Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Data rozpoczęcia: 23 sierpnia 2025 12:06
Data zakończenia: 23 sierpnia 2025 12:13

Egzamin niezdany

Wynik: 7/40 punktów (17,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Udostępnij swój wynik

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Gdy pracownik archiwum zakładowego zauważy braki lub uszkodzenia w dokumentach zwróconych po wypożyczeniu, powinien spisać protokół i przekazać go do wyjaśnienia do

A. odpowiednich organów ścigania

B. kierownika komórki, która wypożyczyła dokumenty

C. dyrektora odpowiedniego archiwum państwowego

D. szefa jednostki nadrzędnej

Przekazywanie protokołu braku lub uszkodzenia dokumentacji do kierownika jednostki nadrzędnej, dyrektora archiwum państwowego lub organów ścigania nie jest odpowiednim rozwiązaniem, ponieważ osoby te nie mają bezpośredniego wpływu na zarządzanie wypożyczeniami. Kierownik jednostki nadrzędnej odpowiada za szersze aspekty operacyjne jednostki, co nie obejmuje bezpośredniego nadzoru nad dokumentacją wypożyczoną. W przypadku dyrektora archiwum państwowego jego rola koncentruje się na nadzorze i koordynacji działalności archiwów, a nie na szczegółowych kwestiach lokalnych, takich jak nieprawidłowości w dokumentacji. Co więcej, zaangażowanie organów ścigania w tej sytuacji byłoby zasadne tylko w przypadku podejrzenia przestępstwa, a nie zwykłych braków lub uszkodzeń, co prowadzi do błędnego założenia, że każde stwierdzenie problemu wymaga działania ze strony organów ścigania. Kluczowym błędem myślowym jest nieodróżnianie ról i odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu zarządzającego dokumentacją. Właściwe postępowanie w takich sytuacjach powinno być zgodne z praktykami zarządzania dokumentacją, które jasno określają, że każda jednostka odpowiada za swoje zasoby i należy do niej kierować wszelkie zagadnienia związane z wypożyczeniami.

Pytanie 2

Jaką temperaturę powinno mieć archiwum do przechowywania dokumentacji aktowej w pomieszczeniach magazynowych?

A. 19 ÷ 20ºC

B. 10 ÷ 11ºC

C. 14 ÷ 18ºC

D. 12 ÷ 13ºC

Odpowiedź 14 ÷ 18ºC jest całkiem trafna. W tym zakresie temperatury dokumenty przechowuje się najlepiej. Dzięki temu mamy szansę na to, że papier i inne nośniki informacji nie ulegną zniszczeniu. Gdy jest za gorąco, dokumenty mogą się niszczyć przez różne procesy chemiczne. To tak, jakby w upale wszystkie nasze wspomnienia zaczynały się rozpływać. W archiwach, gdzie przechowuje się ważne dokumenty, kontrola warunków jest kluczowa. Moim zdaniem, warto zwrócić uwagę na standardy, jak ISO 9706, które mówią, jak dbać o przechowywanie papierów. A jeśli chodzi o wilgotność, to powinno być około 45-60%, żeby uniknąć grzybów i pleśni. Dobrze zorganizowane archiwum uwzględnia te wszystkie aspekty, bo przecież nie chcemy stracić cennych dokumentów z powodu niewłaściwych warunków.

Pytanie 3

Zgodnie z rozporządzeniem wydanym przez Prezesa Rady Ministrów w dniu 18 stycznia 2011 r. minimalne normy techniczne dla cyfrowych reprodukcji materiałów większych niż A3 wynoszą

A. 150 dpi

B. 100 dpi

C. 200 dpi

D. 250 dpi

Odpowiedź 200 dpi jest poprawna, ponieważ zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych materiałów wielkoformatowych większych niż A3 wynoszą właśnie 200 dpi. DPI, czyli 'dots per inch', jest miarą rozdzielczości, która odnosi się do liczby punktów drukowanych na cal. W przypadku materiałów wielkoformatowych, takich jak plakaty czy banery, odpowiednia rozdzielczość jest kluczowa dla zapewnienia wysokiej jakości druku. W przypadku zbyt niskiej rozdzielczości, takie jak 150 dpi czy 100 dpi, wydruki mogą wydawać się rozmyte lub pikselowane, co obniża estetykę i profesjonalizm finalnego produktu. W praktyce, przyjmuje się, że dla dużych formatów, rozdzielczość 200 dpi pozwala uzyskać zadowalający balans między jakością druku a wielkością pliku, co jest istotne w kontekście efektywności produkcji. W zastosowaniach komercyjnych, takich jak reklama czy sztuka, przestrzeganie tych standardów jest niezbędne, aby spełnić oczekiwania klientów oraz zachować reputację firmy.

Pytanie 4

Jak nazywa się dokumentacja archiwalna, która zawiera informacje o konkretnym archiwum oraz o zasobie, który jest tam przechowywany?

A. spis zespołów archiwalnych

B. kartoteka zespołów

C. inwentarz książkowy

D. przewodnik po zasobie

Inwentarz książkowy, spis zespołów archiwalnych oraz kartoteka zespołów to dokumenty, które pełnią istotne funkcje w zarządzaniu zbiorami archiwalnymi, jednak żaden z nich nie spełnia roli przewodnika po zasobie. Inwentarz książkowy zazwyczaj zawiera listę wszystkich jednostek archiwalnych w danym archiwum, wraz z ich podstawowymi informacjami, ale nie dostarcza informacji o szczegółowych zawartościach poszczególnych zasobów. Można zatem uznać go za narzędzie bardziej administracyjne niż badawcze. Spis zespołów archiwalnych z kolei kataloguje zespoły archiwalne, opisując ich skład, ale nie wchodzi w szczegóły dotyczące poszczególnych dokumentów, które byłyby istotne dla osoby poszukującej specyficznych informacji. Kartoteka zespołów, jako system oparty na kartach indeksowych, może być pomocna w identyfikacji zespołów, lecz podobnie jak inne wymienione dokumenty, nie zapewnia głębszej analizy zawartości archiwalnej. Typowe błędy myślowe prowadzące do takich niepoprawnych wyborów wynikają z mylenia funkcji każdego z tych narzędzi archiwalnych; użytkownicy mogą nie dostrzegać różnic w ich zastosowaniu i znaczeniu. Przewodnik po zasobie jest unikalny, gdyż łączy w sobie elementy opisowe i analityczne, co czyni go nieocenionym w procesach badawczych i archiwalnych.

Pytanie 5

Jakich informacji nie podaje kierownik jednostki organizacyjnej, gdy informuje dyrektora odpowiedniego archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania?

A. O liczbie brakującej dokumentacji niearchiwalnej

B. O systemie kancelaryjnym używanym w organie lub jednostce organizacyjnej

C. O podstawie prawnej powołania organu lub jednostki organizacyjnej

D. O zmianach w strukturze organizacyjnej jednostki

W przypadku niepoprawnych odpowiedzi, które dotyczą informacji przekazywanych dyrektorowi archiwum, warto zrozumieć ich znaczenie w kontekście całościowej komunikacji archiwalnej. Wskazanie na zmiany w strukturze organizacyjnej jednostki może wydawać się istotne, gdyż wpływa na to, jakie dokumenty powinny być archiwizowane. Niemniej jednak, zmiany te są jedynie tłem dla samego procesu archiwizacji i nie są bezpośrednio związane z informacjami o przekazywanych materiałach. Podobnie, system kancelaryjny stosowany w organie lub jednostce organizacyjnej dostarcza wiedzy na temat obiegu dokumentów, ale nie jest kluczowy w kontekście archiwizacji. Informacje o podstawie prawnej utworzenia organu czy jednostki organizacyjnej również mogą być interesujące, lecz nie są one związane z procesem przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania. W rzeczywistości, kluczowe jest skupienie się na dokumentacji archiwalnej, jej wartości i sposobach jej przechowywania. Wiele osób popełnia błąd, myśląc, że wszystkie aspekty działalności jednostki są istotne w kontekście archiwizacji, podczas gdy najważniejsze jest zrozumienie, które dokumenty powinny być archiwizowane i dlaczego. Prawidłowe podejście wymaga umiejętności selekcjonowania istotnych informacji, co jest zgodne z zasadami dobrych praktyk archiwalnych, które kładą nacisk na efektywną organizację i ochronę dokumentacji o znaczeniu historycznym.

Pytanie 6

Dokumenty mogą być wypożyczane z archiwum zakładowego przez jednostkę organizacyjną po

A. aktualizacji standardów kancelaryjno-archiwalnych

B. przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej

C. zgodnym z procedurą wybrakowaniu dokumentacji

D. wypełnieniu karty udostępnienia akt

Wypełnienie karty udostępnienia akt jest kluczowym elementem procesu wypożyczania dokumentacji z archiwum zakładowego. Karta ta służy jako formalny dokument, który rejestruje informacje dotyczące wypożyczanych akt, w tym datę wypożyczenia, nazwisko osoby odpowiedzialnej oraz cel użycia dokumentów. Dzięki temu możliwe jest ścisłe monitorowanie i kontrolowanie obiegu dokumentacji, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu archiwami. Wypełnianie takiej karty jest również zgodne z wymaganiami wynikającymi z normatywów kancelaryjno-archiwalnych, które nakładają obowiązek dokumentowania wszelkich operacji związanych z obiegiem dokumentów. Przykładem praktycznego zastosowania jest sytuacja, w której pracownik działu kadr potrzebuje dostępu do dokumentacji pracowniczej. Wypełniając kartę udostępnienia, zapewnia, że dokumentacja jest używana zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, a archiwum może śledzić, kto i kiedy miał dostęp do określonych akt, co jest kluczowe dla zachowania poufności i integralności danych.

Pytanie 7

W sytuacji likwidacji instytucji należy powiadomić syndyka lub likwidatora?

A. o regulacjach obowiązujących w zamykanej jednostce dotyczących kancelarii i archiwizacji

B. o liczbie pracowników w archiwum zakładowym

C. o stanie uporządkowania oraz o ewidencji dokumentacji znajdującej się w archiwum

D. o zasadach przechowywania dokumentów archiwalnych, które są w archiwum

Kiedy likwidujemy jakąś instytucję, to ważne, żeby najpierw poinformować syndyka lub likwidatora o tym, jak wygląda porządek w archiwum i więc co tam mamy. Im lepiej poskładane archiwum, tym łatwiej jest wszystko ogarnąć podczas likwidacji. To znaczy, że wtedy kluczowe dokumenty, jak umowy czy różne decyzje, są pod ręką. Jakby pojawiły się jakieś wątpliwości co do tego, co się działo w instytucji, dobrze zorganizowane archiwum zwraca uwagę na to, gdzie można szybko znaleźć potrzebne papiery. Według przepisów, każda instytucja musi mieć swoje akta w miarę systematycznie prowadzone, co jest ważne nie tylko z punktu widzenia praktycznego, ale też zgodności z prawem. No i przed likwidacją warto też zrobić przegląd dokumentacji i zadbać o jej odpowiednie zabezpieczenie. To wszystko wpisuje się w szerszy kontekst zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych.

Pytanie 8

Dokumentacja zgromadzona w archiwum nie jest upowszechniana

A. katalog zbiorów w wersji drukowanej

B. archiwalny pokaz

C. skontrum dokumentacji

D. wirtualna ekspozycja

Wybrane odpowiedzi, jak "wystawa wirtualna" czy "pokaz archiwalny", odnoszą się do form prezentacji zgromadzonych materiałów, które mają na celu ich popularyzację, a nie systematyczne porządkowanie i ocenę. Wystawy wirtualne koncentrują się na udostępnianiu materiałów dla szerokiej publiczności, co nie jest równoznaczne z poukładanym zarządzaniem dokumentacją. Pokazy archiwalne również służą prezentacji zbiorów, co czyni je narzędziami popularyzacyjnymi, a nie metodami zapewniającymi porządkowanie i konserwację dokumentów. Z drugiej strony, odpowiedź "drukowany katalog zbiorów" również nie odnosi się bezpośrednio do procesu skontrum. Katalogi zbiorów mogą być częścią dokumentacji archiwalnej, ale ich rolą jest przedstawianie zawartości zbiorów w formie fizycznej, co nie zastępuje potrzeby przeprowadzenia skontrum. Typowym błędem myślowym jest mylenie popularyzacji zbiorów z ich zarządzaniem. Popularyzacja polega na udostępnianiu informacji i materiałów szerszemu gronu, podczas gdy skontrum to techniczny proces oceny, który wpływa na długofalowe zarządzanie dokumentacją. Dlatego poprawne zrozumienie ról różnych metod w archiwistyce jest kluczowe dla skutecznego zarządzania zbiorami.

Pytanie 9

Co należy zrobić w przypadku likwidacji instytucji w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej kategorii B10, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął?

A. przeprowadzić ekspertyzę archiwalną

B. podpisać umowę na dalsze odpłatne przechowywanie

C. zrealizować skontrum dokumentacji

D. przeprowadzić skrupulatny proces brakowania

Wykonywanie ekspertyzy archiwalnej w kontekście dokumentacji niearchiwalnej kategorii B10, której okres przechowywania jeszcze nie minął, jest nieadekwatnym rozwiązaniem. Ekspertyza archiwalna dotyczy dokumentów, które są klasyfikowane jako archiwalne i w których to przypadku dokonuje się oceny wartości archiwalnej oraz podjęcia decyzji o ich dalszym przechowywaniu bądź likwidacji. W przypadku dokumentów niearchiwalnych, takich jak B10, które nie osiągnęły jeszcze wymaganego okresu przechowywania, nie ma podstaw do przeprowadzania tego rodzaju ekspertyzy, ponieważ dokumenty te powinny być przechowywane zgodnie z obowiązującymi standardami przez ustalony czas. Podobnie, przeprowadzanie skontrum dokumentacji nie jest procedurą, która odnosiłaby się do dokumentów w trakcie ich przewidzianego okresu przechowywania. Skontrum to proces, który ma na celu weryfikację stanu fizycznego dokumentacji oraz jej zgodności z zapisami w ewidencji, co jest bardziej stosowane w przypadku dokumentacji, która ma być likwidowana lub archiwizowana. Propozycja przeprowadzenia dokładnego procesu brakowania również jest niewłaściwa, ponieważ brakowanie odnosi się do dokumentów, które osiągnęły koniec okresu przechowywania i można je zniszczyć. Wreszcie, zawarcie umowy na dalsze odpłatne przechowywanie to najlepsze podejście, które zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Nieprawidłowe zrozumienie tych procesów może prowadzić do nieodpowiedniego zarządzania dokumentacją, co z kolei przyczynia się do ryzyk związanych z utratą danych czy naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.

Pytanie 10

Dokumenty przeznaczone do archiwum zakładowego powinien zorganizować pracownik

A. archiwum państwowe

B. komórki, która zniszczyła dokumentację

C. archiwum zakładowe

D. komórki, która stworzyła dokumentację

Nieprawidłowe odpowiedzi oparte na archiwum państwowym, komórkach, które wybrakowały dokumentację oraz archiwum zakładowym wskazują na pewne nieporozumienia dotyczące ról i odpowiedzialności związanych z archiwizowaniem dokumentów. Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego jest procesem regulowanym przez przepisy prawa, które dotyczą jedynie dokumentów mających znaczenie na poziomie narodowym, a nie tych, które są wytwarzane w ramach działalności wewnętrznej przedsiębiorstwa. W przypadku dokumentacji, która nie została stworzona przez odpowiedzialną komórkę, istnieje ryzyko, że jej zawartość nie będzie w pełni zrozumiała, co może prowadzić do błędnych decyzji w przyszłości. Wybór komórki, która wybrakowała dokumentację, również nie ma sensu, ponieważ brakujące dokumenty są już problemem, a ich przekazywanie do archiwum nie rozwiązuje tej sytuacji. Rekomendowanym podejściem jest, aby to pracownik wytwarzający dokumenty zajmował się ich archiwizacją, co zapewnia, że wszystkie niezbędne informacje są odpowiednio skatalogowane. W przeciwnym razie, organizacja może napotkać trudności w odnalezieniu krytycznych informacji w przyszłości, co z kolei może prowadzić do poważnych konsekwencji operacyjnych.

Pytanie 11

W sytuacji, gdy wszczynane jest postępowanie mające na celu zakończenie działalności podmiotu lub jego reorganizację prowadzącą do utworzenia nowego podmiotu, kierownik podmiotu informuje o tym zdarzeniu

A. Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego

B. dyrektora odpowiedniego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

C. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

D. dyrektora właściwego archiwum państwowego

Zgłoszenie do odpowiedniego archiwum państwowego o tym, że zamierzacie zlikwidować lub zreorganizować podmiot, to naprawdę istotny krok w zarządzaniu dokumentami. Zgodnie z przepisami w Polsce, jeżeli planujecie jakieś zmiany, musicie to zgłosić do archiwum. W praktyce to znaczy, że osoba zarządzająca powinna przygotować dokładną dokumentację dotyczącą stanu archiwalnego i poinformować archiwum o swoich zamiarach. Dzięki temu archiwum może określić, które dokumenty warto przechować, a które można zlikwidować, żeby zachować porządek. Przykład? Jeśli jakiś instytucja kultury zmienia się w nowy podmiot, to archiwum ma szansę zabezpieczyć i uporządkować wszystkie dokumenty. To wszystko wpisuje się w zasady zarządzania informacją oraz dobre praktyki w ochronie archiwów.

Pytanie 12

Procedura archiwizacji dokumentacji elektronicznej wymaga

A. umieszczenia dokumentów na dyskach zewnętrznych nieopatrzonych etykietami

B. przypisywania każdemu dokumentowi fizycznego numeru

C. drukowania wszystkich dokumentów i przechowywania ich w teczkach

D. zapewnienia bezpieczeństwa danych i zachowania ich integralności

Pomysł drukowania wszystkich dokumentów elektronicznych i przechowywania ich w teczkach jest niepraktyczny i nieefektywny. W dobie cyfryzacji, takie podejście nie tylko znacząco zwiększa koszty i czas potrzebny na archiwizację, ale również stwarza ryzyko utraty danych wskutek fizycznych uszkodzeń dokumentów papierowych. Warto również zauważyć, że drukowane dokumenty są trudniejsze w zarządzaniu i przeszukiwaniu, co może prowadzić do opóźnień w dostępie do kluczowych informacji. Przypisywanie każdemu dokumentowi fizycznego numeru jest anachroniczne i nieodpowiednie w przypadku dokumentacji elektronicznej, gdzie każda jednostka danych może być łatwo identyfikowana poprzez metadane, takie jak daty utworzenia, autorzy, czy unikalne identyfikatory cyfrowe. Takie rozwiązania są znacznie bardziej elastyczne i skalowalne, zwłaszcza przy dużych ilościach danych. Przechowywanie dokumentów na dyskach zewnętrznych bez etykiet jest nieodpowiedzialne z punktu widzenia zarządzania danymi. Brak etykiet uniemożliwia szybkie i efektywne odnalezienie potrzebnych informacji, a także zwiększa ryzyko fizycznej utraty danych poprzez przypadkowe uszkodzenie lub zgubienie nośników. Właściwe oznakowanie i zarządzanie nośnikami danych jest kluczowe dla zachowania porządku i dostępności w archiwach elektronicznych.

Pytanie 13

Jakie działania są podejmowane w archiwum w celu ochrony dokumentacji przed zniszczeniem?

A. Wykorzystywanie dokumentacji wyłącznie w celach badawczych

B. Udostępnianie dokumentacji w formie cyfrowej

C. Regularne przemieszczanie dokumentacji między różnymi pomieszczeniami

D. Kontrola warunków klimatycznych i stosowanie środków konserwacyjnych

Ochrona dokumentacji w archiwach wymaga ścisłej kontroli warunków klimatycznych i stosowania odpowiednich środków konserwacyjnych. Archiwa są miejscami, gdzie przechowuje się często unikalne i nieodwracalne dokumenty, dlatego ich ochrona jest priorytetem. Kontrola warunków klimatycznych obejmuje monitorowanie temperatury, wilgotności oraz cyrkulacji powietrza, co jest kluczowe dla zachowania integralności papierowych i innych materiałów archiwalnych. Niewłaściwe warunki mogą prowadzić do pleśni, rozkładu papieru czy zmiany koloru dokumentów. Stosowanie środków konserwacyjnych, takich jak odkwaszanie papieru, naprawa uszkodzonych dokumentów czy stosowanie specjalnych pudeł archiwalnych, jest również istotne. Dbanie o te aspekty zgodnie z wytycznymi Międzynarodowej Rady Archiwów przyczynia się do długoterminowego zachowania zasobów. Ponadto, wdrażanie systemów zarządzania jakością w archiwach pomaga w utrzymaniu wysokich standardów ochrony dokumentacji.

Pytanie 14

W kontekście zamykania placówki do zadań archiwisty zakładowego należy

A. przeprowadzić skontrum i zaktualizować środki ewidencyjne

B. przekazać do brakowania nieaktualne dokumenty niearchiwalne

C. opracować plan uporządkowania całego zasobu archiwalnego

D. odtajnić dokumenty objęte tajemnicą lub poufnością

Niepoprawne odpowiedzi mogą wynikać z niepełnego zrozumienia roli archiwisty oraz procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją. Przekazanie na brakowanie nieaktualnej dokumentacji niearchiwalnej, choć może wydawać się sensowne, nie jest wystarczającym działaniem w kontekście likwidacji instytucji. Tego typu dokumenty powinny być analizowane w sposób bardziej złożony, ponieważ ich brakowanie wymaga odpowiednich procedur, aby uniknąć utraty istotnych informacji, które mogą mieć znaczenie dla przyszłych działań lub rozliczeń. Opracowanie planu porządkowania całości zasobu archiwum to działanie pozytywne, ale w kontekście likwidacji instytucji skontrum jest priorytetowym krokiem, który musi poprzedzać jakiekolwiek porządkowanie zasobów. Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulami tajności lub poufności jest z kolei procesem, który powinien być realizowany zgodnie z przepisami prawa i wymaga zaangażowania odpowiednich organów, co nie jest zadaniem archiwisty zakładowego. Właściwe podejście do zarządzania dokumentacją wymaga zrozumienia kontekstu prawnego oraz standardów branżowych, które wskazują, że skontrum i weryfikacja ewidencji są fundamentami skutecznego zarządzania zasobami archiwalnymi.

Pytanie 15

Który z zadań nie jest przypisany archiwście jednostki w procesie likwidacji?

A. Informowanie likwidatora o przekazaniu akt kat. A do archiwum państwowego

B. Przygotowanie i przedstawienie likwidatorowi planu uporządkowania archiwum

C. Informowanie likwidatora o prawnym aspekcie postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki

D. Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą "tajne"

Odpowiedź "Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą 'tajne'" jest prawidłowa, ponieważ archiwista likwidowanej jednostki nie ma uprawnień ani obowiązków związanych z procedurą odtajniania dokumentów. Zgodnie z przepisami prawa, proces odtajnienia wymaga zaangażowania odpowiednich organów, takich jak służby bezpieczeństwa lub jednostki odpowiedzialne za ochronę informacji niejawnych. Archiwista powinien skupić się na porządkowaniu i opracowywaniu archiwum oraz zapewnieniu, że dokumenty są odpowiednio klasyfikowane i zabezpieczane. W praktyce archiwista może współpracować z likwidatorem w celu opracowania planu uporządkowania archiwum, co jest kluczowe dla zachowania integralności dokumentacji. Dobre praktyki archiwistyczne obejmują również powiadamianie likwidatora o przekazaniu akt do archiwum państwowego, co jest niezbędne dla zachowania ciągłości w zarządzaniu dokumentacją. W związku z tym, rola archiwisty w procesie likwidacji jednostki jest istotna, ale nie obejmuje odtajniania dokumentów.

Pytanie 16

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej realizowane jest na wniosek państwowego, który prosi o zniszczenie dokumentacji, której termin ważności minął.

A. dyrektora odpowiedniego archiwum państwowego, który informuje jednostkę organizacyjną o konieczności przeprowadzenia brakowania dokumentacji niearchiwalnej

B. dyrektora jednostki nadrzędnej w odniesieniu do jednostki, która kontaktuje się z odpowiednim archiwum

C. kierownika komórki organizacyjnej, za wcześniejszą zgodą kierownika archiwum zakładowego, który stwierdza, że wśród dokumentów przeznaczonych do zniszczenia nie ma materiałów archiwalnych

D. kierownika jednostki, za wcześniejszą zgodą dyrektora odpowiedniego archiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentów przeznaczonych do zniszczenia nie ma materiałów archiwalnych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Ta odpowiedź odnosi się do procesu brakowania dokumentów, które nie są archiwalne. To ważna rzecz, szczególnie w różnych instytucjach, bo zarządzanie dokumentacją to kluczowy temat. Z tego co wiem, każdy wniosek o brakowanie powinien być złożony przez kierownika jednostki, ale przed podjęciem decyzji konieczna jest zgoda dyrektora archiwum. To jest istotne, bo musimy uważać, żeby nie zniszczyć ważnych materiałów historycznych. W praktyce, jeśli kierownik jednostki podejmuje decyzję o brakowaniu, to dyrektor archiwum powinien sprawdzić, czy wśród tych dokumentów nie ma czegoś, co musi zostać. Przykładowo, jeśli mamy dokumenty sprzed lat, które nie są już potrzebne, ale mogą być istotne dla historii tych miejsc, to warto je zachować. Dlatego dobrze jest postępować zgodnie z regulacjami, które są tu dla naszej ochrony i lepszego porządku.

Pytanie 17

Jakich dokumentów nie poddaje się skontrum?

A. materiałów dostarczonych ze składu chronologicznego

B. dokumentacji kadrowo-płacowej

C. materiałów archiwalnych, które mają być przekazane

D. dokumentacji elektronicznej w systemie EZD

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dokumentacja elektroniczna w systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) rzeczywiście nie jest przedmiotem skontrum, ponieważ skontrum odnosi się głównie do dokumentacji fizycznej, która jest przechowywana w archiwum. EZD to nowoczesne podejście do zarządzania dokumentami, które ma na celu zwiększenie efektywności pracy, redukcję kosztów oraz zapewnienie lepszej dostępności informacji. Skontrum z kolei to proces mający na celu weryfikację stanu dokumentacji archiwalnej w kontekście jej kompletności i zgodności z obowiązującymi normami. Przykład praktyczny może obejmować audyt dokumentów papierowych w archiwum, gdzie sprawdza się, czy wszystkie akta są odpowiednio zatwierdzone i skatalogowane. Warto zauważyć, że standardy archiwalne, takie jak normy ISO, kładą duży nacisk na różne metody zarządzania dokumentami, w tym na odrębność procesów dotyczących papierowych i elektronicznych zbiorów.

Pytanie 18

Jakie z podanych dokumentów nie powinny być oznaczone znakiem sprawy?

A. Nawiązywanie relacji z innymi instytucjami na poziomie krajowym

B. Objaśnienia, opinie oraz akty normatywne związane ze skargami i wnioskami

C. Komunikacja i wymiana danych z organizacjami związkowymi

D. Zaproszenia, gratulacje, podziękowania

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zaproszenia, życzenia oraz podziękowania są dokumentami, które zazwyczaj nie wymagają przypisania znaku sprawy, ponieważ nie mają charakteru formalnego ani nie są związane z procesami administracyjnymi w organizacji. Tego typu dokumenty służą przede wszystkim do budowania relacji interpersonalnych oraz wyrażania wdzięczności. W praktyce administracyjnej, dokumenty, które mają znaczenie prawne lub które są istotne dla procedur, takie jak wyjaśnienia, opinie czy akty prawne dotyczące skarg i wniosków, powinny być odpowiednio rejestrowane i oznaczane. Dobrym przykładem mogą być akty prawne, które muszą być archiwizowane z zachowaniem określonych standardów, aby zapewnić dostępność i łatwość w zarządzaniu nimi. W kontekście organizacji, niektóre dokumenty, takie jak zaproszenia na wydarzenia czy podziękowania, mogą być traktowane jako materiały promocyjne lub komunikacyjne, które nie podlegają formalnym procedurom obiegu dokumentów. Właściwe zarządzanie dokumentacją, w tym procedura oznaczania spraw, jest kluczowe dla efektywności administracyjnej oraz zgodności z regulacjami prawnymi.

Pytanie 19

Jaką kategorię archiwalną, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, przydzieli się listom obecności pracowników w haśle "Dowody obecności w pracy"?

A. B10

B. B5

C. B6

D. B3

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Wybór odpowiedzi B3, czyli kategorii archiwalnej, która dotyczy 'Dowodów obecności w pracy', jest zgodny z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku. Dokumenty te są istotne dla prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz rozliczeń wynagrodzeń. Kategorie archiwalne są kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją, a B3 obejmuje dokumenty, które potwierdzają obecność pracowników oraz ich aktywność w firmie. Przykłady praktyczne zastosowania tej kategorii obejmują rejestrację dni wolnych, urlopów oraz kontrolę nad czasem pracy, co jest istotne z punktu widzenia przepisów prawa pracy oraz wewnętrznych regulacji organizacji. Zgodnie z dobrymi praktykami archiwizacji, dokumenty powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich łatwe odnalezienie oraz dostępność w przypadku kontroli lub zapytań dotyczących czasu pracy pracowników. Warto również pamiętać, że odpowiednia kategoryzacja dokumentów wspiera procesy audytowe oraz umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją w firmie.

Pytanie 20

W jaki sposób można zabezpieczyć dokumenty przed wilgocią w archiwum?

A. Umieszczając dokumenty w sejfach (co nie zapewnia odpowiedniej ochrony przed wilgocią)

B. Utrzymując odpowiednią wentylację i kontrolując wilgotność

C. Malując pomieszczenie specjalną farbą ochronną (co nie eliminuje problemu wilgoci)

D. Przechowując dokumenty w plastikowych woreczkach (co może prowadzić do skraplania wilgoci wewnątrz)

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kontrola wilgotności i odpowiednia wentylacja to kluczowe aspekty zarządzania archiwum, które pomagają chronić dokumenty przed degradacją. Właściwa wentylacja zapewnia, że powietrze w pomieszczeniu jest stale wymieniane, co zapobiega gromadzeniu się wilgoci. Utrzymanie poziomu wilgotności na poziomie 30-50% jest zalecane, ponieważ wyższe poziomy mogą sprzyjać rozwojowi pleśni i grzybów, które są szkodliwe dla papieru i innych materiałów. Wilgotność można kontrolować za pomocą higrometrów oraz systemów klimatyzacyjnych, które automatycznie regulują warunki środowiskowe. Warto też pamiętać, że różne materiały mogą wymagać różnych warunków przechowywania, więc ważne jest monitorowanie i dostosowywanie warunków w zależności od potrzeb. Praktyka ta jest zgodna z międzynarodowymi standardami archiwizacji, które podkreślają znaczenie środowiskowej kontroli jako podstawy długoterminowej ochrony dokumentów.

Pytanie 21

W zbiorach archiwalnych teatru muzycznego do akt szczególnych zalicza się dokumentację odnoszącą się do

A. wypłat wynagrodzeń dla aktorów

B. raportów finansowych ze sprzedaży biletów

C. organizowanych spektakli teatralnych

D. remontu obiektu teatru

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dokumentacja dotycząca wystawianych spektakli teatralnych jest kluczowym elementem archiwum zakładowego teatru muzycznego, ponieważ odnosi się bezpośrednio do działalności artystycznej instytucji. W archiwum gromadzi się różnorodne materiały, takie jak programy, scenariusze, recenzje, a także wnioski dotyczące produkcji i realizacji spektakli. Tego typu dokumentacja pozwala nie tylko na utrzymanie ciągłości artystycznej teatru, ale także na analizę i ocenę jego dorobku na przestrzeni lat. Praktyczne zastosowanie tej wiedzy jest nieocenione, gdyż pozwala na tworzenie retrospektyw oraz wystaw związanych z historią teatru, wspierając jego rozwój oraz promocję. W kontekście dobrych praktyk branżowych, archiwizacja materiałów dotyczących działalności scenicznej jest zgodna z zaleceniami instytucji kultury, które podkreślają znaczenie zachowania pamięci o dorobku artystycznym. Posiadanie odpowiedniej dokumentacji wspiera również proces pozyskiwania funduszy czy sponsorów, którzy są zainteresowani historią oraz osiągnięciami danego teatru.

Pytanie 22

Jakie informacje powinny znajdować się na opakowaniu teczki aktowej w archiwum?

A. Data utworzenia dokumentów, imię i nazwisko archiwisty odpowiedzialnego za przekazanie, liczba stron

B. Symbol klasyfikacyjny, okres przechowywania, tytuł teczki

C. Opis zawartości dokumentów, kolor teczki, data przekazania do archiwum

D. Rodzaj papieru użytego do dokumentów, rozmiar teczki, numer referencyjny

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Na opakowaniu teczki aktowej w archiwum powinny znaleźć się takie informacje jak symbol klasyfikacyjny, okres przechowywania oraz tytuł teczki. Symbol klasyfikacyjny to kluczowy element, który ułatwia identyfikację i klasyfikację dokumentów w archiwum. Jest to zazwyczaj unikalna sekwencja liter i cyfr, która odzwierciedla system klasyfikacyjny stosowany w danym archiwum. Dzięki temu symbolowi, pracownicy archiwum mogą szybko odnaleźć potrzebne dokumenty i przyporządkować je do odpowiednich kategorii. Kolejnym istotnym elementem jest okres przechowywania. Każda teczka powinna mieć określony czas, przez jaki dokumenty w niej zawarte powinny być przechowywane, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i regulacjami wewnętrznymi danej instytucji. Okres ten może się różnić w zależności od rodzaju dokumentów i ich wartości prawnej czy historycznej. Ostatecznie, tytuł teczki powinien precyzyjnie odzwierciedlać zawartość dokumentów, co ułatwia ich identyfikację bez konieczności otwierania teczki. Wszystkie te elementy są zgodne ze standardami i dobrymi praktykami archiwistycznymi, które mają na celu zapewnienie efektywnego zarządzania dokumentacją.

Pytanie 23

W jakim roku należy zrealizować ekspertyzę dla dokumentów kategorii BE5, stworzonych w roku 2009?

A. W 2015 roku

B. W 2010 roku

C. W 2014 roku

D. W 2016 roku

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź, że ekspertyza dla akt kategorii BE5 wytworzonych w 2009 roku powinna zostać przeprowadzona w 2015 roku, jest zgodna z zasadami dotyczącymi okresu archiwizacji i przeglądów dokumentów. Przede wszystkim, w kontekście zarządzania dokumentacją, kluczowe jest przestrzeganie odpowiednich terminów na realizację ekspertyz, które zazwyczaj są ustalane na podstawie regulacji prawnych oraz polityk instytucjonalnych. W Polsce, zgodnie z ustawą o archiwizacji i przepisami wewnętrznymi jednostek organizacyjnych, dokumenty powinny być poddawane przeglądowi po upływie 5 lat od ich wytworzenia. W przypadku akt wytworzonych w 2009 roku, termin na przeprowadzenie ekspertyzy upływa w 2015 roku. Przykładem zastosowania tej zasady może być instytucja publiczna, która musi regularnie oceniać wartość archiwalną swoich dokumentów, co pozwala na efektywne zarządzanie zasobami oraz optymalizację kosztów przechowywania akt.

Pytanie 24

Zatwierdzanie zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt, które dotyczą przekształcenia lub dodania nowych klas, należy do kompetencji

A. dyrektora jednostki organizacyjnej

B. dyrektora właściwego archiwum państwowego

C. pracownika kancelarii tajnej

D. kierownika archiwum zakładowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dyrektor właściwego archiwum państwowego jest odpowiedzialny za zatwierdzanie zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt, co jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją. W praktyce oznacza to, że wszelkie przekształcenia lub dodawanie nowych klas akt powinny być zgodne z regulacjami prawnymi oraz standardami archiwalnymi. Na przykład, w przypadku wprowadzenia nowej klasy dokumentów, dyrektor archiwum ma obowiązek przeanalizować jej zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zachować spójność z istniejącymi klasami. Zatwierdzenie przez dyrektora archiwum zapewnia, że wszelkie zmiany są zgodne z polityką archiwizacji, co jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostek organizacyjnych. Warto także zauważyć, że dyrektor archiwum jest często odpowiedzialny za szkolenie pracowników w zakresie zarządzania dokumentacją, co również wpływa na jakość i efektywność procesów archiwalnych.

Pytanie 25

Zasady postępowania dotyczące sytuacji związanych z zaginieniem, uszkodzeniem lub wykryciem braków w wypożyczonej dokumentacji określa

A. regulamin organizacyjny

B. instrukcja kancelaryjna

C. wskazówka metodyczna

D. instrukcja archiwalna

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Instrukcja archiwalna jest dokumentem, który precyzyjnie określa zasady postępowania z dokumentacją w zakresie jej przechowywania, zabezpieczania oraz procedur związanych z zaginięciem, uszkodzeniem lub stwierdzeniem braków. W kontekście archiwizacji, szczególnie ważne jest zapewnienie ciągłości pracy i efektywności w zarządzaniu dokumentami. Przykładem zastosowania instrukcji archiwalnej może być procedura zgłaszania zaginięcia ważnych dokumentów, gdzie dokładne wytyczne pomagają w szybkiej reakcji i minimalizacji potencjalnych strat. Zgodnie z dobrymi praktykami branżowymi, każda instytucja powinna posiadać jasno określone zasady postępowania zgodne z wytycznymi archiwalnymi, co nie tylko sprzyja skutecznemu zarządzaniu dokumentacją, ale także zapewnia zgodność z wymogami prawnymi. Warto pamiętać, że poprawne zarządzanie dokumentacją archiwalną przyczynia się do ochrony informacji i zabezpieczenia interesów organizacji.

Pytanie 26

Jaki typ dokumentacji jest dostępny tylko w pomieszczeniach archiwum zakładowego?

A. Spisy zdawczo-odbiorcze akt

B. Akta klasy A

C. Akta dotyczące pracowników

D. Zestawienia płac i karty wynagrodzeń

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Spisy zdawczo-odbiorcze akt to dokumentacja, która zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz regulacjami dotyczącymi archiwizacji, jest przechowywana wyłącznie w archiwach zakładowych. Ten typ dokumentacji jest kluczowy w kontekście zarządzania dokumentami, ponieważ zawiera informacje o przekazywaniu akt między jednostkami organizacyjnymi w danym zakładzie. Dzięki spisom możliwe jest ścisłe monitorowanie, które dokumenty zostały przekazane, jakie są ich lokalizacje oraz kto jest odpowiedzialny za ich przechowywanie. W praktyce, spisy te stanowią fundamentalny element systemu zarządzania dokumentacją, który zapewnia zgodność z przepisami prawa oraz standardami archiwalnymi. Umożliwiają one również efektywne odzyskiwanie dokumentów i audyt w przypadku kontroli. Warto również zauważyć, że zgodnie z dobrymi praktykami branżowymi, spisy zdawczo-odbiorcze powinny być przygotowywane w sposób systematyczny i zawierać kluczowe informacje, takie jak daty, numery identyfikacyjne akt oraz osoby odpowiedzialne za ich przekazanie.

Pytanie 27

Znak sprawy nie zawiera

A. numeru z rejestru korespondencji

B. kolejnego numeru sprawy, wynikającego z rejestru spraw

C. znaku jednostki organizacyjnej

D. symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu dokumentów

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak sprawy, który nie zawiera numeru z rejestru korespondencji, jest zgodny z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją. Numer z rejestru korespondencji stanowi istotny element identyfikujący wszelką korespondencję wpływającą i wychodzącą, co jest kluczowe dla efektywnego śledzenia przebiegu sprawy. W kontekście administracji publicznej i organizacji, właściwe oznaczenie sprawy umożliwia łatwe odnalezienie dokumentów oraz ich przypisanie do odpowiednich kategorii. Przykładowo, w przypadku prowadzenia sprawy dotyczącej zamówień publicznych, brak numeru z rejestru korespondencji może prowadzić do trudności w odnalezieniu korespondencji związanej z danym zamówieniem. Standardy takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją wskazują na konieczność przypisania unikalnych identyfikatorów korespondencji, co znacząco ułatwia późniejsze analizy i inspekcje. Właściwe oznaczanie sprawy w ten sposób jest więc nie tylko wymogiem administracyjnym, ale także najlepszą praktyką w zakresie zarządzania informacjami.

Pytanie 28

Dokument, który został zatwierdzony przez kierownika danej komórki organizacyjnej, a następnie przez dyrektora instytucji, jest kierowany do

A. archiwum zakładowego

B. magazynu

C. tajnej kancelarii

D. sekretariatu

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 'sekretariatu' jest poprawna, ponieważ po akceptacji dokumentu przez kierownika komórki organizacyjnej oraz dyrektora jednostki, pismo powinno być przekazywane do sekretariatu, który pełni kluczową rolę w obiegu dokumentów w organizacji. Sekretariat jest odpowiedzialny za rejestrację, archiwizację oraz dystrybucję dokumentów, co jest zgodne z zasadami efektywnego zarządzania dokumentacją. Na przykład, w praktyce sekretariat może zarejestrować dokument w systemie obiegu dokumentów, a następnie przekazać go do odpowiednich osób, co zapewnia jasny ślad działania oraz możliwość szybkiego odnalezienia dokumentów w przyszłości. Zgodnie z dobrymi praktykami w zarządzaniu biurem, sekretariat pełni funkcję centralnego punktu, który koordynuje przepływ informacji, co jest istotne dla zapewnienia sprawnej komunikacji w jednostce. Dlatego pismo po akceptacji powinno trafiać właśnie do sekretariatu, a nie do innych miejsc, takich jak archiwum czy magazyn, które pełnią inne funkcje.

Pytanie 29

Dokument formalny o takiej samej treści wysłany do wielu odbiorców to

A. pismo okólne

B. pismo przewodnie

C. zaświadczenie

D. zaproszenie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zaproszenie to forma pisma oficjalnego, która jest skierowana do wielu adresatów, a jej treść pozostaje niezmienna. Takie dokumenty mają zastosowanie w różnych kontekstach, na przykład w organizacji wydarzeń, konferencji, czy spotkań biznesowych. Przykładem może być zaproszenie na konferencję branżową, które jest wysyłane do wszystkich uczestników, a jego treść zawiera informacje o miejscu, czasie i agendzie wydarzenia. W praktyce, zaproszenia muszą być sformułowane w sposób klarowny i profesjonalny, aby zachęcić adresatów do uczestnictwa. W kontekście standardów, ważne jest, aby zaproszenia były zgodne z obowiązującymi normami formalnymi, co podkreśla ich rangę i znaczenie. Warto również dodać, że w przypadku dużej liczby odbiorców, zaproszenia często są wysyłane w formie elektronicznej, co pozwala na efektywne dotarcie do adresatów oraz ułatwia zarządzanie listą uczestników.

Pytanie 30

Jakie z poniższych zadań nie należy do zbioru archiwalnego?

A. Zgromadzenie i zabezpieczenie przechowywanej dokumentacji oraz jej ewidencjonowanie

B. Usuwanie dokumentacji z archiwum zakładowego w sytuacji wznowienia sprawy w danym dziale

C. Organizacja dokumentów przechowywanych z wcześniejszych lat w odpowiednim stanie

D. Tworzenie spisów zdawczo – odbiorczych dla akt przekazywanych z działów

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dobra robota z wyborem odpowiedzi o wypełnianiu spisów zdawczo-odbiorczych! To naprawdę ważny proces w archiwizacji, bo bez tego trudno byłoby śledzić dokumenty. Spisy zdawczo-odbiorcze to takie potwierdzenie, że coś zostało przekazane, a to przydaje się, gdy potrzebujesz znaleźć jakieś akta. Na przykład, gdy dział HR wysyła dokumenty do archiwum, taki spis to prawdziwe zabezpieczenie, że wszystko poszło jak należy. Fajnie jest też trzymać kopie tych spisów, żeby mieć je pod ręką na przyszłość. Zarządzanie dokumentami w archiwum ma znaczenie nie tylko na teraz, ale także przy przyszłych audytach, więc warto o tym pamiętać. I trzeba pilnować, żeby te procesy były aktualne, bo przepisy się zmieniają, a my musimy za tym nadążyć.

Pytanie 31

Jakiej informacji nie powinno się umieszczać w spisie spraw?

A. Oznaczenia roku kalendarzowego

B. Oznaczenia jednostki organizacyjnej

C. Daty zniszczenia dokumentacji

D. Symbolu klasyfikacyjnego z rejestru akt

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź dotycząca daty zniszczenia dokumentacji jest prawidłowa, ponieważ spis spraw powinien zawierać wyłącznie informacje niezbędne do prowadzenia i archiwizacji spraw. Data zniszczenia dokumentacji odnosi się do procesów związanych z usuwaniem dokumentów, które już nie są potrzebne, co nie jest istotne dla bieżącej ewidencji spraw. Spis spraw ma na celu umożliwienie łatwego dostępu do aktualnych informacji o prowadzonych sprawach, ich statusie oraz przypisaniu do odpowiednich komórek organizacyjnych. W praktyce, w kontekście zarządzania dokumentacją, stosuje się standardy, które nakładają obowiązek prowadzenia spisów aktowych, w których zawarte muszą być nie tylko symbole klasyfikacyjne (umożliwiające identyfikację akt), ale także oznaczenia roku kalendarzowego oraz komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za daną sprawę. Umożliwia to skuteczne zarządzanie i archiwizację dokumentów, co jest kluczowe w kontekście przestrzegania przepisów prawa o ochronie danych osobowych oraz zasad przechowywania dokumentacji.

Pytanie 32

Jak nazywa się jednostka organizacyjna działająca w państwowych i samorządowych instytucjach, w której gromadzi się wyłącznie dokumentację niearchiwalną?

A. Składnica akt

B. Archiwum zakładowe

C. Skład chronologiczny

D. Magazyn podręczny

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Składnica akt to komórka organizacyjna, która pełni kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją w instytucjach państwowych i samorządowych. Jej głównym zadaniem jest przechowywanie dokumentów niearchiwalnych, co oznacza, że znajdują się tam materiały, które są aktualnie wykorzystywane w działalności organizacji, ale nie są jeszcze na etapie archiwizacji. W praktyce, składnice akt gromadzą dokumenty takie jak korespondencja, sprawozdania, protokoły, które są istotne dla bieżącej działalności jednostek. Dbanie o prawidłowe przechowywanie i ewidencjonowanie dokumentów w składnicy akt jest zgodne z regulacjami ustawy o archiwizacji oraz z standardami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Odpowiednie zarządzanie dokumentami w składnicach akt przyczynia się do efektywności pracy urzędów oraz do zapewnienia transparentności działań publicznych.

Pytanie 33

Jaką powinna mieć odległość przestrzeń pomiędzy regałami w magazynie archiwum zakładowego?

A. 80 ÷ 100 cm

B. 50 ÷ 70 cm

C. 40 ÷ 60 cm

D. 40 ÷ 50 cm

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 80 ÷ 100 cm jest prawidłowa, ponieważ zapewnia odpowiednią przestrzeń do komfortowego poruszania się pomiędzy regałami w magazynie. Wiele norm branżowych, w tym wytyczne dotyczące organizacji przestrzeni magazynowej, rekomenduje tę odległość, aby zmaksymalizować efektywność operacyjną. W praktyce, przestrzeń ta jest szczególnie ważna w kontekście użytkowania samochodów widłowych i innych urządzeń transportowych, które wymagają większej manewrowości. Przykładowo, w dużych magazynach, gdzie stosuje się regały wysokiego składowania, odległość 80 cm może być niewystarczająca, co naraża na uszkodzenia zarówno towar, jak i sprzęt. Zgodnie z normami ISO, odpowiednie marginesy pomiędzy regałami wpływają na bezpieczeństwo pracy, redukując ryzyko wypadków. Dodatkowo, zapewnienie wystarczającej przestrzeni pozwala na lepszą organizację towarów i łatwiejszy dostęp do nich, co jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania każdego magazynu.

Pytanie 34

Jakie składniki tworzą opis klasy w rejestrze dokumentów?

A. Symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, kategoria archiwalna

B. Tytuł teczki, symbol klasyfikacyjny, znak sprawy

C. Hasło klasyfikacyjne, numer z dziennika, symbol komórki organizacyjnej

D. Znak teczki, kategoria archiwalna, hasło klasyfikacyjne

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Opis klasy w wykazie akt składa się z trzech podstawowych elementów: symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego oraz kategorii archiwalnej. Symbol klasyfikacyjny jest kluczowym oznaczeniem, które klasyfikuje dokumenty według ustalonych kategorii w systemie archiwizacji. Hasło klasyfikacyjne natomiast stanowi krótki opis lub tytuł dokumentu, co ułatwia jego identyfikację i przeszukiwanie w przyszłości. Kategoria archiwalna określa, jak długo dany dokument powinien być przechowywany i kiedy może zostać zniszczony lub przekazany do archiwum, co jest niezbędne do zarządzania cyklem życia dokumentów. Przykładowo, w instytucjach publicznych często stosuje się określone symbole klasyfikacyjne, takie jak „Z-01” dla dokumentów związanych z zatrudnieniem, co pozwala na łatwe poszukiwanie i segregację tych akt. Wiedza o tych elementach jest niezbędna dla osób zajmujących się zarządzaniem dokumentami, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami i standardami archiwizacji.

Pytanie 35

Akta osobowe pracowników, którzy zostali zwolnieni, są porządkowane na regale magazynowym według

A. kolejności sygnatur archiwalnych

B. nazwa jednostki organizacyjnej, która przekazała dokumenty

C. roku zakończenia umowy o pracę

D. roku rozpoczęcia umowy o pracę

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "kolejności sygnatury archiwalnej" jest prawidłowa, ponieważ akta osobowe pracowników zwolnionych powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich łatwe odnalezienie i identyfikację. Sygnatura archiwalna to unikalny identyfikator przypisany do zbioru dokumentów, który pozwala na ich jednoznaczne zidentyfikowanie w archiwum. Przykładowo, stosując kolejność sygnatur, pracownicy zajmujący się archiwizacją mogą szybko lokalizować potrzebne akta, co jest niezbędne w sytuacjach, gdy konieczne jest przeprowadzenie analizy, audytu lub innego rodzaju przeglądów. W wielu organizacjach, zwłaszcza tych działających w sektorze publicznym, istnieją ściśle określone procedury dotyczące archiwizacji dokumentów, z uwzględnieniem standardów ISO 15489 dotyczących zarządzania dokumentacją archiwalną. Przechowywanie akt według sygnatury archiwalnej wspiera również dobry porządek w dokumentacji oraz umożliwia przestrzeganie przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych.

Pytanie 36

W jakim roku najwcześniej dopuszczalne jest wybrakowanie dokumentacji "Rozliczania podróży krajowych" o kategorii archiwalnej B5, która została stworzona w 2021 roku?

A. W 2027 roku

B. W 2026 roku

C. W 2025 roku

D. W 2028 roku

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Wybór odpowiedzi 'W 2027 roku' jest prawidłowy, ponieważ dokumentacja o kategorii archiwalnej B5 jest klasyfikowana zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty tego typu mogą być wybrakowane po upływie 5 lat od końca roku, w którym zostały wytworzone. W przypadku dokumentacji 'Rozliczania podróży krajowych' wytworzonej w 2021 roku, termin wybrakowania przypada na 31 grudnia 2026 roku, a więc dokumenty te mogą być zniszczone od 2027 roku. Przykładowo, jeśli rozpatrzymy dokumentację w kontekście zarządzania zasobami informacyjnymi, taką jak dokumenty podróży służbowych, ważne jest, aby przestrzegać przepisów dotyczących przechowywania i eliminacji dokumentów, co zapewnia zgodność z regulacyjami oraz efektywność organizacyjną. W praktyce, przestrzeganie tych zasad umożliwia organizacjom skuteczne zarządzanie przestrzenią biurową oraz ochronę danych osobowych, co jest kluczowe w dobie rosnących wymagań dotyczących bezpieczeństwa informacji.

Pytanie 37

Podstawowe wyposażenie magazynu archiwum zakładowego obejmuje:

A. regały metalowe, biurko, gaśnica, urządzenie do pomiaru temperatury oraz wilgotności

B. regały drewniane, biurko, gaśnica, czajnik

C. regały metalowe, urządzenie do pomiaru temperatury oraz wilgotności, rośliny doniczkowe

D. regały drewniane, urządzenie do pomiaru temperatury oraz wilgotności, czajnik, biurko

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca na regały metalowe, biurko, gaśnicę oraz urządzenie do pomiaru temperatury i wilgotności jest właściwa, ponieważ te elementy stanowią kluczowe wyposażenie dla funkcjonowania archiwum zakładowego. Regały metalowe są preferowane ze względu na ich trwałość oraz odporność na czynniki zewnętrzne, co jest istotne dla ochrony dokumentów. Biurko zapewnia miejsce do pracy, a gaśnica jest niezbędnym elementem ochrony przeciwpożarowej, co jest zgodne z przepisami bezpieczeństwa pożarowego. Urządzenie do pomiaru temperatury i wilgotności pozwala na monitorowanie warunków środowiskowych, co jest kluczowe dla zachowania integralności archiwalnych materiałów, zgodnie z normami ISO 11799, które określają wymagania dotyczące przechowywania dokumentów. Dbanie o odpowiednie warunki przechowywania dokumentów jest fundamentalne, aby zminimalizować ryzyko ich uszkodzenia, co może prowadzić do nieodwracalnej utraty informacji.

Pytanie 38

W jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy hasła klasyfikacyjne: "Staże zawodowe"; "Wolontariat"; "Praktyki" określane będą następującymi symbolami klasyfikacyjnymi

Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – fragment

Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – fragment
Symbole klasyfikacyjne		Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej
213		Staże, wolontariat, praktyki
	......	Staże zawodowe	BE10
	......	Wolontariat	BE10
	......	Praktyki	BE10

A. 2130; 2131; 2132

B. 0231; 2133; 0132

C. 0213; 1213; 2213

D. 1130; 1131; 1132

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 2130; 2131; 2132 jest poprawna, ponieważ zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt, hasła klasyfikacyjne dotyczące staży, wolontariatu i praktyk są przypisane do symbolu 213. W szczególności, symbole 2130, 2131 i 2132 odpowiadają kolejno za 'Staże zawodowe', 'Wolontariat' oraz 'Praktyki'. Taki podział umożliwia łatwe wyszukiwanie i klasyfikację dokumentacji, co jest kluczowe w zarządzaniu aktami w administracji rządowej. W praktyce, wiedza ta może być zastosowana w tworzeniu czytelnych i uporządkowanych systemów archiwizacyjnych, co jest zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. W kontekście różnych instytucji, takich jak uczelnie czy urzędy, umiejętność właściwego klasyfikowania dokumentacji może znacząco wpłynąć na efektywność pracy oraz spełnienie wymogów prawnych związanych z archiwizowaniem informacji.

Pytanie 39

Poszukiwanie informacji w dokumentach w celu wyjaśnienia konkretnej sprawy to

A. kurenda

B. kwartant

C. kartularz

D. kwerenda

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kwerenda to tak naprawdę sposób, w jaki szukamy informacji w różnych dokumentach czy bazach danych. W praktyce może to być pytanie do jakiegoś systemu informacyjnego czy analiza akt prawnych. Na przykład prawnicy albo analitycy danych muszą czasem przeprowadzać kwerendy, żeby zrozumieć, co się dzieje w danej sprawie. Dzięki temu mogą znaleźć kluczowe fakty i dowody, które są im potrzebne. Warto pamiętać, że robiąc kwerendę, trzeba stosować się do pewnych zasad, żeby zdobyte informacje były dokładne i wiarygodne. Używanie odpowiednich metod badawczych oraz analizowanie danych zgodnie z prawem to istotne elementy, które mogą naprawdę pomóc w pracy z informacjami. Bez tej umiejętności trudno by było odnaleźć się w świecie informacji, a dobre przeprowadzanie kwerend może naprawdę zmienić bieg sprawy.

Pytanie 40

W jaki sposób powinny być uporządkowane akta spraw w teczce aktowej?

A. Zgodnie z ważnością sprawy

B. Alfabetycznie, według nazwisk nadawców

C. W kolejności spisu spraw

D. Rzeczowo

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Ułożenie akt spraw w kolejności spisu spraw jest fundamentalnym elementem efektywnego zarządzania dokumentacją w instytucjach. Taki sposób organizacji umożliwia szybki dostęp do informacji oraz zapewnia logiczny porządek w archiwizacji danych. Każda sprawa powinna być umieszczona zgodnie z numeracją określoną w spisie spraw, co umożliwia łatwe odnalezienie dokumentów w przypadku potrzeby ich przeszukiwania czy audytowania. Przykładowo, jeśli sprawa jest numerowana od 001 do 100, to wszystkie dokumenty dotyczące danej sprawy powinny być umieszczone obok siebie, co ułatwia ich przeglądanie. Ponadto, stosowanie się do ustalonych procedur i standardów dotyczących archiwizacji dokumentów, takich jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, przyczynia się do zwiększenia efektywności organizacji oraz minimalizacji ryzyka utraty ważnych informacji. W praktyce, taka organizacja dokumentów wspiera także zgodność z regulacjami prawnymi oraz zapewnia przejrzystość w działaniach instytucji.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej