie ma bezpośredniego związku z procesem tworzenia spisu, co może prowadzić do mylnych wniosków o jego znaczeniu. Właściwe zrozumienie roli daty w spisie jest kluczowe dla organizacji dokumentów i ich późniejszego użycia.
Pytanie 23

Jednym z podstawowych zadań archiwisty w zakładowym archiwum jest:

A. codzienne liczenie dokumentów w archiwum
B. ocena wartości archiwalnej dokumentacji
C. wydrukowanie wszystkich dokumentów elektronicznych
D. organizowanie spotkań zespołu archiwalnego co miesiąc
Wydrukowanie wszystkich dokumentów elektronicznych jest niepraktyczne i nieekologiczne. W dobie cyfryzacji, archiwa dążą do minimalizacji papierowych dokumentów, co jest zgodne z trendem przechodzenia na dokumentację elektroniczną. Wydrukowanie wszystkich dokumentów nie tylko generuje niepotrzebne koszty, ale także zwiększa ryzyko błędów i trudności w zarządzaniu dokumentami. Codzienne liczenie dokumentów w archiwum jest również niepraktycznym podejściem. Nie wnosi ono wartości do procesu archiwizacji i zarządzania dokumentacją. Archiwum powinno być zorganizowane w sposób, który umożliwia szybkie i łatwe odnalezienie dokumentów bez potrzeby ich ciągłego przeliczania. Ponadto, taka praktyka mogłaby prowadzić do strat czasu i zasobów, które mogłyby być lepiej wykorzystane na bardziej konstruktywne zadania. Organizowanie spotkań zespołu archiwalnego co miesiąc nie jest konieczne dla efektywnego funkcjonowania archiwum. Oczywiście, regularne spotkania mogą być pomocne dla koordynacji działań i wymiany informacji, ale ich częstotliwość powinna być dostosowana do rzeczywistych potrzeb organizacji. Zbyt częste spotkania mogą prowadzić do marnowania czasu na dyskusje, które nie przynoszą bezpośrednich korzyści. W przypadku archiwum, kluczowe jest skoncentrowanie się na efektywnej organizacji pracy i realizacji zadań związanych z przechowywaniem i oceną dokumentacji.
Pytanie 24

Po uzyskaniu zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, archiwista zakładowy jest zobowiązany do wyselekcjonowania akt

A. zniszczyć w niszczarkach biurowych
B. spalić w lokalnej kotłowni
C. wyrzucić na wysypisko odpadów
D. umieścić na osobnym regale
Wybór odpowiedzi związanych z wyrzuceniem dokumentów na wysypisko, spaleniem w kotłowni czy umieszczeniem na oddzielnym regale ujawnia szereg nieprawidłowych praktyk w obszarze zarządzania dokumentacją. Wyrzucenie dokumentów na wysypisko jest skrajnie nieodpowiedzialne, ponieważ nie zapewnia ochrony danych osobowych oraz informacji poufnych, co może prowadzić do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO. Spalenie dokumentów w lokalnej kotłowni również jest niezalecane, ponieważ nie kontroluje się procesu, co może prowadzić do emisji szkodliwych substancji oraz braku dowodów na zniszczenie dokumentów. Umieszczenie dokumentów na oddzielnym regale nie tylko nie odpowiada na potrzebę ich zniszczenia, ale wręcz stwarza możliwość nieuprawnionego dostępu do danych, co jest szczególnie niebezpieczne w kontekście ochrony informacji wrażliwych. W każdym z tych przypadków brak zrozumienia zasad ochrony danych oraz dobrych praktyk w zarządzaniu dokumentacją może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i reputacyjnych dla instytucji. Dlatego kluczowe jest, aby archiwiści przestrzegali ustalonych procedur i standardów dotyczących zniszczenia dokumentów, aby skutecznie chronić informacje i działać zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Pytanie 25

Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji kierowanej do archiwum zakładowego?

A. Na referentach będących autorami tej dokumentacji
B. Na koordynatorze działań kancelaryjnych
C. Na wyznaczonym członku kancelarii ogólnej
D. Na pracownikach archiwum zakładowego
W teorii zarządzania dokumentacją obowiązki dotyczące sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych przypisane są wyłącznie do referentów będących wytwórcami dokumentacji. Inne odpowiedzi sugerują, że takie zadania mogą być realizowane przez koordynatora czynności kancelaryjnych, personel archiwum zakładowego lub wyznaczonego pracownika kancelarii ogólnej. Tego rodzaju myślenie wprowadza zamieszanie w procesie archiwizacji. Koordynator czynności kancelaryjnych, choć odpowiedzialny za nadzorowanie działań związanych z obiegiem dokumentów, nie zajmuje się sporządzaniem spisów, a jego rola polega na koordynacji i kontroli, a nie na bezpośrednim tworzeniu dokumentacji. Personel archiwum zakładowego, z kolei, zajmuje się przyjmowaniem, przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów, ale nie jest odpowiedzialny za ich wytwarzanie ani klasyfikację przed przekazaniem. Wyznaczony pracownik kancelarii ogólnej może wspierać procesy administracyjne, ale nie powinien zastępować referentów w ich podstawowych obowiązkach. Typowym błędem myślowym jest przypisanie odpowiedzialności za działania, które powinny być wykonywane przez osoby mające bezpośredni kontakt z dokumentacją na etapie jej tworzenia. Ważne jest, aby zrozumieć, że odpowiedzialność za jakość i kompletność dokumentacji spoczywa na wytwórcach, a nie na osobach, które jedynie administrują zbiorem już istniejących akt. Rozdzielenie tych funkcji jest kluczowe dla właściwego zarządzania dokumentacją w każdej instytucji.
Pytanie 26

Jakiej informacji nie należy zawierać w karcie udostępnienia akt?

A. Nazwiska osoby uprawnionej do korzystania z akt
B. Tytułu udostępnianych akt
C. Nazwy jednostki, która wytworzyła akta
D. Kategorii archiwalnej dokumentacji
Umieszczanie tytułu udostępnianych akt w karcie udostępnienia jest kluczowe, ponieważ pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentów, z którymi użytkownik planuje pracować. Tytuł akta pełni funkcję informacyjną, wskazującą na treść i kontekst dokumentów, co jest niezbędne dla użytkowników. Warto również zauważyć, że nazwa komórki, która wytworzyła akta, jest niezwykle istotna, gdyż umożliwia śledzenie źródeł dokumentacji oraz odpowiedzialności za jej tworzenie. Osoby korzystające z akt powinny mieć pełną świadomość, kto jest odpowiedzialny za dane materiały, aby móc kierować ewentualne zapytania lub wątpliwości dotyczące treści dokumentacji. Ponadto, nazwisko osoby upoważnionej do korzystania z akt jest istotnym elementem, który pozwala na kontrolę dostępu i zapewnienie ochrony informacji. Taki mechanizm jest zgodny z najlepszymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją, a także z regulacjami prawnymi dotyczącymi dostępu do danych. Wprowadzenie do karty udostępnienia informacji o kategorii archiwalnej dokumentacji jest błędne, ponieważ nie ma bezpośredniego związku z dostępem do akt. Kategoria archiwalna ma na celu organizację dokumentacji z perspektywy archiwalnej, a nie użytkowej, co prowadzi do nieporozumień i może utrudniać korzystanie z akt przez osoby nieznające procedur archiwizacji.
Pytanie 27

Która z wymienionych czynności nie jest możliwa do zaplanowania w ramach działalności archiwum zakładowego?

A. Udostępnianie dokumentacji
B. Przejmowanie dokumentacji od komórek organizacyjnych
C. Skontrum dokumentacji
D. Brakowanie dokumentacji, która nie ma statusu archiwalnego
Przejmowanie dokumentów z różnych działów to opcja, którą można by rozważyć, ale nie zawsze jest ona konieczna. W zasadzie chodzi o to, że zbieranie i porządkowanie dokumentów jest istotne, ale nie do końca można to nazwać podstawowym procesem. Kontrola dokumentacji, czyli tak zwane skontrum, jest ważna, ale nie zawsze przeprowadza się ją regularnie, co może prowadzić do chaosu. Oczywiście, jeśli chodzi o brakowanie dokumentów, to są jakieś procedury, ale nie trzeba ich traktować jak świętości. W końcu mniej ważne dokumenty można po prostu wyrzucić, bez wielkiego namysłu. Dlatego mówienie, że te wszystkie czynności są kluczowe dla archiwum, to trochę naciągane. Często błędne wnioski wynikają po prostu z tego, że ludzie nie do końca wiedzą, na czym to wszystko polega, a archiwistyka to dość skomplikowany temat.
Pytanie 28

Typowe hasła klasyfikacyjne w jednolitym wykazie akt dotyczą klas

A. 6 − 7
B. 0 − 3
C. 8 − 9
D. 4 − 5
Odpowiedź 0 − 3 jest poprawna, ponieważ w jednolitym rzeczowym wykazie akt hasła klasyfikacyjne obejmują w szczególności klasy dotyczące dokumentów o podstawowej funkcji administracyjnej, jak również klasy dotyczące spraw osobowych, korespondencji, dokumentów finansowych oraz innych aktów, które mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania instytucji. Przykładem zastosowania tego typu klasyfikacji jest organizacja dokumentów w archiwum, gdzie odpowiednie przyporządkowanie akt do klas 0 − 3 umożliwia łatwe odnalezienie i zarządzanie informacjami. Dobre praktyki w klasyfikacji akt opierają się na przepisach prawa, takich jak Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które zachęcają do dokładnego i systematycznego podejścia do klasyfikacji dokumentów. Właściwe klasyfikowanie akt jest niezbędne dla zapewnienia przejrzystości, efektywności oraz zgodności z wymogami prawnymi.
Pytanie 29

Jakie są podstawowe kryteria klasyfikacji dokumentacji w jednostce organizacyjnej?

A. Typ segregatora i rozmiar czcionki
B. Wartość archiwalna i czas przechowywania
C. Format pliku i ilość stron
D. Kolor papieru i rodzaj atramentu
Klasyfikacja dokumentacji w jednostkach organizacyjnych opiera się głównie na dwóch kluczowych kryteriach: wartości archiwalnej oraz czasie przechowywania. Wartość archiwalna dotyczy oceny, na ile dokumentacja jest istotna z punktu widzenia historycznego, prawnego, czy gospodarczego. Dokumenty o wysokiej wartości archiwalnej są przechowywane dłużej, często nawet bezterminowo, ponieważ mogą stanowić ważne źródło informacji o działalności jednostki, a także mogą być wymagane przez przepisy prawne. Czas przechowywania jest istotny, ponieważ różne rodzaje dokumentów mają różne okresy, przez które muszą być przechowywane, zanim mogą zostać zniszczone. Przykładowo, dokumenty księgowe mogą być przechowywane przez okres określony przepisami prawa, a dokumenty personalne przez czas trwania stosunku pracy i dodatkowy okres po jego zakończeniu. Znajomość tych kryteriów i umiejętność ich zastosowania jest kluczowa dla efektywnej organizacji i prowadzenia archiwum, co jest podstawowym zadaniem w ramach kwalifikacji EKA.02.
Pytanie 30

Brakowanie dokumentacji, która nie jest archiwalna, spowodowane regularnym typowaniem dokumentów przeznaczonych do usunięcia, rozpoczyna

A. kierownik komórki wytwarzającej dokumentację
B. archiwum zakładowe
C. dyrektor jednostki organizacyjnej
D. archiwum państwowe
Brakowanie dokumentów, które już nam nie są potrzebne, to ważna sprawa. Archiwum zakładowe zajmuje się przechowywaniem i zarządzaniem dokumentami, które stworzyła nasza jednostka. Zgodnie z przepisami, te dokumenty, które straciły wartość, powinny być regularnie usuwane. Dzięki temu nie zbieramy niepotrzebnych papierów, a zarządzanie informacjami staje się prostsze. W praktyce to kierownicy przeglądają dokumenty i wybierają te, które można zlikwidować, a potem informują archiwum. Dobrze jest też prowadzić ewidencję dokumentów poddawanych brakowaniu, to pozwala na kontrolowanie całego procesu i trzymanie się przepisów.
Pytanie 31

W jaki sposób są oznaczane półki w archiwum magazynowym?

A. Literami łacińskiego alfabetu
B. Cyframi rzymskimi
C. Literami greckiego alfabetu
D. Cyframi arabskimi
Oznaczenie regałów w magazynie archiwalnym nie jest praktykowane przy użyciu liter alfabetu greckiego, cyfr arabskich ani liter alfabetu łacińskiego, co związane jest z różnymi ograniczeniami i niepraktycznością tych systemów. Użycie liter greckich, takich jak alpha, beta czy gamma, może wprowadzać niepotrzebny chaos, gdyż nie są one powszechnie używane w kontekście archiwalnym i mogą być trudne do zrozumienia dla osób, które nie są zaznajomione z tym systemem. Z kolei cyfry arabskie, mimo że są powszechnie stosowane w wielu dziedzinach, nie oferują takiego samego poziomu organizacji i porządku jak cyfry rzymskie. Cyfry arabskie mogą prowadzić do mylenia miejsc na regałach, zwłaszcza w rozbudowanych systemach archiwalnych, gdzie liczby mogą być zbyt bliskie sobie. Ponadto, litery alfabetu łacińskiego, takie jak A, B, C, nie stanowią skutecznego sposobu na oznaczanie regałów, ponieważ ich zastosowanie może być ograniczone w kontekście wielopoziomowych systemów magazynowych. Właściwe oznaczenie regałów jest kluczowe dla efektywnego zarządzania zasobami archiwalnymi, dlatego zastosowanie cyfr rzymskich jako systemu oznaczeń zapewnia klarowność i porządek, które są niezbędne w pracy archiwisty.
Pytanie 32

Dokumentacja niearchiwalna powinna być utrzymywana aż do uzyskania zgody na jej wybrakowanie?

A. może być przygotowywana do transportu
B. powinna być stopniowo niszczona
C. powinna pozostać w dotychczasowej lokalizacji w archiwum
D. może być wymieszana
Wszystkie przedstawione odpowiedzi, które sugerują różne podejścia do zarządzania dokumentacją niearchiwalną przed uzyskaniem zgody na jej wybrakowanie, są błędne i mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych oraz organizacyjnych. Ostateczne podejście do dokumentacji powinno opierać się na obowiązujących normach oraz regulacjach, które wymagają, aby dokumenty były przechowywane w określonym miejscu do momentu podjęcia decyzji o ich dalszym losie. Sugerowanie, że dokumentacja może być wymieszana, jest niewłaściwe, ponieważ wprowadza chaos i utrudnia dalsze zarządzanie informacjami. Każda dokumentacja, nawet ta, która może wydawać się niepotrzebna, musi być traktowana z należytym szacunkiem i w zgodzie z procedurami. Niszcząc dokumenty sukcesywnie, można narazić organizację na utratę ważnych informacji, które mogą być potrzebne do ewentualnych audytów czy postępowań prawnych. Natomiast przygotowanie ich do wywiezienia przed uzyskaniem zgody jest niezgodne z przepisami, ponieważ wprowadza ryzyko nieautoryzowanego usunięcia danych. Wmieszanie dokumentacji, ich niszczenie czy wywiezienie przed ukończeniem procedury wybrakowania to typowe błędy w myśleniu o zarządzaniu dokumentami, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji związanych z przestrzeganiem przepisów prawa oraz wewnętrznych polityk organizacyjnych. Takie postawy mogą również wpłynąć negatywnie na reputację organizacji oraz zaufanie interesariuszy.
Pytanie 33

Kto decyduje o utworzeniu archiwum zakładowego w danej jednostce organizacyjnej?

A. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego
B. Dyrektor archiwum państwowego
C. Dyrektor jednostki, w której ma być zorganizowane archiwum
D. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
Prawidłowa odpowiedź to Dyrektor archiwum państwowego, ponieważ zgodnie z przepisami prawa, to on jest odpowiedzialny za nadzór nad archiwami zakładowymi oraz podejmowanie decyzji w sprawie ich powołania. W polskim systemie archiwalnym, archiwa zakładowe są integralną częścią polityki archiwalnej, a ich utworzenie powinno odpowiadać na potrzeby instytucji oraz zapewniać zgodność z normami prawnymi. Dyrektor archiwum państwowego kieruje pracami swoich jednostek i ma kluczowy wpływ na sposób gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów. Przykładem dobrych praktyk w tej dziedzinie jest współpraca pomiędzy archiwami państwowymi a instytucjami publicznymi, co skutkuje nie tylko tworzeniem archiwów, ale także zapewnieniem ich efektywności i dostosowaniem do zmieniających się potrzeb administracji. Zrozumienie roli dyrektora archiwum państwowego jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania systemu archiwalnego w Polsce.
Pytanie 34

Zamieszczony w ramce tekst to fragment

§13. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

(...)

A. instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.
B. instrukcji kancelaryjnej.
C. wytycznych dotyczących obiegu dokumentacji aktowej.
D. instrukcji obsługi systemu EZD.
Wskazanie na inne opcje odpowiedzi, takie jak instrukcja obsługi systemu EZD czy wytyczne dotyczące obiegu dokumentacji aktowej, jest nietrafne, ponieważ te dokumenty dotyczą szczegółowych aspektów zarządzania dokumentami, ale nie obejmują pełnego zakresu działań kancelaryjnych. Instrukcja obsługi systemu EZD skupia się na technicznych aspektach korzystania z oprogramowania, a nie na ogólnych zasadach obiegu dokumentów, co może prowadzić do niepełnego zrozumienia procedur kancelaryjnych. Ponadto, wytyczne dotyczące obiegu dokumentacji aktowej to bardziej szczegółowe normy, które nie uwzględniają podstawowych zasad przyjmowania i rejestrowania przesyłek, co jest kluczowym elementem instrukcji kancelaryjnej. Decydując się na tę odpowiedź, można nie dostrzegać, jak ważne jest zrozumienie całości procesu zarządzania dokumentami, w tym zarówno przyjmowania, rejestrowania, jak i archiwizowania. Błędem myślowym jest zatem skupienie się na szczegółowych procedurach bez uwzględnienia ich miejsca w szerszym kontekście organizacyjnym, co może prowadzić do nieefektywnego zarządzania dokumentacją i utrudniać codzienną pracę w biurze.
Pytanie 35

Procedura archiwizacji dokumentacji elektronicznej wymaga

A. drukowania wszystkich dokumentów i przechowywania ich w teczkach
B. zapewnienia bezpieczeństwa danych i zachowania ich integralności
C. przypisywania każdemu dokumentowi fizycznego numeru
D. umieszczenia dokumentów na dyskach zewnętrznych nieopatrzonych etykietami
Pomysł drukowania wszystkich dokumentów elektronicznych i przechowywania ich w teczkach jest niepraktyczny i nieefektywny. W dobie cyfryzacji, takie podejście nie tylko znacząco zwiększa koszty i czas potrzebny na archiwizację, ale również stwarza ryzyko utraty danych wskutek fizycznych uszkodzeń dokumentów papierowych. Warto również zauważyć, że drukowane dokumenty są trudniejsze w zarządzaniu i przeszukiwaniu, co może prowadzić do opóźnień w dostępie do kluczowych informacji. Przypisywanie każdemu dokumentowi fizycznego numeru jest anachroniczne i nieodpowiednie w przypadku dokumentacji elektronicznej, gdzie każda jednostka danych może być łatwo identyfikowana poprzez metadane, takie jak daty utworzenia, autorzy, czy unikalne identyfikatory cyfrowe. Takie rozwiązania są znacznie bardziej elastyczne i skalowalne, zwłaszcza przy dużych ilościach danych. Przechowywanie dokumentów na dyskach zewnętrznych bez etykiet jest nieodpowiedzialne z punktu widzenia zarządzania danymi. Brak etykiet uniemożliwia szybkie i efektywne odnalezienie potrzebnych informacji, a także zwiększa ryzyko fizycznej utraty danych poprzez przypadkowe uszkodzenie lub zgubienie nośników. Właściwe oznakowanie i zarządzanie nośnikami danych jest kluczowe dla zachowania porządku i dostępności w archiwach elektronicznych.
Pytanie 36

Który format znaku teczki powinien być umieszczony na przedstawionej na rysunku teczce aktowej?

Ministerstwo Finansów
Departament Prawny
...............
Kat. A
Interpretacja przepisów prawnych
2002 r.
A. DP.234-1/12
B. DP.456
C. DP.346-1
D. DP.123/2012
Wybór błędnych odpowiedzi może wynikać z niepoprawnego odczytania kontekstu przedstawionego na teczce. Oznaczenia takie jak 'DP.346-1', 'DP.234-1/12' czy 'DP.123/2012' są bardziej skomplikowane i mogą wskazywać na różne kategorie lub podkategorie dokumentów, które nie są reprezentowane na teczce. W rzeczywistości, takie oznaczenia często są przypisane do specyficznych typów spraw lub tematów, co w tym przypadku nie znajduje uzasadnienia w kontekście materiału. Główną przyczyną błędnych wyborów może być również brak zrozumienia, jak ważne jest, aby oznaczenia były odpowiednie dla kategorii dokumentów, z którymi pracujemy. Użycie bardziej skomplikowanych oznaczeń, które nie mają bezpośredniego związku z przedstawionym dokumentem, może prowadzić do chaosu w archiwizacji i zarządzaniu dokumentami. W praktyce, istotne jest, aby oznaczenia były zarówno zrozumiałe, jak i funkcjonalne, a wybór odpowiedniego formatu powinien wynikać z analizy kontekstu i potrzeb organizacji. Wiele osób myli się, sądząc, że bardziej złożone oznaczenia są zawsze lepsze, co jest błędnym podejściem w praktyce zarządzania dokumentami.
Pytanie 37

Przygotowując spis dokumentacji archiwalnej przekazywanej do archiwum państwowego, teczki w wykazie powinny być uporządkowane według

A. kolejności symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt
B. liczby dziennika obowiązującego w jednostce
C. dat wpływu dokumentów do archiwum
D. numerów spisów zdawczo-odbiorczych
Użycie niewłaściwych kryteriów do organizacji dokumentacji archiwalnej może prowadzić do poważnych problemów w dostępności i zarządzaniu danymi. Na przykład, układanie teczek według dat wpływu dokumentów do archiwum może wydawać się intuicyjne, jednak w praktyce powoduje, że dokumenty nie są uporządkowane tematycznie. To sprawia, że w momencie poszukiwania konkretnych informacji, archiwista może zmarnować wiele czasu na przeszukiwanie dokumentów według dat, co jest nieefektywne. Podobnie, stosowanie numerów spisów zdawczo-odbiorczych do organizacji teczek ogranicza możliwość szybkiego odnalezienia dokumentów według ich treści lub kategorii, co powinno być kluczowym celem archiwizacji. Z kolei oparcie się na liczbie dziennika obowiązującego w jednostce również nie jest optymalnym rozwiązaniem, ponieważ tego typu numery mogą być często zmieniane i nie są stałym wskaźnikiem dla użytkowników. Każde z tych podejść ukazuje błędne myślenie, które koncentruje się na formalnych aspektach zamiast na funkcjonalności i użyteczności. W archiwizacji kluczowe jest, aby dokumenty były łatwo dostępne i logicznie uporządkowane, co gwarantuje zastosowanie symboli klasyfikacyjnych, stanowiących fundament dobrych praktyk w archiwistyce.
Pytanie 38

Ile egzemplarzy powinno się sporządzić w przypadku protokołu potwierdzenia uszkodzenia lub zaginięcia wypożyczonych dokumentów?

A. Jeden
B. Dwa
C. Trzy
D. Cztery
Wybór mniejszej liczby egzemplarzy protokołu stwierdzenia uszkodzenia lub zaginięcia akt wypożyczonych może prowadzić do poważnych problemów w dokumentacji i zarządzaniu informacjami. W przypadku przygotowania protokołu w dwóch egzemplarzach, nie ma wystarczającej redundancji, aby zapewnić kompletność informacji w przypadku, gdy jeden z egzemplarzy zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Również, jeśli sporządzony zostanie tylko jeden egzemplarz, nie będzie możliwości przekazania kopii osobie zgłaszającej problem oraz przechowywania jednej kopii w archiwum, co jest kluczowe dla późniejszej weryfikacji i odpowiedzialności. Taka praktyka może również budzić wątpliwości w kontekście przejrzystości działania instytucji i jej zdolności do zarządzania dokumentacją, co jest szczególnie istotne z perspektywy audytów wewnętrznych oraz zewnętrznych. Ponadto, niepełna dokumentacja może być postrzegana jako niezgodność z regulacjami prawnymi dotyczącymi zarządzania dokumentami, co może prowadzić do konsekwencji prawnych dla instytucji. Użytkownicy powinni być świadomi, że niedostateczna liczba egzemplarzy protokołu to typowy błąd myślowy, wynikający z niedoceniania znaczenia dokumentacji oraz ryzyka, jakie niesie brak odpowiednich zapisów. Dlatego kluczowe jest przestrzeganie ustalonych standardów i praktyk, aby zapewnić rzetelność i dokładność w zarządzaniu dokumentacją.
Pytanie 39

Gdzie są gromadzone i przechowywane dokumenty spraw do momentu ich przekazania do archiwum zakładowego lub na makulaturę?

A. W punkcie zatrzymania
B. W rejestraturze
C. W kancelarii
D. W sekretariacie
Wybór punktu zatrzymania jako miejsca przechowywania akt jest niewłaściwy, ponieważ nie odzwierciedla rzeczywistej struktury organizacyjnej, w której akta dokumentów są zarządzane. Punkt zatrzymania to termin, który nie jest powszechnie stosowany w kontekście zarządzania dokumentacją i nie odnosi się do formalnej jednostki odpowiedzialnej za ewidencjonowanie akt spraw. Miejsce takie jak sekretariat, choć odgrywa ważną rolę w związkach między pracownikami a zarządem, nie jest odpowiedzialne za centralne przechowywanie akt. Kancelaria, mimo że również może mieć do czynienia z dokumentami, zajmuje się głównie obiegiem korespondencji oraz przyjmowaniem pism, a nie ich długoterminowym składowaniem. Stąd, wybierając te odpowiedzi, można łatwo popaść w pułapkę uproszczonego myślenia, które nie uwzględnia odpowiednich procesów oraz procedur administracyjnych związanych z dokumentacją. Zrozumienie struktury organizacyjnej oraz ról poszczególnych komórek jest kluczowe dla poprawnego zarządzania dokumentami, co zapewnia nie tylko ich bezpieczeństwo, ale i zgodność z przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami.
Pytanie 40

W jakim momencie dokumentacja techniczna może zostać zniszczona?

A. Po zakończeniu działalności pracowni, która przygotowała dokumentację
B. Po przeprowadzeniu generalnego remontu obiektu, którego dotyczy
C. Po sporządzeniu kopii dokumentacji i zapisaniu jej na bezpiecznym nośniku danych
D. Po zamortyzowaniu obiektu, którego to dotyczy
Dokumentacja techniczna podlega brakowaniu po zamortyzowaniu obiektu, którego dotyczy, ponieważ jest to kluczowy moment w cyklu życia aktywów. W momencie, gdy obiekt osiągnie całkowitą amortyzację, oznacza to, że jego wartość księgowa została w pełni odpisana, co zazwyczaj wiąże się z zakończeniem jego użyteczności i dalszym jego eksploatowaniem. W praktyce, brakowanie dokumentacji technicznej po amortyzacji jest zgodne z ogólnymi zasadami zarządzania dokumentacją, które wskazują, że dokumenty związane z obiektami, które nie są już wykorzystywane, powinny być usunięte, aby zredukować koszty przechowywania i minimalizować ryzyko związanego z ochroną informacji. Dobre praktyki w zakresie zarządzania dokumentacją sugerują również, że dokumenty techniczne powinny być archiwizowane w sposób uporządkowany, co ułatwi późniejsze odnajdywanie potrzebnych informacji, ale po zakończeniu cyklu życia danego obiektu, ich przechowywanie staje się nieuzasadnione.
Rozpocznij nowy egzamin
Powrót do strony głównej