Wyniki egzaminu

Nowy egzamin
Informacje o egzaminie:
  • Zawód: Technik archiwista
  • Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
  • Data rozpoczęcia: 28 sierpnia 2025 13:26
  • Data zakończenia: 28 sierpnia 2025 13:31

Egzamin niezdany

Wynik: 8/40 punktów (20,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Udostępnij swój wynik
Facebook
X.com
LinkedIn
Szczegółowe wyniki:
Pytanie 1

Dokumentowanie uporządkowanych jednostek archiwalnych zgodnie z regułami i metodami stosowanymi w archiwistyce, to

A. foliacja
B. inwentaryzacja
C. rejestracja
D. klasyfikacja
Rejestracja, foliacja oraz klasyfikacja to terminy, które często są mylone z inwentaryzacją, lecz w rzeczywistości odnoszą się do odmiennych procesów w archiwistyce. Rejestracja to proces wprowadzania danych o jednostkach archiwalnych do systemu ewidencyjnego, który służy do monitorowania ich stanu oraz lokalizacji. Jest to etap związany z formalnym uznaniem dokumentów, ale nie obejmuje szczegółowego opisu ich treści czy struktury, co jest kluczowe w inwentaryzacji. Folacja odnosi się do porządkowania i numerowania kolejnych stron dokumentów, co ma zastosowanie głównie w kontekście fizycznego zabezpieczania materiałów, a nie ich opisu czy ewidencji. Klasyfikacja natomiast to proces segregacji jednostek archiwalnych wg określonych kryteriów, co może obejmować ich podział na kategorie tematyczne, chronologiczne lub geograficzne. Warto zauważyć, że inwentaryzacja łączy w sobie elementy rejestracji, foliacji i klasyfikacji, lecz jej głównym celem jest pełne i szczegółowe spisanie jednostek archiwalnych, co stanowi podstawę do dalszego zarządzania nimi. W praktyce, pomijanie procesu inwentaryzacji może prowadzić do chaosu w dokumentacji, trudności w odnajdywaniu informacji oraz ogólnego obniżenia efektywności zarządzania archiwum.
Pytanie 2

Pomieszczenie dla archiwum firmy powinno być usytuowane w budynku

A. barakowym
B. produkcyjnym
C. biurowym
D. magazynowym
Pomieszczenie archiwum zakładowego powinno znajdować się w budynku biurowym, ponieważ zapewnia ono odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów oraz materiałów archiwalnych. W biurze panuje kontrolowana temperatura i wilgotność, co jest kluczowe dla ochrony papierów i innych nośników informacji przed zniszczeniem. Dodatkowo, biurowe pomieszczenia zwykle są lepiej zabezpieczone, co chroni archiwa przed kradzieżą oraz nieautoryzowanym dostępem. Zgodnie z wytycznymi organizacji takich jak ISO 30301, które koncentrują się na zarządzaniu dokumentacją, archiwa powinny być umiejscowione w łatwo dostępnych, ale jednocześnie zabezpieczonych lokalizacjach. Przykłady zastosowania obejmują siedziby firm, gdzie archiwa są integralną częścią zarządzania informacją oraz procesów biznesowych, a ich prawidłowe umiejscowienie wspiera efektywność obiegu dokumentów oraz zgodność z regulacjami prawnymi.
Pytanie 3

Lista spisów zdawczo-odbiorczych

A. opracowuje się w trzech kopiach
B. jest tworzony dla dokumentów kategorii A lub B
C. podpisuje go archiwista zakładowy
D. zawiera dane o symbolu klasyfikacyjnym dokumentów
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych jest dokumentem niezbędnym w procesie zarządzania dokumentacją archiwalną. Odpowiedź, że jest on prowadzony dla akt kategorii A lub B, jest prawidłowa, ponieważ klasyfikacja akt w archiwistyce odnosi się do ich znaczenia i czasu przechowywania. Akta kategorii A to dokumenty, które powinny być przechowywane przez dłuższy czas ze względu na ich istotność, natomiast kategoria B obejmuje akta, które mogą być zniszczone po upływie określonego terminu. W praktyce, wykazy te są używane do systematyzacji informacji oraz zapewnienia transparentności w procesie archiwizacji. Na przykład, w instytucjach publicznych, prowadzenie takiego wykazu umożliwia kontrolę nad dokumentami oraz ich dostępnością, co jest kluczowe w przypadku audytów i kontroli wewnętrznych. Ponadto, zgodnie z wytycznymi obowiązującymi w archiwistyce, każdy wykaz powinien być aktualizowany w miarę jak dokumenty są przekazywane do archiwum, co podkreśla znaczenie tej odpowiedzi w kontekście dobrych praktyk archivystycznych.
Pytanie 4

Który z poniższych dokumentów musi być zawsze załączony do spisu zdawczo-odbiorczego?

A. Instrukcja użytkowania archiwum
B. Kopia dowodu osobistego archiwisty
C. Protokół zdawczo-odbiorczy
D. Lista uczestników przekazania
Protokół zdawczo-odbiorczy jest kluczowym dokumentem w procesie przekazywania akt do archiwum. Jego obecność jest niezbędna, ponieważ pełni funkcję formalnego potwierdzenia przekazania dokumentów między stronami. W praktyce protokół ten zawiera informacje o ilości i rodzaju przekazywanych akt oraz ich stanie. Dzięki temu można uniknąć ewentualnych nieporozumień czy zastrzeżeń dotyczących zawartości dokumentów w przyszłości. Stanowi on również podstawę do ewentualnych reklamacji czy uzgodnień, gdyby w przyszłości pojawiły się wątpliwości co do przekazywanych materiałów. Co więcej, protokół zdawczo-odbiorczy jest zgodny z najlepszymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją, które zakładają pełne śledzenie i dokumentowanie ruchu akt w organizacji. Dzięki temu proces archiwizacji staje się bardziej przejrzysty i odporny na błędy, co jest kluczowe w utrzymaniu wysokich standardów organizacyjnych.
Pytanie 5

Jakie powinny być odpowiednie wartości temperatury w pomieszczeniach, w których przechowuje się fotografie, według Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku?

A. 19 ÷ 20 °C
B. 24 ÷ 25 °C
C. 22 ÷ 23 °C
D. 3 ÷ 18 °C
Odpowiedzi, które wskazują na wyższe temperatury, jak 19 do 20 °C czy 24 do 25 °C, nie biorą pod uwagę, jak bardzo temperatura wpływa na zdjęcia. Wysoka temperatura przyspiesza różne sztuczki chemiczne, które mogą zniszczyć zdjęcia, na przykład kolory mogą się zniekształcać i blaknąć, a ostrość się pogarsza. Emulsje w zdjęciach są wrażliwe na temperaturę, więc między 19 a 25 °C mogą się dziać nieprzyjemne rzeczy, które z czasem pogarszają jakość zdjęć. Wiele muzeów stara się trzymać w ryzach te normy, bo wiedzą, jak ważne jest stabilne środowisko. To widać w standardach, jak ISO 11799, które mówią, co trzeba robić z archiwami. Wiele osób uważa, że wyższa temperatura nie szkodzi, ale to nieprawda. Utrzymywanie niższej temperatury jest naprawdę kluczowe, żeby nie stracić zdjęć na zawsze. Dlatego zarządzanie warunkami przechowywania jest naprawdę ważne, żeby uniknąć problemów w przyszłości.
Pytanie 6

Rejestr dokumentów obejmujący wszystkie materiały archiwalne dotyczące konkretnego tematu, to zestaw akt

A. tematyczny
B. nieaktywny
C. topograficzny
D. rzeczywisty
Odpowiedzi 'realny', 'martwy' oraz 'topograficzny' nie są adekwatne do opisanego w pytaniu inwentarza akt. Inwentarz realny zazwyczaj odnosi się do zbioru akt, które opisują konkretne obiekty lub wydarzenia, ale nie koncentruje się na tematach. W przypadku archiwów, takie inwentarze mogą być użyteczne, ale nie odpowiadają na pytanie o całość materiałów dotyczących określonego zagadnienia. Z kolei inwentarz martwy dotyczy akt, które nie są już aktywnie wykorzystywane, a ich status nie odnosi się do ich tematyki, lecz do stopnia aktywności. To podejście może prowadzić do mylnego wniosku, że wszystkie akta, które są nieużywane, są jednocześnie martwe, co nie jest prawdą, ponieważ mogą być istotne dla badań historycznych. Ostatnia opcja, czyli inwentarz topograficzny, odnosi się do zbiorów akt zorganizowanych według lokalizacji geograficznej. Taki system klasyfikacji jest przydatny w kontekście badań regionalnych, ale ponownie nie spełnia kryteriów określonych w pytaniu, które dotyczyło specyficznego zagadnienia. W archiwistyce ważne jest zrozumienie różnicy między tymi rodzajami inwentarzy, aby skutecznie organizować i udostępniać materiały archiwalne, a błędne utożsamienie różnych typów inwentarzy może prowadzić do nieefektywnego zarządzania informacjami oraz ograniczenia dostępu do cennych zasobów.
Pytanie 7

W sytuacji likwidacji jednostki publicznej lub samorządowej dokumenty kategorii A, które są młodsze niż 25 lat, powinny być przekazany protokolarnie

A. lokalnej instytucji o uznanej renomie i długiej tradycji
B. następcy prawnemu
C. firmie świadczącej odpłatne usługi przechowywania dokumentacji
D. miejscowemu archiwum państwowemu
Odpowiedź o przekazaniu dokumentacji do miejscowego archiwum państwowego jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz standardami archiwizacji w Polsce. W przypadku likwidacji instytucji państwowej lub samorządowej, dokumentacja kategorii A, która nie ma jeszcze 25 lat, powinna być przekazywana do archiwów państwowych na podstawie Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Miejscowe archiwa państwowe mają za zadanie przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji, co zapewnia jej dostępność dla przyszłych pokoleń oraz umożliwia jej wykorzystanie w badaniach naukowych i administracyjnych. Przykładowo, gdy instytucja kultury, np. muzeum, zostaje zamknięta, wszystkie dokumenty, które nie osiągnęły wieku 25 lat, są przekazywane do lokalnego archiwum. Tam są one odpowiednio katalogowane i zabezpieczane, co stanowi przykład dobrych praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją oraz ochrony dziedzictwa kulturowego.
Pytanie 8

Zgoda na udostępnienie dokumentów znajdujących się w archiwum zakładowym jest wydawana przez

A. dyrektora archiwum państwowego odpowiedniego dla jednostki
B. Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
C. dyrektora jednostki, do której należy archiwum zakładowe
D. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
Zgoda na udostępnianie akt w archiwum zakładowym jest wydawana przez dyrektora jednostki, której podlega to archiwum. To kluczowy element zarządzania dokumentacją, który opiera się na zasadach archiwizacji oraz ochrony danych osobowych. Dyrektor jednostki ma pełne zrozumienie potrzeb organizacyjnych oraz kontekstu prawnego, w jakim operuje archiwum. Przykładem może być sytuacja, gdy pracownicy jednostki potrzebują dostępu do historycznych dokumentów do celów badawczych lub edukacyjnych. W takich przypadkach dyrektor, bazując na zasadzie ochrony danych i wymaganiach prawnych, może wydać zgodę, uwzględniając jednocześnie przepisy dotyczące dostępu do informacji publicznej. Dobrym praktyką w tej dziedzinie jest prowadzenie dokumentacji dotyczącej udzielania takich zgód, co pozwala na transparentność procesu oraz zgodność z regulacjami archiwalnymi. Warto zauważyć, że dyrektor archiwum państwowego zajmuje się innymi aspektami, takimi jak nadzór nad archiwum oraz jego działalnością, jednak nie jest odpowiedzialny za decyzje dotyczące konkretnych akt w archiwum zakładowym.
Pytanie 9

Podaj rok, w którym najpóźniej, według obowiązujących przepisów, akta typowe kategorii A utworzone w 2009 roku powinny być złożone w odpowiednim archiwum państwowym.

A. 2015
B. 2010
C. 2035
D. 2025
Zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi archiwizacji dokumentów, akta typowe kategorii A wytworzone w roku 2009 powinny być przekazane do właściwego miejscowo archiwum państwowego najpóźniej do 2035 roku. W Polsce, w zależności od kategorii dokumentów, okres przechowywania i przekazywania do archiwum różni się. Kategoria A, do której należy wiele typowych dokumentów administracyjnych, jest określona w obowiązującym rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji materiałów archiwalnych. Przykładowo, dokumenty takie jak protokoły, decyzje administracyjne czy sprawozdania, podlegają szczegółowym regulacjom, które zobowiązują instytucje do ich archiwizacji przez co najmniej 30 lat. W praktyce oznacza to, że dokumenty te muszą być starannie klasyfikowane i przechowywane w warunkach zapewniających ich trwałość. Przekazanie akt do archiwum państwowego jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości rejestracji działalności instytucji oraz dla ochrony praw obywateli, co jest zgodne z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją. Rekomenduje się, aby w trakcie archiwizacji stosować się do norm ISO dotyczących zarządzania dokumentacją, co pozwala na lepszą organizację i dostępność tych zasobów.
Pytanie 10

Między stacjonarnymi regałami w archiwum powinny być zachowane korytarze o szerokości co najmniej

A. 110 cm
B. 50 cm
C. 120 cm
D. 80 cm
Wybór przejść wąskich niż 80 cm, jak 50 cm, 110 cm czy 120 cm, może prowadzić do dużych problemów w magazynie. Szerokość 50 cm to moim zdaniem zdecydowanie za mało, żeby pracownicy mogli się wygodnie poruszać, a transport większych przesyłek to już w ogóle tragedia. Takie wąskie przejścia mogą być niebezpieczne, zwłaszcza w sytuacjach awaryjnych. Z kolei 110 cm i 120 cm niby dają więcej miejsca, ale wciąż nie spełniają norm minimalnych. Oprócz tego, zwiększają koszty projektowania, co nie jest fajne. Projektanci często wybierają szerokości większe niż 80 cm, żeby lepiej dostosować się do potrzeb, ale zawsze mają na uwadze te minimalne standardy. Ignorowanie tych zasad może prowadzić nie tylko do złej organizacji pracy, ale także do zwiększenia ryzyka wypadków, co wiąże się z konsekwencjami dla pracodawcy.
Pytanie 11

W sytuacji, gdy występują trudności w ocenie brakującej dokumentacji niearchiwalnej, kierownik danej jednostki organizacyjnej kontaktuje się z odpowiednim archiwum państwowym w celu przeprowadzenia

A. kurendy
B. ekspertyzy
C. inskrypcji
D. foliacji
Wybór odpowiedzi niepoprawnych, takich jak "inskrypcji", "kurendy" czy "foliacji", wskazuje na niepełne zrozumienie procesów związanych z dokumentacją i archiwizacją. Inskrypcja odnosi się do procesu umieszczania informacji na dokumentach, co nie ma zastosowania w kontekście oceny brakującej dokumentacji. Kurenda to typ ogłoszenia publicznego, który również nie wpisuje się w kontekst analizy lub oceny dokumentów. Wybór foliacji, czyli procesu zabezpieczania dokumentów poprzez ich oprawienie w folię, świadczy o mylnym przekonaniu, że można w ten sposób rozwiązać kwestie dotyczące braków w dokumentacji. Często popełnianym błędem jest mylenie różnych terminów oraz ich funkcji w zakresie zarządzania dokumentacją. Kluczowe jest, aby w sytuacjach kryzysowych związanych z dokumentami nie bazować na uproszczonych procesach, ale korzystać z rzetelnych metod oceny, takich jak ekspertyza. Właśnie ekspertyza jest najodpowiedniejszym narzędziem, które umożliwia zrozumienie, co należy zrobić w przypadku braków lub trudności w ocenie dokumentacji, co jest zgodne z najlepszymi praktykami archiwalnymi oraz standardami zarządzania dokumentacją.
Pytanie 12

W kontekście zakończenia działalności instytucji trzeba

A. przeprowadzić skontrum i zaktualizować środki ewidencyjne
B. opracować plan porządkowania całego zasobu archiwum
C. przekazać do brakowania nieaktualną dokumentację, która nie jest archiwalna
D. zdjąć tajność z dokumentów objętych klauzulami poufności lub tajności
Przeprowadzenie skontrum i uaktualnienie środków ewidencyjnych jest kluczowym krokiem w procesie likwidacji instytucji. Skontrum polega na dokładnym sprawdzeniu stanu posiadanych zasobów, co pozwala na identyfikację dokumentów i materiałów, które należy zachować, a które mogą być zlikwidowane. Uaktualnienie środków ewidencyjnych, takich jak rejestry i inwentarze, jest niezbędne, aby zapewnić pełną przejrzystość i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa archiwalnego. W praktyce, skontrum umożliwia także lepsze zarządzanie zasobami informacyjnymi instytucji, co jest zgodne z dobrymi praktykami w zakresie zarządzania archiwami. Przykładowo, podczas likwidacji instytucji, zidentyfikowane dokumenty powinny być odpowiednio klasyfikowane, co sprzyja późniejszemu podejmowaniu decyzji o ich dalszym przechowywaniu lub zniszczeniu. Dodatkowo, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym, uaktualnione środki ewidencyjne są niezbędne dla zachowania porządku w dokumentacji, co z kolei minimalizuje ryzyko naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i archiwizacji.
Pytanie 13

W jakim dokumencie znajdują się zasady przenoszenia dokumentacji z jednostek organizacyjnych do archiwum zakładowego?

A. W instrukcji kancelaryjnej
B. W ewidencji dokumentacji
C. W regulaminie organizacyjnym
D. W jednolitym rzeczowym wykazie akt
Regulamin organizacyjny, choć istotny dla funkcjonowania jednostki, nie zawiera szczegółowych zasad przekazywania dokumentacji do archiwum. Jego głównym celem jest opis struktury organizacyjnej oraz zakresu odpowiedzialności poszczególnych komórek. Ewidencja dokumentacji, mimo że może zawierać informacje o obrót dokumentami, nie jest dokumentem regulującym zasady ich przekazywania, lecz narzędziem do śledzenia ruchu dokumentów. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest bardziej zbiorem kategorii dokumentów i nie precyzuje procedur archiwizacyjnych. Często mylnie zakłada się, że regulacje zawarte w regulaminie organizacyjnym są wystarczające do zarządzania dokumentacją, jednak z praktyki wynika, że brak konkretnych instrukcji prowadzi do chaosu w obiegu dokumentów. Toteż, zaniedbanie instrukcji kancelaryjnej skutkuje nie tylko problemami w archiwizacji, ale również może narazić organizację na ryzyko związane z utratą ważnych informacji, co jest niezgodne z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją. Właściwe podejście do archiwizacji dokumentów powinno opierać się na jasnych procedurach, co ułatwia późniejsze odnajdywanie i wykorzystanie zgromadzonych materiałów. Dlatego tak istotne jest przestrzeganie zasad ujętych w instrukcji kancelaryjnej, która powinna być regularnie aktualizowana oraz dostosowywana do zmieniających się przepisów prawa oraz potrzeb organizacyjnych.
Pytanie 14

Usunięcie dokumentacji, której termin przechowywania minął, odbywa się poprzez przekazanie tych dokumentów

A. do skupu papierów używanych
B. do archiwum krajowego
C. przedsiębiorstwu zajmującemu się niszczeniem dokumentów
D. firmie zajmującej się utrzymaniem czystości
Przekazywanie dokumentów do przedsiębiorstwa utrzymania czystości jako forma ich brakowania jest mylnym podejściem, ponieważ tego typu firmy nie mają kompetencji ani procedur umożliwiających bezpieczne niszczenie dokumentacji. Utrzymanie czystości koncentruje się na sprzątaniu przestrzeni biurowych, a nie na zarządzaniu poufnymi informacjami. W przypadku, gdy dokumenty zawierają dane osobowe lub wrażliwe informacje, ich nieodpowiednie usunięcie może prowadzić do wycieku danych, co jest niezgodne z regulacjami prawnymi. Z kolei przekazanie dokumentów do archiwum państwowego jest przeznaczone dla dokumentów, które mają wartość historyczną lub prawną, a nie dla tych, których okres przechowywania już minął. To również może prowadzić do nieprawidłowego przechowywania dokumentacji, co jest sprzeczne z zasadą minimalizacji danych. Oddawanie dokumentów do skupu makulatury to kolejny błąd, ponieważ nie gwarantuje to bezpieczeństwa danych. Skup makulatury nie prowadzi procedur związanych z poufnością i nie może zapewnić właściwego zniszczenia danych. Wszelkie nieprawidłowe podejścia prowadzą do ryzyka naruszenia przepisów o ochronie danych i mogą skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi oraz utratą reputacji organizacji.
Pytanie 15

Które z wymienionych archiwów państwowych nie stanowi archiwum wyodrębnionego?

A. Archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej
B. Archiwum Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej
C. Archiwum Główne Akt Dawnych
D. Archiwum Biura Bezpieczeństwa Narodowego
Archiwum Główne Akt Dawnych (AGAD) jest instytucją, która nie jest archiwum wyodrębnionym. Zostało utworzone w 1945 roku i ma na celu gromadzenie oraz przechowywanie dokumentów dotyczących historii Polski, szczególnie tych z okresu przedrozbiorowego. W przeciwieństwie do archiwów wyodrębnionych, takich jak Archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, które jest dedykowane do zbierania dokumentacji związanej z działalnością Prezydenta oraz jego kancelarii, AGAD pełni rolę archiwum o szerszym zakresie. To archiwum jest kluczowe dla badaczy historii, ponieważ gromadzi źródła, które mogą być wykorzystane do analizy procesów politycznych, społecznych i kulturalnych w Polsce. W praktyce, korzystanie z zasobów AGAD wymaga znajomości zasad kwerendy archiwalnej oraz zrozumienia kontekstu historycznego dokumentów, co jest niezbędne dla prawidłowej interpretacji danych. Warto również zaznaczyć, że archiwa wyodrębnione są często regulowane odrębnymi przepisami prawnymi, co różni je od archiwów państwowych ogólnego użytku.
Pytanie 16

Oznaczenie umieszczane na teczce aktowej, które składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego oraz liczby porządkowej, pod którą teczka została zarejestrowana w spisie, to

A. symbol klasyfikacyjny
B. znak sprawy
C. sygnatura archiwalna
D. symbol kwalifikacyjny

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Sygnatura archiwalna to oznaczenie, które składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego oraz liczby porządkowej, pod którą teczka została zarejestrowana w danym spisie. Jest to kluczowy element w archiwizacji dokumentów, pozwalający na jednoznaczną identyfikację danej teczki w systemie archiwalnym. Umożliwia to nie tylko porządkowanie dokumentów, ale także ich szybkie odnajdywanie w przyszłości. Przykładem zastosowania sygnatury archiwalnej może być sytuacja, w której pracownik archiwum otrzymuje zapytanie dotyczące konkretnej sprawy i dzięki sygnaturze może szybko zidentyfikować, gdzie znajduje się dany zestaw dokumentów. W praktyce, odpowiednie nadanie sygnatury zgodnie z ustalonymi standardami archiwalnymi jest istotne dla zapewnienia integralności i dostępności informacji. Normy takie jak PN-ISO 15489 definiują zasady zarządzania dokumentacją, w tym również kwestie związane z archiwizowaniem i systematyką dokumentów, co podkreśla znaczenie sygnatury archiwalnej w kontekście efektywnego zarządzania informacją.
Pytanie 17

Wszystkie dokumenty dotyczące danej sprawy mają wspólną cechę, którą jest

A. numer pisma w sprawie
B. znak sprawy
C. znak teczki
D. symbol klasyfikacyjny

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak sprawy jest kluczowym elementem identyfikacji dokumentów w danej sprawie, pełniąc rolę unikalnego identyfikatora, który pozwala na łatwe śledzenie i zarządzanie dokumentacją. Każdy dokument przypisany do konkretnej sprawy powinien zawierać ten znak, co umożliwia zarówno pracownikom biura, jak i interesariuszom szybkie odnalezienie i odniesienie się do zgromadzonych materiałów. Przykładowo, w praktyce sądowej znak sprawy pozwala na zidentyfikowanie akt sprawy w systemach informacyjnych, co jest niezbędne do efektywnego zarządzania dokumentacją sądową. W standardach archiwizacji i obiegu dokumentów przyjmuje się, że każdy dokument, aby był odpowiednio zorganizowany, musi być oznaczony znakiem sprawy, co jest zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Właściwe oznaczenie pozwala także na szybsze odnajdowanie dokumentów w przypadku audytu lub inspekcji, co podkreśla znaczenie stosowania jednolitych zasad w zarządzaniu dokumentacją.
Pytanie 18

Przy przesyłaniu dokumentacji z jednostek organizacyjnych do zakładowego archiwum obowiązki archiwisty nie obejmują

A. rejestrowania spisów zdawczo-odbiorczych w wykazie spisów
B. uzupełniania teczek o sygnaturę archiwalną
C. weryfikacji sposobu uporządkowania teczek
D. przygotowywania spisów zdawczo-odbiorczych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Rejestracja spisów zdawczo-odbiorczych w wykazie spisów nie należy do obowiązków archiwisty, ponieważ jest to zadanie, które najczęściej leży w gestii osób odpowiedzialnych za dokumentację w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Archiwista powinien skupić się na przyjmowaniu, klasyfikowaniu oraz przechowywaniu dokumentów, a nie na ich rejestracji w wykazie. Ważne jest, aby archiwista posiadał dobrze zorganizowany system archiwizacji, który umożliwia łatwe odnalezienie dokumentów, ale odpowiedzialność za stworzenie i aktualizację wykazów spisów leży zazwyczaj po stronie osób przekazujących dokumenty. Wiedza o tym, jakie kroki są wymagane do prawidłowego przekazania dokumentacji, jest kluczowa w codziennej pracy archiwisty, a skupienie się na właściwych zadaniach pozwala na bardziej efektywne zarządzanie zasobami archiwalnymi. Dobrą praktyką jest tworzenie współpracy pomiędzy archiwistą a działami, które przekazują dokumenty, co przyczynia się do lepszej organizacji pracy.
Pytanie 19

Aby znaleźć dokumenty władz, urzędów oraz instytucji publicznych sporządzone przed 1795 rokiem, jakie zasoby należy wykorzystać?

A. Archiwum Polskiej Akademii Nauk
B. Archiwum Państwowego w Warszawie
C. Archiwum Głównego Akt Dawnych
D. Archiwum Akt Nowych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Archiwum Głównego Akt Dawnych (AGAD) jest instytucją, która gromadzi, przechowuje i udostępnia dokumenty oraz akta wytworzone przed 1795 rokiem, co czyni je kluczowym źródłem dla badaczy ceniących wiedzę o historii Polski. AGAD posiada bogatą kolekcję dokumentów, w tym akta administracyjne, sądowe i różnorodne materiały dotyczące życia społecznego i kulturalnego. Dzięki temu archiwum, możliwe jest prześledzenie nie tylko działań władz, ale także zmian społecznych i gospodarczych, które miały miejsce w Polsce przed rozbiorami. Przykładem użycia zasobów AGAD mogą być badania genealogiczne, gdzie historycy i osoby prywatne korzystają z dostępnych akt w celu odtworzenia drzew genealogicznych swoich przodków. Dobrą praktyką jest również zwrócenie się do AGAD z konkretnym zapytaniem o dokumenty, co może przyspieszyć proces poszukiwania i zwiększyć efektywność badań.
Pytanie 20

Na podstawie zamieszczonego fragmentu Instrukcji kancelaryjnej, określ w którym roku należy przekazać do archiwum zakładowego dokumentację spraw o kat. BE5, wytworzonych i zakończonych w roku 2022.

Fragment Instrukcji kancelaryjnej
(…)
§ 63.1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
(…)
A. W 2027 roku.
B. W 2025 roku.
C. W 2024 roku.
D. W 2026 roku.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "W 2025 roku" jest poprawna zgodnie z zapisami zawartymi w § 63.1 Instrukcji kancelaryjnej. Dokumentacja spraw o kategorii BE5, które zostały zakończone w roku 2022, powinna być przechowywana przez okres dwóch lat od początku roku następującego po zakończeniu sprawy, co oznacza, że od 1 stycznia 2023. W związku z tym, dokumentacja ta pozostanie w aktach do końca roku 2024. Przekazanie do archiwum zakładowego następuje na początku roku 2025. W praktyce, przestrzeganie tych terminów jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z normami archiwizacji dokumentacji, co z kolei wpływa na efektywność zarządzania informacją w instytucjach. Warto także zauważyć, że zrozumienie zasad archiwizacji dokumentów nie tylko wspiera organizację w zachowaniu porządku, ale również ułatwia audyty i kontrole, które mogą wystąpić w przyszłości. Dobre praktyki w tej dziedzinie obejmują regularne przeglądy dokumentacji oraz szkolenie personelu w zakresie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej.
Pytanie 21

Który z zadań nie jest przypisany archiwście jednostki w procesie likwidacji?

A. Informowanie likwidatora o prawnym aspekcie postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki
B. Przygotowanie i przedstawienie likwidatorowi planu uporządkowania archiwum
C. Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą "tajne"
D. Informowanie likwidatora o przekazaniu akt kat. A do archiwum państwowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą 'tajne'" jest prawidłowa, ponieważ archiwista likwidowanej jednostki nie ma uprawnień ani obowiązków związanych z procedurą odtajniania dokumentów. Zgodnie z przepisami prawa, proces odtajnienia wymaga zaangażowania odpowiednich organów, takich jak służby bezpieczeństwa lub jednostki odpowiedzialne za ochronę informacji niejawnych. Archiwista powinien skupić się na porządkowaniu i opracowywaniu archiwum oraz zapewnieniu, że dokumenty są odpowiednio klasyfikowane i zabezpieczane. W praktyce archiwista może współpracować z likwidatorem w celu opracowania planu uporządkowania archiwum, co jest kluczowe dla zachowania integralności dokumentacji. Dobre praktyki archiwistyczne obejmują również powiadamianie likwidatora o przekazaniu akt do archiwum państwowego, co jest niezbędne dla zachowania ciągłości w zarządzaniu dokumentacją. W związku z tym, rola archiwisty w procesie likwidacji jednostki jest istotna, ale nie obejmuje odtajniania dokumentów.
Pytanie 22

Jakie jest oznaczenie formularza, który dokumentuje materiały zapisane na nośnikach elektronicznych i przekazywane do zakładowego archiwum?

A. Paczka archiwalna
B. Wykaz nośników
C. Wykaz akt
D. Spis zdawczo-odbiorczy

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Spis zdawczo-odbiorczy to naprawdę ważny dokument, jeśli mówimy o ewidencji i przekazywaniu dokumentacji zapisanej na nośnikach elektronicznych do archiwum zakładowego. To taki formalny dowód, że przekazujemy jakieś informacje między osobą odpowiedzialną za ich stworzenie a archiwum. Zawiera wszystkie potrzebne informacje o tych nośnikach, jak rodzaj, ilość, daty, no i oczywiście, kto za to odpowiada. Przykładowo, gdy jakaś firma digitalizuje swoje dokumenty i przekazuje je do archiwum, wtedy właśnie korzysta ze spisu zdawczo-odbiorczego. To zgodne z dobrymi praktykami archiwizacji, bo pomaga utrzymać ład i porządek. Dzięki temu dokumentowi można łatwo znaleźć informacje w przyszłości, co jest super istotne w kontekście ochrony danych osobowych oraz przetrzymywania archiwaliów.
Pytanie 23

Dokumentacja niearchiwalna powinna być utrzymywana aż do uzyskania zgody na jej wybrakowanie?

A. może być przygotowywana do transportu
B. może być wymieszana
C. powinna pozostać w dotychczasowej lokalizacji w archiwum
D. powinna być stopniowo niszczona

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź, że dokumentacja powinna pozostać na dotychczasowym miejscu w archiwum, jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz normami archiwizacji, wszelkie dokumenty niearchiwalne muszą być traktowane z zachowaniem szczególnej ostrożności do momentu uzyskania oficjalnej zgody na ich wybrakowanie. Wybrakowanie dokumentacji to proces, który wymaga starannego zaplanowania i wykonania, aby zapewnić, że wszystkie odpowiednie procedury zostały przestrzegane. Przykładowo, w instytucjach publicznych, dokumenty mogą być przechowywane przez określony czas, a ich usunięcie odbywa się na podstawie zatwierdzonych procedur, które często są regulowane przez wewnętrzne polityki oraz przepisy prawa. Zachowanie dokumentacji na dotychczasowym miejscu sprzyja również bezpieczeństwu danych, minimalizując ryzyko ich przypadkowego zniszczenia lub zagubienia. Dobre praktyki archiwizacyjne wskazują, że każdy proces związany z wybrakowaniem powinien być udokumentowany oraz monitorowany przez odpowiednie osoby odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją.
Pytanie 24

Harmonogram działań archiwum zakładowego

A. jest akceptowany przez archiwum państwowe
B. jest tworzony w jednej kopii
C. stanowi część instrukcji dotyczącej organizacji oraz funkcjonowania archiwum zakładowego
D. opisa główne cele archiwum na nadchodzący rok

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Plan pracy archiwum zakładowego jest kluczowym dokumentem, który przedstawia główne zamierzenia archiwum na kolejny rok. Jego sporządzenie opiera się na analizie dotychczasowej działalności oraz identyfikacji priorytetów rozwoju w obszarze zarządzania dokumentacją i archiwizacją. Zawiera on cele, jakie archiwum zamierza osiągnąć, oraz środki, które zostaną podjęte w tym zakresie. Przykładowo, plan może uwzględniać projekt digitalizacji zbiorów, co jest zgodne z obecnymi trendami w archiwistyce, mającymi na celu zwiększenie dostępności dokumentów. W ramach dobrych praktyk, plan pracy powinien być konsultowany z pracownikami archiwum oraz innymi interesariuszami, co pozwala na lepsze dostosowanie działań do potrzeb organizacji oraz zapewnienie ich skuteczności. Ustalenie konkretnych zadań oraz ich terminów ma na celu systematyzację pracy archiwum oraz monitorowanie postępów w realizacji założonych celów.
Pytanie 25

Jakiego obszaru nie reguluje instrukcja kancelaryjna?

A. Przyjmowania, otwierania oraz kontrolowania przesyłek
B. Zatwierdzania, podpisywania i wysyłania pism
C. Rejestrowania spraw oraz sposobu ich dokumentacji
D. Zarządzania dokumentacją oraz jej ewidencjonowaniem

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Instrukcja kancelaryjna określa zasady dotyczące obiegu dokumentów w instytucjach, w tym procesy związane z rejestracją spraw, akceptacją pism oraz przyjmowaniem przesyłek. W kontekście przechowywania dokumentacji oraz prowadzenia jej ewidencji, warto zauważyć, że te zagadnienia są regulowane innymi normami i przepisami, np. ustawą o archiwizacji i dokumentacji. Przechowywanie dokumentacji wiąże się z koniecznością zapewnienia jej bezpieczeństwa oraz odpowiedniego dostępu, co jest kluczowe w kontekście zarządzania informacją. Przykładem zastosowania tych zasad może być wdrożenie systemu zarządzania dokumentami, który nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również wspiera efektywność pracy w organizacji. W praktyce, instytucje muszą stale monitorować swoje procesy dotyczące dokumentacji, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami i standardami archiwizacji.
Pytanie 26

Kto sporządza protokół uszkodzenia dokumentów wypożyczonych z archiwum zakładowego?

A. osoba oddająca dokumenty
B. osoba, która zniszczyła dokumentację
C. kierownik działu wypożyczającego dokumenty
D. pracownik archiwum zakładowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca, że protokół uszkodzenia dokumentacji wypożyczonej z archiwum zakładowego sporządza pracownik archiwum zakładowego, jest prawidłowa. Pracownik archiwum jest odpowiedzialny za zarządzanie dokumentacją, co obejmuje również kwestie związane z jej ochroną i konserwacją. W przypadku uszkodzenia dokumentów, to właśnie pracownik archiwum ma kompetencje oraz obowiązek do sporządzenia odpowiedniego protokołu, który dokumentuje stan uszkodzonej dokumentacji. Przykładem może być sytuacja, w której podczas zwrotu dokumentów z archiwum stwierdzono ich zniszczenie na skutek działania czynników zewnętrznych, takich jak woda czy ogień. Wówczas pracownik archiwum powinien dokładnie opisać rodzaj uszkodzeń, datę ich wystąpienia oraz ewentualne okoliczności towarzyszące. Sporządzony protokół jest kluczowy dla późniejszego procesu ewidencji szkód oraz ewentualnych roszczeń z tytułu odpowiedzialności. Standardy ochrony dokumentów, jak ISO 15489 dotycząca zarządzania informacjami, podkreślają znaczenie odpowiedniej dokumentacji wszelkich incydentów związanych z uszkodzeniem materiałów archiwalnych."
Pytanie 27

Jakie działania należy podjąć na początku porządkowania dokumentacji?

A. ustalenia przynależności zespołowej
B. przyporządkowania dokumentacji
C. studiów wstępnych
D. określenia rodzaju dokumentacji

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Studia wstępne stanowią kluczowy etap w procesie porządkowania dokumentacji, ponieważ pozwalają na zrozumienie kontekstu oraz celu, w jakim dokumenty będą wykorzystywane. W tym etapie gromadzi się niezbędne informacje, które umożliwiają skuteczne i efektywne podejście do dalszych etapów, takich jak segregacja i kwalifikacja dokumentów. Przykładowo, w organizacjach zajmujących się kontrolą jakości, przeprowadzenie studiów wstępnych może obejmować identyfikację norm i regulacji, które będą miały zastosowanie do dokumentacji technicznej. Zgodnie z dobrą praktyką, dokumentacja powinna być uporządkowana zgodnie z jej przeznaczeniem i wymaganiami prawnymi, co sprawia, że studia wstępne są niezbędne do uniknięcia potencjalnych błędów w późniejszych etapach porządkowania. Właściwie przeprowadzone studia wstępne przyczyniają się do zwiększenia efektywności pracy oraz minimalizacji ryzyka błędów, co ma kluczowe znaczenie w kontekście zachowania zgodności z regulacjami branżowymi, takimi jak ISO 9001.
Pytanie 28

Dokumenty w magazynie archiwum zakładowego powinny być uporządkowane

A. od górnej lewej półki do dolnej prawej
B. według dat przyjęcia dokumentów
C. zgodnie z komórkami organizacyjnymi łącznie dla obu kategorii dokumentacji
D. od górnej prawej półki do dolnej lewej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź, że dokumenty w magazynie archiwum zakładowego powinny być układane od półki lewej górnej do prawej dolnej, jest zgodna z zasadami efektywnej organizacji dokumentacji. Taki układ ułatwia dostęp do akt oraz ich przeszukiwanie, co jest szczególnie istotne w kontekście archiwizacji. W praktyce, uporządkowanie dokumentów w tym kierunku pozwala na systematyczne gromadzenie materiałów w sposób zgodny z powszechnie stosowanymi standardami, takimi jak ISO 15489, które podkreślają znaczenie strukturalizacji i archiwizacji informacji. Przykładowo, w dużych instytucjach, gdzie obieg dokumentów jest intensywny, zastosowanie tego podejścia pozwala na szybsze odnajdywanie potrzebnych akt oraz minimalizuje ryzyko zgubienia ważnych informacji. Ponadto, przy ułożeniu dokumentów w takiej sekwencji, łatwiej jest wprowadzać nowe akta, co przyczynia się do sprawniejszego zarządzania dokumentacją. Przestrzeganie tej zasady zwiększa również bezpieczeństwo przechowywania, gdyż dokumenty są mniej narażone na przypadkowe usunięcie lub zniszczenie.
Pytanie 29

Zamieszczony formularz służy do ewidencji dokumentacji

Lp.Znak teczkiTytuł teczkiDaty skrajneSygnatura mapy, której dotyczy opracowanieIlość teczekKategoria archiwalnaMiejsce przechowywania w archiwum zakładowymData przekazania do archiwum państwowego lub zniszczenia
123456789
A. kartograficznej.
B. osobowej.
C. geodezyjnej.
D. technicznej.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "kartograficznej" jest poprawna, ponieważ formularz zawiera kolumny, które jednoznacznie wskazują na jego związek z dokumentacją kartograficzną. Elementy takie jak 'Znak teczki', 'Tytuł teczki', 'Data skrajne' oraz 'Sygnatura mapy, której dotyczy opracowanie' sugerują, że ewidencja odnosi się do map i opracowań geograficznych. W kontekście branży kartograficznej, ewidencjonowanie dokumentacji jest kluczowym elementem zarządzania zasobami geoinformacyjnymi. Przygotowanie i utrzymanie odpowiedniej dokumentacji kartograficznej jest zgodne z dobrymi praktykami, które zalecają dokładne rejestrowanie wszystkich elementów dotyczących mapy, w tym ich historii, zmian i użycia. Takie podejście zapewnia nie tylko przejrzystość, ale także umożliwia łatwe odnalezienie informacji w przyszłości, co jest niezbędne w pracy geodetów i kartografów. Dodatkowo, zgodność z normami ISO w zakresie zarządzania danymi geograficznymi podkreśla znaczenie rzetelnej ewidencji i dokumentacji w procesach decyzyjnych oraz planistycznych.
Pytanie 30

Zmiany w kategorii archiwalnej dokumentów w archiwum zakładowym Ministerstwa Klimatu i Środowiska wprowadza

A. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
B. Kierownik archiwum zakładowego Ministerstwa Środowiska
C. Minister Klimatu i Środowiska
D. Dyrektor Archiwum Akt Nowych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "Dyrektor Archiwum Akt Nowych" jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, to właśnie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, a zatem jego przedstawiciele, mają kompetencje do podejmowania decyzji o zmianie kategorii archiwalnej dokumentów. Zmiana ta jest istotna, ponieważ wpływa na sposób przechowywania i udostępniania dokumentacji. Na przykład, dokumenty przypisane do kategorii archiwalnej z długim okresem przechowywania mogą być poddane innym procedurom niż te, które są klasyfikowane jako dokumentacja bieżąca. Kluczowe w tym procesie są standardy archiwistyczne, takie jak ISAD(G) czy ISAAR(CPF), które regulują zasady klasyfikacji dokumentacji. W praktyce oznacza to, że decyzje o zmianie kategorii dokumentów powinny być oparte na szczegółowej analizie ich wartości archiwalnej oraz potrzeb użytkowników, co zwiększa efektywność zarządzania zasobami archiwalnymi.
Pytanie 31

Na podstawie jakiego aktu prawnego powinna być sporządzona instrukcja kancelaryjna dla jednostek samorządowych?

A. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
B. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
C. Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r.
D. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla jednostek organizacyjnych administracji publicznej stanowi podstawowy akt prawny regulujący zasady obiegu dokumentów w samorządach. To rozporządzenie określa nie tylko zasady prowadzenia dokumentacji, ale również standardy dotyczące archiwizacji i przechowywania akt, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania informacją w jednostkach samorządowych. Na przykład, wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej zgodnie z tym rozporządzeniem pozwala na zachowanie przejrzystości procesów administracyjnych oraz umożliwia lepsze zarządzanie dokumentacją, co jest zgodne z zaleceniami wielu instytucji zajmujących się archiwizowaniem danych. Przestrzeganie tych zasad przyczynia się do poprawy efektywności pracy oraz zapewnia odpowiednią obsługę obywateli. Zastosowanie tej normy w praktyce pozwala także na harmonizację działań w różnych jednostkach samorządowych, co sprzyja wymianie doświadczeń oraz dobrych praktyk.
Pytanie 32

W przypadku wykrycia rozbieżności między spisem zdawczo-odbiorczym a zawartością teczek przekazanych na jego podstawie archiwista zakładowy

A. może odmówić przyjęcia dokumentacji
B. organizuje teczki aktowe
C. koryguje spis zdawczo-odbiorczy
D. wnioskować o zgodę na modyfikację instrukcji kancelaryjnej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Jak zauważyłeś, jeżeli spis zdawczo-odbiorczy nie zgadza się z zawartością teczek, to archiwista ma pełne prawo odmówić przyjęcia tych dokumentów. To wszystko dlatego, że dokładność i rzetelność w przekazywaniu dokumentów to podstawa. Jakiekolwiek niezgodności mogą prowadzić do sporych problemów w przyszłości, na przykład trudności z dostępem do istotnych informacji. Wyobraź sobie sytuację, gdy istotne dokumenty są pominięte w spisie – to może przysporzyć kłopotów w czasie audytu. W takich przypadkach archiwista powinien skontaktować się z osobą, która ten spis przygotowała, żeby wszystko dokładnie wyjaśnić. To naprawdę ważne, żeby mieć wszystko w zgodzie przed przyjęciem dokumentów do archiwum, bo to najlepsza praktyka w archiwizacji.
Pytanie 33

Zgodnie z rozporządzeniem wydanym przez Prezesa Rady Ministrów w dniu 18 stycznia 2011 r. minimalne normy techniczne dla cyfrowych reprodukcji materiałów większych niż A3 wynoszą

A. 250 dpi
B. 100 dpi
C. 150 dpi
D. 200 dpi

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 200 dpi jest poprawna, ponieważ zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych materiałów wielkoformatowych większych niż A3 wynoszą właśnie 200 dpi. DPI, czyli 'dots per inch', jest miarą rozdzielczości, która odnosi się do liczby punktów drukowanych na cal. W przypadku materiałów wielkoformatowych, takich jak plakaty czy banery, odpowiednia rozdzielczość jest kluczowa dla zapewnienia wysokiej jakości druku. W przypadku zbyt niskiej rozdzielczości, takie jak 150 dpi czy 100 dpi, wydruki mogą wydawać się rozmyte lub pikselowane, co obniża estetykę i profesjonalizm finalnego produktu. W praktyce, przyjmuje się, że dla dużych formatów, rozdzielczość 200 dpi pozwala uzyskać zadowalający balans między jakością druku a wielkością pliku, co jest istotne w kontekście efektywności produkcji. W zastosowaniach komercyjnych, takich jak reklama czy sztuka, przestrzeganie tych standardów jest niezbędne, aby spełnić oczekiwania klientów oraz zachować reputację firmy.
Pytanie 34

Charakterystycznym elementem identyfikującym całość dokumentacji danej sprawy jest

A. symbol klasyfikacyjny
B. oznaczenie teczki
C. sygnatura archiwalna
D. znak sprawy

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak sprawy to taka podstawa w organizacji dokumentów, szczególnie w systemach zarządzania sprawami. Działa jak unikalny identyfikator dla konkretnej sprawy, więc można łatwo znaleźć ją w archiwach. Z reguły zawiera takie informacje jak numer sprawy czy datę jej rozpoczęcia, co na pewno pomaga zarówno pracownikom administracji, jak i prawnikom. Wiele firm ma swoje standardy co do tego, jak tworzyć znaki spraw, żeby wszystko było jasne i spójne. Na przykład, w instytucjach publicznych często są używane systemy informatyczne, które same generują znaki spraw według ustalonych zasad. Z mojego doświadczenia, dobrze jest, kiedy każdy dokument ma swój znak, bo to naprawdę przyspiesza archiwizację i dostęp do informacji.
Pytanie 35

Jakie składniki tworzą opis klasy w rejestrze dokumentów?

A. Hasło klasyfikacyjne, numer z dziennika, symbol komórki organizacyjnej
B. Znak teczki, kategoria archiwalna, hasło klasyfikacyjne
C. Tytuł teczki, symbol klasyfikacyjny, znak sprawy
D. Symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, kategoria archiwalna

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Opis klasy w wykazie akt składa się z trzech podstawowych elementów: symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego oraz kategorii archiwalnej. Symbol klasyfikacyjny jest kluczowym oznaczeniem, które klasyfikuje dokumenty według ustalonych kategorii w systemie archiwizacji. Hasło klasyfikacyjne natomiast stanowi krótki opis lub tytuł dokumentu, co ułatwia jego identyfikację i przeszukiwanie w przyszłości. Kategoria archiwalna określa, jak długo dany dokument powinien być przechowywany i kiedy może zostać zniszczony lub przekazany do archiwum, co jest niezbędne do zarządzania cyklem życia dokumentów. Przykładowo, w instytucjach publicznych często stosuje się określone symbole klasyfikacyjne, takie jak „Z-01” dla dokumentów związanych z zatrudnieniem, co pozwala na łatwe poszukiwanie i segregację tych akt. Wiedza o tych elementach jest niezbędna dla osób zajmujących się zarządzaniem dokumentami, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami i standardami archiwizacji.
Pytanie 36

Jaki jest poprawny znak podteczki w dokumentacji aktowej?

A. DR.0610/2014
B. DR.0610
C. DR.0610.3
D. DR.0610.3/2014

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź DR.0610.3 jest jak najbardziej słuszna. Zgodnie z tym, co mówi się o oznaczeniach teczek aktowych, każdy numer musi mieć część identyfikacyjną, czyli DR.0610, i do tego sufiks, w tym przypadku '3'. To ważne, bo taki sufiks pomaga nam rozróżnić różne podkategorie dokumentów w obrębie tej samej teczki. Na przykład, w sytuacji, gdy mamy teczkę dotyczącą jakiegoś projektu, to ten sufiks pozwala nam na bieżąco śledzić zmiany i aktualizacje. Z mojego doświadczenia, staranne oznaczanie dokumentów jest kluczowe przy zarządzaniu informacjami, bo ułatwia odnalezienie ich później. Takie praktyki nie tylko porządkują dokumenty, ale też są zgodne z przepisami o ochronie danych. W końcu, jak wiadomo, dobrze zorganizowane informacje to podstawa, żeby nie było później problemów z ich odnalezieniem.
Pytanie 37

Od jakiej daty zaczyna się okres przechowywania dokumentacji technicznej dla projektu budowlanego?

A. Od daty uzyskania pozwolenia na budowę
B. Od daty zakończenia budowy
C. Od daty całkowitej amortyzacji obiektu
D. Od daty wydania projektu

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Okres przechowywania dokumentacji technicznej dla projektu budynku liczy się od daty całkowitej amortyzacji obiektu, ponieważ zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami prawa budowlanego, dokumentacja taka jest istotna dla przyszłych działań związanych z eksploatacją oraz zarządzaniem nieruchomością. Przechowywanie dokumentacji do momentu pełnej amortyzacji budynku ma na celu zapewnienie dostępu do wszystkich informacji dotyczących konstrukcji oraz użytych materiałów, co może być niezbędne w przypadku ewentualnych prac remontowych, modernizacyjnych czy przyznawania odszkodowań w przypadku szkód. Należy pamiętać, że zgodnie z normami ISO, dokumentacja powinna być przechowywana w sposób uporządkowany, co ułatwia jej późniejsze odnajdywanie i użycie. Przykładem zastosowania tej zasady mogą być dokumentacje dotyczące budowy obiektów komercyjnych, które często wymagają długoterminowej dostępności informacji technicznych dla celów zarządzania i oceny stanu technicznego budynku.
Pytanie 38

Jak określane są dokumenty lub materiały wcześniej stworzone, które dotyczą tej samej sprawy?

A. Załączniki
B. Czystopisy
C. Poprzedniki
D. Nośniki

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "Poprzedniki" jest prawidłowa, ponieważ w kontekście dokumentacji spraw sądowych lub administracyjnych, odnosi się do wszelkich akt i pism wytworzonych w toku postępowania, które mają znaczenie dla aktualnej sprawy. Poprzedniki to dokumenty, które mogą zawierać istotne informacje, takie jak wcześniejsze decyzje, protokoły przesłuchań, ekspertyzy czy inne pisma, które wpływają na bieg sprawy. W praktyce, analiza poprzedników jest kluczowa dla zrozumienia kontekstu sprawy, co pozwala na lepsze przygotowanie argumentacji i strategii działania. W branży prawnej oraz administracyjnej, zasada dokumentacji i archiwizacji poprzedników jest zgodna z najlepszymi praktykami zarządzania informacją, podkreślając konieczność systematycznego gromadzenia i przetwarzania danych, co może mieć znaczenie na przykład w postępowaniach sądowych, audytach czy kontrolach. Umożliwia to również zapewnienie ciągłości oraz transparentności procesów decyzyjnych.
Pytanie 39

Przejmowanie dokumentów, które zazwyczaj jest wynikiem przejęcia kompetencji merytorycznych i/lub terytorialnych, określane jest jako

A. kolekcjonowanie
B. sukcesja
C. brakowanie
D. archiwizacja

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Sukcesja to proces prawny, który oznacza przejęcie praw i obowiązków, często w kontekście zmiany zarządzających jednostkami organizacyjnymi. W przypadku przejęcia funkcji merytorycznych lub terytorialnych, sukcesja odnosi się do formalnego przyjęcia aktów, dokumentów oraz innych zasobów związanych z działaniem danej jednostki. Przykładem może być sytuacja, w której jedna firma przejmuje drugą, a nowe kierownictwo musi uzyskać dostęp do wszystkich istniejących aktów prawnych i dokumentów operacyjnych. Z perspektywy standardów zarządzania, sukcesja jest kluczowym elementem zapewniającym ciągłość procesów biznesowych. Dobre praktyki w tym zakresie obejmują szczegółowe dokumentowanie procesów sukcesji, by zapewnić transparentność i łatwość w dostępie do informacji. W kontekście systemów zarządzania jakością, sukcesja jest również ważnym aspektem w planowaniu działań zarządzających ryzykiem, co pozwala na minimalizację potencjalnych zaszkód związanych z brakiem informacji lub nieprzekazywaniem kluczowych dokumentów.
Pytanie 40

Aby przypisać sprawie odpowiedni symbol klasyfikacyjny, należy skorzystać z

A. instrukcji archiwalnej
B. dziennika korespondencji
C. regulaminu organizacyjnego
D. jednolitego rzeczowego wykazu akt

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest kluczowym narzędziem w procesie klasyfikacji dokumentów w jednostkach organizacyjnych. Jego głównym celem jest zapewnienie jednolitości i porządku w obiegu dokumentów, co jest niezbędne dla efektywnego zarządzania informacją oraz przestrzegania przepisów archiwalnych. JRWA zawiera szczegółowy spis typów akt oraz ich symboli klasyfikacyjnych, co ułatwia przypisanie odpowiednich oznaczeń do poszczególnych spraw. Przykładem zastosowania JRWA może być sytuacja, w której urzędnik musi zaklasyfikować dokumenty związane z realizacją projektu. Dzięki JRWA może szybko odnaleźć właściwy symbol, co przyspiesza proces obiegu dokumentów i minimalizuje ryzyko błędów. Stosowanie JRWA jest zgodne z dobrymi praktykami archiwalnymi, które zakładają systematyczność i przejrzystość w klasyfikacji akt. Przestrzeganie wytycznych zawartych w JRWA jest istotne dla zapewnienia prawidłowego zarządzania dokumentacją oraz skutecznej archiwizacji, co ma długofalowe znaczenie dla organizacji.
Rozpocznij nowy egzamin
Powrót do strony głównej