Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Data rozpoczęcia: 22 sierpnia 2025 21:33
Data zakończenia: 22 sierpnia 2025 21:44

Egzamin zdany!

Wynik: 24/40 punktów (60,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

W jednolitym wykazie akt rzeczowych hasła klasyfikacyjne typowe obejmują klasy

A. 2-5

B. 7-9

C. 0-3

D. 4-6

Odpowiedzi 2-5, 4-6 oraz 7-9 są nieprawidłowe, ponieważ nie odpowiadają rzeczywistemu zakresowi klas w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wybór klas 2-5, 4-6 oraz 7-9 opiera się na mylnym założeniu, że liczba klas klasyfikacyjnych jest szersza niż w rzeczywistości. Takie podejście nie uwzględnia, że klasyfikacja akt w polskim systemie prawnym jest ściśle uregulowana i ograniczona do określonych kategorii, które mają na celu skuteczne zarządzanie dokumentacją. Niekiedy, analizy błędnych odpowiedzi mogą wynikać z niezrozumienia struktury wykazu akt oraz ich funkcji w procesie archiwizacji. Warto zwrócić uwagę, że klasy 0-3 obejmują podstawowe, niezbędne dokumenty, które są kluczowe dla działalności organizacji, a ich zrozumienie jest fundamentem efektywnej zarządzającej wiedzy w każdej instytucji. Szerokie klasyfikacje mogą prowadzić do chaosu informacyjnego, co jest sprzeczne z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją. Ostatecznie, poprawne podejście powinno opierać się na zrozumieniu wartości informacji i ich odpowiedniej klasyfikacji, co zapewnia lepszą dostępność oraz zgodność z obowiązującymi normami prawnymi i branżowymi.

Pytanie 2

Ile egzemplarzy powinno się przygotować dla spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji niearchiwalnej, kategorii BE50, przekazywanej do archiwum zakładowego?

A. W 2 egzemplarzach

B. W 4 egzemplarzach

C. W 1 egzemplarzu

D. W 3 egzemplarzach

Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji niearchiwalnej, kategorii BE50, w 3 egzemplarzach jest zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów. W praktyce, 3 egzemplarze pozwalają na rozdzielenie odpowiedzialności oraz zapewniają odpowiednią dokumentację dla wszystkich stron zaangażowanych w proces przekazywania dokumentów. Przykładowo, jeden egzemplarz trafia do archiwum zakładowego, drugi pozostaje u przekazującego, a trzeci powinien być przechowywany przez odbierającego dokumentację. Taki podział dokumentacji jest zalecany przez standardy archiwizacji, które podkreślają konieczność posiadania kopii dla każdej ze stron, co zwiększa przejrzystość i bezpieczeństwo procesów archiwizacji. Warto również zauważyć, że zgodność z tymi zasadami jest kluczowa dla zachowania integralności dokumentów oraz ułatwia przyszłe odnalezienie i weryfikację informacji zawartych w dokumentacji. Posiadanie trzech egzemplarzy spisu zdawczo-odbiorczego stanowi najlepszą praktykę w zarządzaniu dokumentacją i jest zgodne z zaleceniami Polskiej Normy PN-ISO 15489 dotyczącej zarządzania dokumentacją.

Pytanie 3

Jaki typ dokumentacji jest dostępny tylko w pomieszczeniach archiwum zakładowego?

A. Akta klasy A

B. Akta dotyczące pracowników

C. Spisy zdawczo-odbiorcze akt

D. Zestawienia płac i karty wynagrodzeń

Wybierając jedną z pozostałych opcji, można napotkać kilka powszechnych nieporozumień dotyczących dokumentacji archiwalnej. Listy płac i kartoteki wynagrodzeń zawierają informacje osobowe pracowników oraz szczegóły dotyczące wypłacanych wynagrodzeń, co sprawia, że są one dokumentacją, którą można przetrzymywać w różnych lokalizacjach, w tym w działach kadr. Zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, dostęp do tych dokumentów powinien być ściśle kontrolowany, ale niekoniecznie oznacza to, że muszą być one przechowywane tylko w archiwum zakładowym. Akta kategorii A to z kolei dokumentacja, która jest uznawana za trwałą i ważną, ale mogą być one również dostępne w innych obszarach organizacji, zwłaszcza jeżeli są wciąż wykorzystywane w bieżącej działalności. Akta osobowe pracowników, podobnie jak listy płac, podlegają przepisom prawa pracy i zasadom ochrony danych, ale nie są ograniczone do archiwum zakładowego, a ich przechowywanie oraz udostępnianie odbywa się zgodnie z innymi regulacjami. Wreszcie, spisy zdawczo-odbiorcze akt są kluczowe dla monitorowania procesu archiwizacji, ale nie są dokumentami, które mogą być ograniczone tylko do archiwum. Kluczowym błędem jest mylenie rodzaju dokumentacji z jej lokalizacją, co prowadzi do nieprawidłowych wniosków o ich przechowywaniu.

Pytanie 4

Do przechowywania dokumentacji elektronicznej w archiwum zaleca się użycie

A. prywatnego komputera archiwisty

B. tradycyjnych nośników papierowych

C. chmury publicznej

D. dedykowanego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)

Użycie dedykowanego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) to najlepsze podejście do przechowywania dokumentacji elektronicznej w archiwach. Systemy EZD są zaprojektowane z myślą o zarządzaniu dokumentacją w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami oraz efektywny. Oferują one funkcje, takie jak śledzenie zmian, automatyczne tworzenie kopii zapasowych oraz zaawansowane opcje wyszukiwania i indeksowania dokumentów. Dzięki temu można skutecznie zarządzać dużymi ilościami danych bez ryzyka ich utraty lub nieuprawnionego dostępu. Systemy te często są zgodne z normami ISO dotyczącymi zarządzania dokumentacją, co zwiększa ich wiarygodność i bezpieczeństwo. W praktyce oznacza to, że instytucje korzystające z EZD mogą łatwiej spełniać wymogi dotyczące przechowywania i ochrony danych, co jest kluczowe w kontekście ochrony informacji i zgodności z regulacjami prawnymi. Moim zdaniem, korzystanie z takich systemów to nie tylko dobra praktyka, ale wręcz konieczność w nowoczesnym zarządzaniu dokumentacją.

Pytanie 5

Najdłuższy czas pozbawienia wolności dla osoby zobowiązanej do ochrony materiałów archiwalnych za celowe zniszczenie tych dokumentów wynosi

A. 3 lata

B. 1 rok

C. 4 lata

D. 2 lata

Właściwa odpowiedź to 3 lata, ponieważ maksymalny okres pozbawienia wolności dla osoby odpowiedzialnej za szczególną ochronę materiałów archiwalnych w przypadku ich świadomego zniszczenia wynika z przepisów prawa, które mają na celu zabezpieczenie dokumentacji o znaczeniu historycznym, kulturowym oraz prawnym. Przykłady zastosowania tej regulacji można znaleźć w kontekście archiwizacji dokumentów państwowych, gdzie naruszenie tych zasad skutkuje nie tylko sankcją karną, ale również narażeniem na szkody instytucji i społeczeństwa. Dobre praktyki wskazują, że pracownicy odpowiedzialni za materiały archiwalne muszą być odpowiednio przeszkoleni i świadomi konsekwencji swoich działań, co przyczynia się do lepszego zarządzania dziedzictwem kulturowym. Wdrożenie odpowiednich procedur ochrony dokumentacji archiwalnej oraz regularne audyty mogą zminimalizować ryzyko zniszczenia tych zasobów, co jest zgodne z międzynarodowymi standardami archiwalnymi, takimi jak ISO 15489. W kontekście ochrony danych osobowych oraz zabezpieczenia informacji wrażliwych, stosowanie najlepszych praktyk w obszarze archiwizacji jest kluczowe, aby uniknąć nieprzewidzianych konsekwencji prawnych oraz społecznych.

Pytanie 6

Badanie materiałów archiwalnych w celu znalezienia informacji dotyczących konkretnego tematu lub osoby to

A. excerpt

B. kwerenda

C. foliacja

D. metryka

Kwerenda to proces poszukiwania i zbierania informacji z materiałów archiwalnych, który polega na formułowaniu precyzyjnych zapytań do dokumentów, rejestrów czy baz danych w celu uzyskania danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby. Jest to kluczowy element pracy archiwisty, badacza czy historyka, który wymaga znajomości zarówno źródeł, jak i metodologii badań archiwalnych. Przykładem kwerendy może być poszukiwanie dokumentów dotyczących działalności konkretnego stowarzyszenia w określonym okresie, co może obejmować przegląd różnych zbiorów archiwalnych oraz analizy dostępnych źródeł. W praktyce kwerenda wspiera procesy badawcze i pozwala na pozyskiwanie wiedzy w oparciu o autorytatywne dokumenty, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie archiwistyki. Zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Archiwalnymi (ISA), kwerenda powinna być dokładnie dokumentowana, aby zapewnić możliwość weryfikacji i odtworzenia procesu badawczego.

Pytanie 7

Czas przechowywania kart udostępnienia zbiorów rozpoczyna się od daty

A. przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego

B. wypożyczenia akt przez komórkę organizacyjną

C. wytworzenia udostępnianej dokumentacji w komórce organizacyjnej

D. zwrotu wypożyczonych akt do archiwum zakładowego

Podejście wskazujące na inne daty, takie jak przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego, wytworzenie udostępnianej dokumentacji w komórce organizacyjnej, czy wypożyczenie akt przez komórkę organizacyjną, jest błędne z perspektywy zasad zarządzania dokumentacją. W przypadku przekazania dokumentacji do archiwum, dokumenty są już zarchiwizowane, a ich historia udostępnienia nie jest wówczas aktywnie monitorowana. Liczenie okresu od momentu przekazania do archiwum nie uwzględnia czasu, w którym dokumenty były w obiegu, co może prowadzić do niekompletności danych. Podobnie, wytworzenie dokumentacji w komórce organizacyjnej nie jest związane z jej wykorzystaniem, a tym samym nie wpływa na okres, przez który należy przechowywać informacje o udostępnieniu. W przypadku wypożyczenia akt, kluczowe jest zrozumienie, że z perspektywy archiwizacji, istotne jest, kiedy dokumenty wracają do archiwum, jako moment, w którym rozpoczyna się proces oczekiwania na ewentualne kontrole czy audyty. Niezastosowanie się do tych zasad może prowadzić do problemów z dostępem do informacji, a także naruszeń przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji, co grozi sankcjami w przypadku audytów. Dlatego ważne jest, aby wszyscy pracownicy zapoznali się z obowiązującymi procedurami i standardami w zakresie archiwizacji, co pozwoli na uniknięcie typowych błędów myślowych związanych z interpretacją terminów i procedur.

Pytanie 8

Ewidencja, która służy do pozyskiwania danych w archiwum zakładowym, to

A. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

B. spis zdawczo-odbiorczy

C. spis zasobu po skontrum

D. jednolity rzeczowy wykaz akt

Spis zdawczo-odbiorczy jest dokumentem, który odgrywa kluczową rolę w ewidencji akt w archiwach zakładowych. Jego głównym celem jest formalne przekazanie dokumentacji z jednostki organizacyjnej do archiwum, co odbywa się zazwyczaj po zakończeniu cyklu życia dokumentów. W praktyce spis ten zawiera szczegółowe informacje na temat akt, takich jak ich nazwa, numer, zakres chronologiczny oraz miejsce przechowywania. Dzięki temu archiwista może szybko zidentyfikować i zlokalizować konkretne dokumenty w zasobie archiwum. W kontekście dobrych praktyk archiwalnych, spis zdawczo-odbiorczy powinien być zgodny z obowiązującymi normami i regulacjami, co zapewnia przejrzystość oraz efektywność w zarządzaniu dokumentacją. Warto zauważyć, że odpowiednia klasyfikacja i ewidencja akt jest fundamentem utrzymania porządku w archiwum oraz ochrony informacji o znaczeniu prawnym i administracyjnym.

Pytanie 9

Której z wymienionych czynności archiwum zakładowego nie da się zaplanować?

A. Porządkowania akt.

B. Przyjmowania akt.

C. Wypożyczania akt.

D. Brakowania akt.

Porządkowanie akt, przyjmowanie akt oraz brakowanie akt są procesami, które można z góry zaplanować, co nie oznacza, że są one mniej istotne niż wypożyczanie. Przyjmowanie akt polega na wprowadzeniu nowych dokumentów do archiwum, co wymaga ustalonych procedur i wytycznych, aby zapewnić zgodność z normami prawno-administracyjnymi. Niespójność w przyjmowaniu akt może prowadzić do problemów z ich późniejszym odnalezieniem. Porządkowanie akt jest kluczowe w procesie archiwizacji, ponieważ odpowiednia klasyfikacja i segregacja dokumentów wpływają na efektywność ich późniejszego użytkowania. Właściwie zorganizowane archiwum pozwala na szybki dostęp do informacji, co jest niezwykle ważne w kontekście zarządzania informacją. Brakowanie akt, czyli proces eliminacji nieaktualnych lub niepotrzebnych dokumentów, również wymaga zaplanowanych działań oraz zgodności z przepisami prawnymi i regulacjami wewnętrznymi. Niezrozumienie, że te czynności są rutynowe i zależą od określonych ram czasowych oraz procedur, może prowadzić do chaosu w zarządzaniu dokumentacją. W praktyce brak planowania tych zadań może skutkować opóźnieniami w dostępie do informacji oraz zwiększeniem ryzyka utraty ważnych danych.

Pytanie 10

Z którego dokumentu ewidencyjnego dokonuje się selekcji dokumentów niearchiwalnych do zlikwidowania?

A. Inwentarza archiwalnego

B. Protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej

C. Spisu zdawczo-odbiorczego komórki organizacyjnej

D. Wykazu spisów zdawczo-odbiorczych

Rozważając inne środki ewidencyjne, które mogłyby być postrzegane jako alternatywy dla spisu zdawczo-odbiorczego komórki organizacyjnej, warto zauważyć, że inwentarz archiwalny jest dokumentem stworzonym w celu ewidencjonowania materiałów archiwalnych, a nie dokumentów niearchiwalnych. Jego głównym celem jest zapewnienie systematyzacji i ochrony zasobów, które mają wartość historyczną lub prawną, co wyklucza możliwość jego użycia w procesie brakowania dokumentów, które nie są przeznaczone do archiwizacji. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, z kolei, jest narzędziem pomocniczym, które może być używane do organizowania przekazywania dokumentów pomiędzy jednostkami, ale sam w sobie nie ma funkcji typowania dokumentów do brakowania. Podobnie, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej jest narzędziem oceny, które jest używane do analizy wartości dokumentów, ale nie stanowi bezpośredniego narzędzia do ich typowania do zniszczenia. Często pojawiającym się błędem jest mylenie funkcji tych dokumentów, co może prowadzić do niewłaściwego zarządzania dokumentacją i potencjalnych konsekwencji prawnych. Warto podkreślić, że brak właściwej identyfikacji dokumentów do brakowania może skutkować naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych oraz niewłaściwym obiegiem informacji w organizacji.

Pytanie 11

W jakim roku należy zrealizować ekspertyzę dla dokumentów kategorii BE5, stworzonych w roku 2009?

A. W 2016 roku

B. W 2015 roku

C. W 2014 roku

D. W 2010 roku

Wybierając niewłaściwą odpowiedź, można wpaść w pułapkę błędnych założeń dotyczących terminów przeprowadzania ekspertyz dla dokumentacji. Często mylnie zakłada się, że dokumenty mogą pozostać bez przeglądu przez dłuższy czas, co prowadzi do opóźnień w ocenie ich wartości archiwalnej. Na przykład, odpowiedź sugerująca 2016 rok pomija istotę pięcioletniego okresu przeglądu, co jest kluczowe w kontekście efektywnego zarządzania dokumentacją. Podobnie, odpowiedzi wskazujące na lata wcześniejsze, takie jak 2010 czy 2014, wskazują na błędne zrozumienie procesu, który wymaga, aby ekspertyza została przeprowadzona po upływie określonego czasu od wytworzenia dokumentów. W praktyce, powinna istnieć jasna polityka dotycząca cyklicznych przeglądów dokumentacji, która opiera się na konkretnych regulacjach. Właściwe postrzeganie tego terminu jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa i efektywnego zarządzania archiwami, co sprzyja zarówno bezpieczeństwu informacji, jak i efektywności operacyjnej jednostek organizacyjnych.

Pytanie 12

Dokumenty związane z procedurą usuwania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane

A. w archiwum zakładowym

B. w komórce organizacyjnej

C. w kancelarii

D. w sekretariacie

Dokumenty z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane w archiwum zakładowym, co jest zgodne z zasadami gospodarowania dokumentacją zawartymi w przepisach prawa oraz dobrymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją. Archiwum zakładowe pełni kluczową rolę w przechowywaniu dokumentów, które utraciły swoje znaczenie operacyjne, ale mogą mieć wartość prawną lub historyczną. W praktyce oznacza to, że dokumenty, które zostały uznane za niearchiwalne, muszą być odpowiednio zidentyfikowane, a ich brakowanie powinno być udokumentowane w formie protokołu. Wiele organizacji wdraża systemy zarządzania dokumentacją, które wspierają proces brakowania, co zapewnia zgodność z wewnętrznymi regulacjami oraz przepisami prawa. Archiwum zakładowe powinno być tak zorganizowane, aby umożliwić łatwy dostęp do dokumentów w przypadku konieczności ich odtworzenia lub weryfikacji.

Pytanie 13

Generalną zgodę dla jednostki organizacyjnej na zniszczenie całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej fragmentu wydaje

A. Dyrektor Narodowego Archiwum Cyfrowego

B. Dyrektor Archiwum Państwowego w Warszawie

C. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

D. Dyrektor Archiwum Akt Nowych

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych jest organem odpowiedzialnym za nadzór nad systemem archiwalnym w Polsce, co obejmuje również wydawanie zgód na brakowanie dokumentów. Zgoda generalna na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej lub jej części jest istotnym procesem, który zapewnia, że dokumenty, które nie mają wartości archiwalnej, mogą być usunięte zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i regulacjami. Przykładem zastosowania tej zgody jest sytuacja, w której jednostka organizacyjna, po przeprowadzeniu analizy zgodności dokumentacji z kryteriami archiwizacji, stwierdza, że pewne dokumenty mogą być zniszczone. W takim przypadku, uzyskanie zgody Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jest kluczowe, aby uniknąć nieprawidłowości i zapewnić prawidłowe zarządzanie dokumentami. W praktyce, organizacje powinny regularnie przeglądać swoje zbiory dokumentów oraz stosować się do wytycznych archiwalnych, co jest zgodne z dobrą praktyką zarządzania informacją i archiwizacją w instytucjach publicznych.

Pytanie 14

Akta osobowe pracowników, którzy zostali zwolnieni, są porządkowane na regale magazynowym według

A. numeru pozycji spisu zdawczo-odbiorczego

B. stażu zatrudnienia w danej instytucji

C. nazwy jednostki organizacyjnej, która przekazała dokumenty

D. daty rozpoczęcia pracy przez pracownika

Wybór innych opcji, takich jak data zatrudnienia, staż pracy czy nazwa komórki organizacyjnej, prowadzi do nieefektywnego zarządzania dokumentacją kadrową i może skutkować chaosem w archiwizacji. Układanie teczek osobowych według daty zatrudnienia może być mylące, zwłaszcza gdy pracownicy byli zatrudniani w różnych okresach lub gdy następują zmiany w zatrudnieniu. Data sama w sobie nie jest unikalnym identyfikatorem, co utrudnia odnajdywanie konkretnych teczek w sytuacjach, gdy potrzebna jest szybka informacja. Podobnie, opieranie się na stażu pracy w instytucji nie daje pełnego obrazu, ponieważ nie każdy pracownik, który ma długi staż, posiada teczkę, a ich liczba może być bardzo zróżnicowana. Z kolei klasyfikowanie akt według nazwy komórki organizacyjnej, która je przekazała, może wprowadzać dodatkowe zamieszanie, zwłaszcza w przypadku reorganizacji struktury wewnętrznej firmy, co może prowadzić do trudności w lokalizowaniu dokumentacji. W praktyce, dla zapewnienia prawidłowego zarządzania dokumentacją, kluczowe jest stosowanie jednoznacznych i stałych kryteriów porządkowania, takich jak numer pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym, co zapewnia organizację i dostępność potrzebnych danych.

Pytanie 15

Przynależność zespołowa fotografiinie określa się na podstawie

A. rejestru zdjęć

B. dedykacji

C. pieczęci firmowej autora

D. wartości dokumentacyjnej

Dedykacja nie jest podstawą do ustalania przynależności zespołowej fotografii, ponieważ pełni rolę osobistego przesłania lub uznania, które niekoniecznie odnosi się do autorstwa lub przynależności do konkretnego zespołu twórczego. W praktyce, dedykacja może być skierowana do konkretnej osoby lub grupy, niezależnie od tego, kto był zaangażowany w proces twórczy. Ważne jest, aby przy ocenie przynależności zespołowej kierować się obiektywnymi kryteriami, takimi jak rejestr fotografii, który dokumentuje autorów oraz ich wkład w projekt, czy też pieczęć firmowa, która potwierdza ostateczne wykonanie dzieła przez daną instytucję. W kontekście wartości dokumentalnej, kluczowe jest zrozumienie, że dokumentacja fotograficzna ma na celu utrwalenie wydarzeń i kontekstów, a nie osobistych dedykacji. Przykładowo, w przypadku pracy zbiorowej, dedykacja może być rozwiązana na poziomie komunikacji, ale nie wpływa na to, kto jest uznawany jako autor lub członek zespołu twórczego.

Pytanie 16

Lista spisów zdawczo-odbiorczych

A. jest tworzony dla dokumentów kategorii A lub B

B. zawiera dane o symbolu klasyfikacyjnym dokumentów

C. opracowuje się w trzech kopiach

D. podpisuje go archiwista zakładowy

Przyjęcie, że wykaz spisów zdawczo-odbiorczych przygotowuje się w trzech egzemplarzach, jest oparte na mylnym założeniu dotyczącym liczby wymaganych kopii dokumentów. W praktyce, liczba egzemplarzy wykazu zależy od potrzeb instytucji oraz wewnętrznych procedur, a nie jest standardowo ustalona na trzy. Wiele instytucji może wymagać jedynie jednego egzemplarza, co jest bardziej efektywne w zarządzaniu dokumentacją. Podobnie, przekonanie, że wykaz podpisuje archiwista zakładowy, jest również nieprecyzyjne. Podpisywaniem tego rodzaju dokumentów zajmują się zazwyczaj osoby odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją, a niekoniecznie archiwista, co może prowadzić do nieporozumień w zakresie odpowiedzialności. Co więcej, założenie, że wykaz zawiera informacje o symbolu klasyfikacyjnym akt, nie oddaje pełnego obrazu funkcji tego dokumentu. W rzeczywistości, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych skupia się na szczegółowym uporządkowaniu akt i ich statusie, a symbol klasyfikacyjny jest tylko jednym z elementów, który może być zawarty w dokumentacji. Te błędne koncepcje mogą prowadzić do dezorganizacji w dokumentacji oraz utrudniać prawidłowe zarządzanie aktami, co jest kluczowe w każdej instytucji zajmującej się archiwizacją. Należy pamiętać, że skuteczne zarządzanie dokumentacją wymaga precyzyjnego rozumienia oraz zastosowania standardów archiwalnych.

Pytanie 17

Jakie dokumenty tworzą akta danej sprawy?

A. Dokumentacja, która została przypisana do kategorii z rejestru akt.

B. Dokumentacja przekazana do zakładowego archiwum.

C. Dokumentacja, która została przypisana do sprawy i otrzymała numer sprawy.

D. Dokumenty przesyłane i składane w danym organie.

Dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy, jest kluczowym elementem tworzenia akt sprawy. Tego rodzaju dokumentacja obejmuje wszelkie materiały, które są bezpośrednio związane z danym postępowaniem oraz są odpowiednio zorganizowane. Przykładowo, w przypadku sprawy sądowej, wszystkie pisma procesowe, dowody oraz inne dokumenty związane z daną sprawą są przyporządkowane i oznaczone unikalnym znakiem, co ułatwia ich identyfikację i odnalezienie. Zgodnie z dobrymi praktykami zarządzania dokumentami, każda sprawa powinna mieć swoją dedykowaną teczkę, w której gromadzone są wszystkie istotne materiały. Dzięki temu, w przypadku potrzeby odwołania się do dokumentów w przyszłości, można szybko i skutecznie uzyskać dostęp do kompletnych informacji. Stosowanie takich standardów sprzyja również zachowaniu porządku oraz zgodności z przepisami prawa dotyczącymi archiwizacji i obiegu dokumentów.

Pytanie 18

Jaką kategorię archiwalną powinno się przypisać listom płac oraz imiennym kartom zbiorczym wynagrodzeń?

A. B5

B. B25

C. B10

D. B50

Wybór kategorii archiwalnej innej niż B50 dla listów płac oraz imiennych kart zbiorczych wynagrodzeń może prowadzić do poważnych konsekwencji w zakresie zgodności z przepisami prawa oraz praktykami archiwizacyjnymi. W przypadku kategorii B5, która jest zarezerwowana dla dokumentów o krótkoterminowym charakterze, takich jak bieżąca korespondencja, brakuje odpowiedniego zabezpieczenia długoterminowej historii płac, co może wpłynąć na możliwość udowodnienia wynagrodzeń w przyszłych audytach czy kontrolach. Podobnie, kategorie B10 i B25 są przeznaczone dla dokumentacji, która nie wymaga tak długiego okresu przechowywania i może dotyczyć spraw mniej istotnych. Wybór tych kategorii mógłby wynikać z błędnego założenia, że dokumenty płacowe nie muszą być przechowywane przez długi czas, co jest niezgodne z praktykami branżowymi. W rzeczywistości, wynagrodzenia pracowników są kluczowym elementem dokumentacji, która ma długotrwałe znaczenie prawne oraz finansowe. Ignorowanie wymagań dotyczących archiwizacji takich dokumentów może prowadzić do naruszenia przepisów i potencjalnych kar. Ponadto, brak przestrzegania tych standardów może wpłynąć na zaufanie pracowników i organów kontrolnych do organizacji oraz przyczynić się do chaosu w zarządzaniu dokumentacją.

Pytanie 19

Przy selekcji dokumentacji kategoria B10 oznacza, że dokumenty powinny być przechowywane przez

A. 20 lat

B. 10 lat

C. do czasu zakończenia sprawy

D. 5 lat

Kategoria przechowywania dokumentacji, oznaczona jako B10, jest jednym z kluczowych elementów zarządzania archiwum. W polskim systemie archiwizacji kategoria B10 oznacza, że dokumenty powinny być przechowywane przez okres 10 lat. To oznaczenie jest częścią systemu klasyfikacji, który pomaga w organizacji i określeniu czasu przechowywania dokumentacji w archiwach. W praktyce oznacza to, że po upływie 10 lat od daty wytworzenia lub zakończenia sprawy, dokumenty mogą być poddane brakowaniu, o ile nie ma innych przepisów wymagających ich dalszego przechowywania. Przykładowo, dokumenty finansowe często przypisuje się do kategorii B10, co wynika z przepisów prawa dotyczących przechowywania dokumentacji księgowej. Dobrze zorganizowane archiwum zapewnia łatwy dostęp do dokumentów przez wymagany okres, a po jego upływie bezpieczne ich usunięcie, co jest zgodne z obowiązującymi regulacjami. To podejście pozwala nie tylko na optymalizację przestrzeni, ale również na zgodność z przepisami prawa.

Pytanie 20

Rejestr dokumentów obejmujący wszystkie materiały archiwalne dotyczące konkretnego tematu, to zestaw akt

A. tematyczny

B. topograficzny

C. rzeczywisty

D. nieaktywny

Odpowiedź 'tematyczny' jest poprawna, ponieważ inwentarz akt tematycznych obejmuje zorganizowany zbiór materiałów archiwalnych dotyczących konkretnego zagadnienia lub tematu. Tego rodzaju spis akt jest kluczowym narzędziem w archiwistyce, ponieważ umożliwia łatwe odnalezienie informacji na dany temat. Przykładowo, archiwum może stworzyć inwentarz akt tematycznych dotyczących historii lokalnej, w którym zgromadzi dokumenty, zdjęcia, mapy i inne materiały związane z danym regionem. Stosowanie inwentarzy tematycznych wspiera efektywne zarządzanie informacjami i wspomaga badania naukowe, pozwalając badaczom szybko odnaleźć potrzebne materiały. W praktyce, profesjonalne archiwa często stosują systemy klasyfikacji, które uwzględniają różne tematy, co odpowiada najlepszym praktykom w dziedzinie zarządzania dokumentacją. Dobrze skonstruowany inwentarz tematyczny zwiększa dostępność i użyteczność zasobów archiwalnych, co jest zgodne z zasadami otwartego dostępu do informacji.

Pytanie 21

Która z wymienionych osób nie jest powoływana do komisji zajmującej się oceną dokumentów niearchiwalnych przeznaczonych na zniszczenie lub makulaturę?

A. Archiwisty zakładowego

B. Pracownika jednostki, której akta podlegają ocenie

C. Przedstawiciela archiwum państwowego

D. Kierownika jednostki, która nadzoruje archiwum zakładowe

Każda z pozostałych odpowiedzi sugeruje zaangażowanie osób, które odgrywają kluczową rolę w procesie zarządzania dokumentacją w organizacji. Archiwista zakładowy to osoba odpowiedzialna za prowadzenie i zarządzanie archiwum wewnętrznym, co obejmuje wszelkie działania związane z klasyfikowaniem, przechowywaniem oraz oceną dokumentów. Jego zadaniem jest zapewnienie, że dokumentacja jest odpowiednio archiwizowana oraz, że wartościowe dokumenty są zachowywane zgodnie z przepisami prawa i wewnętrznymi regulacjami. Kierownik komórki, któremu podlega archiwum, ma bezpośredni wpływ na decyzje dotyczące dokumentacji w swoim zakresie działania, co czyni go ekspertem w ocenie jej wartości. Z kolei pracownik komórki, której akta podlegają ocenie, jest najbliżej związany z konkretnymi dokumentami, co pozwala mu na rzetelną ocenę ich znaczenia i wartości dla danej jednostki. Wybór osób zaangażowanych w proces oceny dokumentacji powinien być oparty na zrozumieniu wartości dokumentów w kontekście praktycznej działalności oraz zgodności z zasadami zarządzania dokumentacją. W ten sposób zachowanie odpowiednich standardów i praktyk branżowych ma kluczowe znaczenie, aby uniknąć błędów w procesie selekcji dokumentów oraz ich dalszego zarządzania.

Pytanie 22

Podstawowym elementem wyposażenia każdego archiwum zakładowego są

A. nagrzewnice

B. regały

C. czajniki elektryczne

D. niszczarki

Regały są kluczowym elementem wyposażenia każdego archiwum zakładowego, ponieważ zapewniają odpowiednią organizację i przechowywanie dokumentów oraz materiałów archiwalnych. Efektywne zarządzanie przestrzenią w archiwum jest niezbędne dla ochrony zasobów, a regały umożliwiają ich łatwy dostęp oraz utrzymanie porządku. Przykładowo, regały metalowe lub drewniane, które są powszechnie stosowane, mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb archiwum, takich jak różne formaty dokumentów lub archiwizacja dużych zbiorów. Ponadto, odpowiednie rozmieszczenie regałów zgodnie z zasadami ergonomii wpływa na efektywność pracy archiwistów, ograniczając czas potrzebny na wyszukiwanie i archiwizację dokumentów. Warto również wspomnieć o standardach dotyczących przechowywania dokumentów, jak ISO 9706, które szczegółowo opisują wymagania dotyczące materiałów używanych w archiwach oraz ich wpływ na trwałość przechowywanych zasobów. Dobre praktyki zarządzania archiwami wskazują, że prawidłowo zaprojektowane regały nie tylko zwiększają bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów, ale również przyczyniają się do lepszego zarządzania czasem i zasobami personelu.

Pytanie 23

Jakie wartości temperatury powinny obowiązywać w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego dla przechowywania dokumentów papierowych, według Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.?

A. 14÷18 °C

B. 18÷22°C

C. 14÷25 °C

D. 15÷20°C

Od razu widać, że wybrałeś odpowiedź 14÷18 °C, co jest super wyborem! Zgodnie z przepisami z 2011 roku, ta temperatura w archiwach jest naprawdę ważna, bo pomaga chronić dokumenty przez długi czas. Trzymanie ich w takim zakresie zmniejsza ryzyko, że papier zacznie się psuć czy będzie atakowany przez różne robaki. Zbyt zimno sprawi, że papier stanie się kruchy, a za ciepło to już pleśń na horyzoncie! Dobrze jest też mieć pod kontrolą klimatyzację i wentylację, bo to ułatwia dbanie o dokumenty. Przykładowo, w archiwach często stosują różne systemy, które pozwalają na bieżąco monitorować temperaturę i wilgotność. W Polsce i na całym świecie takie praktyki zapewniają, że dokumenty są w dobrym stanie i dostępne dla przyszłych pokoleń. W mojej opinii, to świetny krok do zachowania historii.

Pytanie 24

Raport z działalności archiwum nie zawiera danych dotyczących

A. reguł dotyczących obiegu pism w instytucji

B. uzgodnienia norm kancelaryjnych z archiwum państwowym

C. liczby dokumentów kategorii A przejętych do archiwum w danym roku

D. zmian w personelu archiwum

Zasady obiegu pism w instytucji nie są częścią sprawozdania z działalności archiwum, ponieważ archiwum koncentruje się na gromadzeniu, przechowywaniu oraz udostępnianiu dokumentacji, a nie na procesach administracyjnych dotyczących obiegu dokumentów. Standardy archiwizacji, zgodne z wytycznymi archiwów państwowych, podkreślają, że sprawozdania powinny zawierać informacje o stanie dokumentacji, a także o jej klasyfikacji i kategoriach, takich jak ilość dokumentów kategorii A. Przykładowo, w praktyce archiwalnej, sprawozdania mogą uwzględniać zmiany personalne w zespole archiwum oraz uzgodnienia dotyczące normatywów kancelaryjnych, które są istotne dla prawidłowego funkcjonowania archiwów, jednak same zasady obiegu pism są bardziej związane z administracją i zarządzaniem dokumentacją w instytucji, co wykracza poza zakres archiwizacji.

Pytanie 25

Który dokument określa zasady obiegu dokumentów w jednostce organizacyjnej?

A. Polityka bezpieczeństwa

B. Instrukcja kancelaryjna

C. Kodeks etyczny

D. Regulamin pracy

Instrukcja kancelaryjna to kluczowy dokument w każdej jednostce organizacyjnej, który precyzyjnie opisuje zasady postępowania z dokumentacją. To coś jak przewodnik po tym, jak powinny być obsługiwane wszystkie dokumenty - od momentu ich stworzenia, przez różne etapy obiegu, aż po archiwizację lub zniszczenie. Dzięki instrukcji kancelaryjnej pracownicy dokładnie wiedzą, jak postępować z dokumentami, co minimalizuje ryzyko popełniania błędów oraz zwiększa efektywność pracy biurowej. Ważne jest, aby instrukcja była regularnie aktualizowana, aby odpowiadała aktualnym potrzebom jednostki oraz zmieniającym się przepisom prawa. Moim zdaniem, posiadanie dobrze opracowanej instrukcji kancelaryjnej jest fundamentem skutecznego zarządzania dokumentacją, co w dłuższej perspektywie przekłada się na lepszą organizację pracy całej jednostki. W praktyce, dobrze zorganizowany obieg dokumentów ułatwia odnajdywanie potrzebnych informacji, co może być kluczowe w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji.

Pytanie 26

Który z poniższych tytułów rozdziału nie jest częścią instrukcji dotyczącej organizacji oraz funkcjonowania archiwum zakładowego?

A. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji

B. Udostępnianie dokumentacji

C. Usuwanie dokumentacji, która nie jest archiwalna

D. Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania

Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania nie jest bezpośrednio związana z instrukcją o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego. Archiwum zakładowe koncentruje się na procesach związanych z przechowywaniem, zabezpieczaniem oraz udostępnianiem dokumentacji, co ma na celu zapewnienie jej długotrwałego zachowania oraz efektywnego dostępu do niej. Przykładowo, proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej odnosi się do eliminacji dokumentów, które nie są już potrzebne, co jest istotnym elementem zarządzania dokumentacją w każdym przedsiębiorstwie. Z kolei udostępnianie dokumentacji wymaga znajomości odpowiednich przepisów oraz procedur, aby zapewnić, że dostęp do informacji jest zgodny z zasadami ochrony danych osobowych oraz innymi regulacjami. W kontekście dobrych praktyk branżowych, najważniejsze jest, aby archiwum działało zgodnie z normami ISO 15489, które definiują zasady zarządzania dokumentacją i archiwizacją, co ma kluczowe znaczenie dla efektywności i bezpieczeństwa informacji.

Pytanie 27

W tradycyjnym systemie spis spraw w części dotyczącej całości spisu nie zawiera

A. oznaczenia jednostki organizacyjnej

B. hasła klasyfikacyjnego umieszczonego w wykazie akt

C. symbolu klasyfikacyjnego z zestawienia akt

D. informacji o referencie prowadzącym sprawę

Wybór odpowiedzi, które sugerują, że spis spraw może nie zawierać hasła klasyfikacyjnego, symbolu klasyfikacyjnego czy oznaczenia komórki organizacyjnej, opiera się na błędnym zrozumieniu roli, jaką te elementy pełnią w kontekście zarządzania dokumentacją. Hasło klasyfikacyjne jest kluczowe dla organizacji dokumentów, ponieważ pozwala na zrozumienie kontekstu sprawy oraz jej przynależności do określonej kategorii. Bez takiego hasła, klasyfikacja spraw staje się chaotyczna, co może prowadzić do trudności w późniejszym wyszukiwaniu i archiwizacji. Podobnie, symbol klasyfikacyjny jest niezbędny do szybkiego identyfikowania i segregowania dokumentów, co jest zgodne z zasadami efektywnego zarządzania informacją. Oznaczenie komórki organizacyjnej również jest istotne, ponieważ pozwala przyporządkować sprawy do odpowiednich działów czy jednostek, co jest kluczowe w kontekście odpowiedzialności za realizację zadań. W kontekście archiwizacji i zarządzania dokumentami, ignorowanie tych elementów może prowadzić do poważnych problemów z utrzymaniem porządku w dokumentacji oraz skutkować długoterminowym chaosem informacyjnym. W związku z tym istotne jest, aby zrozumieć, że spis spraw powinien zawierać te dane, aby sprostać wymaganiom standardów archiwizacyjnych oraz dobrych praktyk w zarządzaniu dokumentacją.

Pytanie 28

Co należy zrobić z dokumentacją archiwalną po zakończeniu jej okresu przechowywania w zakładowym archiwum?

A. Zniszczyć zgodnie z obowiązującymi procedurami

B. Zachować w archiwum zakładowym na czas nieokreślony

C. Przekazać do działu finansowego jednostki

D. Przekazać do odpowiedniego archiwum państwowego

Po zakończeniu okresu przechowywania dokumentacji archiwalnej w zakładowym archiwum, zgodnie z polskimi przepisami dotyczącymi archiwizacji, dokumentacja powinna zostać przekazana do odpowiedniego archiwum państwowego. Taka praktyka wynika z obowiązku zachowania ciągłości dokumentacyjnej i ochrony dziedzictwa narodowego. Archiwa państwowe pełnią istotną rolę w zabezpieczaniu i udostępnianiu dokumentacji, która ma historyczne, naukowe lub kulturalne znaczenie. Przekazanie dokumentacji do archiwum państwowego jest procesem uregulowanym prawnie, który zapewnia, że dokumenty te są odpowiednio klasyfikowane, katalogowane i przechowywane w warunkach spełniających standardy bezpieczeństwa i ochrony przed zniszczeniem. Dzięki temu przyszłe pokolenia mają dostęp do wiarygodnych źródeł informacji o przeszłości. Proces ten jest także istotny ze względu na transparentność i odpowiedzialność instytucji publicznych oraz firm prywatnych w zarządzaniu dokumentacją, co jest kluczowe w demokratycznym społeczeństwie.

Pytanie 29

Jak nazywa się jednostka organizacyjna działająca w państwowych i samorządowych instytucjach, w której gromadzi się wyłącznie dokumentację niearchiwalną?

A. Archiwum zakładowe

B. Skład chronologiczny

C. Składnica akt

D. Magazyn podręczny

Składnica akt to komórka organizacyjna, która pełni kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją w instytucjach państwowych i samorządowych. Jej głównym zadaniem jest przechowywanie dokumentów niearchiwalnych, co oznacza, że znajdują się tam materiały, które są aktualnie wykorzystywane w działalności organizacji, ale nie są jeszcze na etapie archiwizacji. W praktyce, składnice akt gromadzą dokumenty takie jak korespondencja, sprawozdania, protokoły, które są istotne dla bieżącej działalności jednostek. Dbanie o prawidłowe przechowywanie i ewidencjonowanie dokumentów w składnicy akt jest zgodne z regulacjami ustawy o archiwizacji oraz z standardami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Odpowiednie zarządzanie dokumentami w składnicach akt przyczynia się do efektywności pracy urzędów oraz do zapewnienia transparentności działań publicznych.

Pytanie 30

Komisja powołana przez kogo sporządza protokół oraz wykaz dokumentów niearchiwalnych (aktowych) przeznaczonych do makulatury lub zniszczenia?

A. kierownika archiwum zakładowego

B. dyrektora odpowiedniego archiwum państwowego

C. przedstawiciela komórki organizacyjnej, której akta mają być wybrakowane

D. dyrektora jednostki organizacyjnej, która nadzoruje archiwum zakładowe

Wybór dyrektora właściwego archiwum państwowego, przedstawiciela komórki organizacyjnej, której akta podlegają wybrakowaniu, czy kierownika archiwum zakładowego na członków komisji do sporządzania protokołu oraz spisu dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie jest nieprawidłowy, ponieważ każdy z tych podmiotów pełni odmienne funkcje w systemie zarządzania dokumentacją. Dyrektor właściwego archiwum państwowego odpowiada przede wszystkim za nadzór nad archiwami w danym regionie oraz zapewnienie przestrzegania przepisów dotyczących archiwizacji, ale nie ma uprawnień do samodzielnego zlecania likwidacji akt w jednostkach organizacyjnych. Z kolei przedstawiciel komórki organizacyjnej, której akta podlegają wybrakowaniu, może być zaangażowany w proces oceny, jednak to dyrektor jednostki organizacyjnej ma ostateczną odpowiedzialność za podjęcie decyzji i powołanie komisji. Natomiast kierownik archiwum zakładowego, mimo że jest kluczowym ogniwem w zarządzaniu dokumentacją, nie jest osobą decyzyjną w kwestii powołania komisji do zniszczenia akt. Dlatego kluczowe jest zrozumienie hierarchii oraz odpowiedzialności w kontekście zarządzania dokumentacją, aby uniknąć błędnych interpretacji, które mogą prowadzić do niezgodności z przepisami oraz ryzyk prawnych.

Pytanie 31

Brakowanie dokumentacji, która nie jest archiwalna, spowodowane regularnym typowaniem dokumentów przeznaczonych do usunięcia, rozpoczyna

A. dyrektor jednostki organizacyjnej

B. archiwum państwowe

C. kierownik komórki wytwarzającej dokumentację

D. archiwum zakładowe

Zrozumienie tego, jak różne instytucje działają w temacie zarządzania dokumentacją, jest naprawdę istotne, żeby brakowanie odbywało się prawidłowo. Archiwum państwowe gromadzi dokumenty ważne dla kraju, ale nie zajmuje się brakowaniem tych, które nie są archiwalne w konkretnych jednostkach. Z tego powodu często mylimy archiwum państwowe z zakładowym, co prowadzi do błędów w myśleniu o tym, kto odpowiada za brakowanie. Wydaje mi się, że kierownik jednostki powinien znać wytyczne dotyczące brakowania, ale nie to on zaczyna cały proces. Dyrektor ma nadzór nad dokumentami w swojej jednostce, ale sam proces brakowania to techniczna robota, która wymaga znajomości szczegółowych zasad. Trzeba pamiętać, że brakowanie to złożona sprawa, która nie powinna odbywać się chaotycznie; odpowiednie procedury są kluczowe, żeby wszystko było zgodne z prawem.

Pytanie 32

Który z poniższych rozdziałów nie powinien być zawarty w instrukcji kancelaryjnej?

A. Przechowywanie dokumentacji w jednostkach organizacyjnych

B. Przyjmowanie, otwieranie i kontrolowanie przesyłek

C. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

D. Rejestracja spraw oraz sposób ich dokumentacji

Wszystkie wymienione w pytaniu rozdziały dotyczą ważnych aspektów funkcjonowania kancelarii, a każda z tych kwestii ma na celu ułatwienie zarządzania dokumentacją w instytucji. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek to kluczowy etap w obiegu dokumentów, który zapewnia, że wszystkie przychodzące materiały są odpowiednio zarejestrowane i przetwarzane. Brak precyzyjnych procedur w tym zakresie może prowadzić do pomyłek, opóźnień oraz utraty ważnych informacji. Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania jest również niezwykle istotny, ponieważ pozwala na systematyczne śledzenie postępu spraw oraz ułatwia dostęp do informacji w przyszłości. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych jest kolejnym istotnym elementem, który wpływa na efektywność funkcjonowania organizacji, gdyż dobrze zorganizowany system archiwizacji dokumentów pozwala na szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji. W kontekście tych kwestii, wskazanie na przekazywanie materiałów archiwalnych jako tematu nieodpowiedniego do instrukcji kancelaryjnej jest konsekwencją mylnego zrozumienia pojęcia obiegu dokumentów oraz jego związków z przepisami archiwalnymi, które są inne niż procedury kancelaryjne. Ustanowienie odrębnych procedur archiwalnych jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi regulacjami prawnymi, dlatego warto podkreślić, że obie kategorie procedur powinny współistnieć, uzupełniając się nawzajem.

Pytanie 33

Kto jest uprawniony do wyrażenia zgody na udostępnienie dokumentacji dla osób spoza danej jednostki organizacyjnej?

A. archiwista zakładowy.

B. kancelaria ogólna.

C. pracownik archiwum państwowego.

D. kierownik danej jednostki.

Kierownik danej jednostki organizacyjnej jest osobą odpowiedzialną za podejmowanie decyzji dotyczących zarządzania dokumentacją, w tym za udzielanie zgody na jej udostępnianie osobom spoza jednostki. Zgodnie z przepisami prawa oraz standardami zarządzania dokumentacją, kierownik ma pełną wiedzę o charakterze i treści dokumentów, a także o ich znaczeniu dla działalności organizacji. Przykładowo, w sytuacjach, gdy konieczne jest udostępnienie dokumentów dla celów audytu, badań naukowych czy współpracy z innymi instytucjami, to właśnie kierownik podejmuje decyzję, które dokumenty mogą być udostępnione. Dobrą praktyką jest także opracowanie procedur, które określają zasady udostępniania dokumentacji, aby zapewnić spójność i bezpieczeństwo informacji. Warto również pamiętać, że każda decyzja o udostępnieniu dokumentów powinna być podejmowana z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz polityki bezpieczeństwa informacji w organizacji.

Pytanie 34

Który z poniższych dokumentów musi być zawsze załączony do spisu zdawczo-odbiorczego?

A. Kopia dowodu osobistego archiwisty

B. Instrukcja użytkowania archiwum

C. Protokół zdawczo-odbiorczy

D. Lista uczestników przekazania

Protokół zdawczo-odbiorczy jest kluczowym dokumentem w procesie przekazywania akt do archiwum. Jego obecność jest niezbędna, ponieważ pełni funkcję formalnego potwierdzenia przekazania dokumentów między stronami. W praktyce protokół ten zawiera informacje o ilości i rodzaju przekazywanych akt oraz ich stanie. Dzięki temu można uniknąć ewentualnych nieporozumień czy zastrzeżeń dotyczących zawartości dokumentów w przyszłości. Stanowi on również podstawę do ewentualnych reklamacji czy uzgodnień, gdyby w przyszłości pojawiły się wątpliwości co do przekazywanych materiałów. Co więcej, protokół zdawczo-odbiorczy jest zgodny z najlepszymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją, które zakładają pełne śledzenie i dokumentowanie ruchu akt w organizacji. Dzięki temu proces archiwizacji staje się bardziej przejrzysty i odporny na błędy, co jest kluczowe w utrzymaniu wysokich standardów organizacyjnych.

Pytanie 35

Jak nazywa się proces organizacji dokumentów, który polega na fizycznym wydzieleniu z całego zbioru i umieszczeniu na osobnych regałach różnych zespołów archiwalnych?

A. Segregacja dokumentacji

B. Studia wstępne

C. Kwalifikacja archiwalna

D. Systematyzacja dokumentacji

Segregacja dokumentacji to kluczowy etap w procesie archiwizacji, polegający na fizycznym wydzieleniu dokumentów w celu ich uporządkowania i ułatwienia dostępu. W praktyce, segregacja pozwala na efektywne organizowanie archiwów, gdzie poszczególne zespoły archiwalne są umieszczane na odrębnych regałach, co znacznie zwiększa przejrzystość i szybkość odnajdywania potrzebnych materiałów. Przykładem zastosowania segregacji jest wprowadzenie systemu oznaczania i kodowania dokumentów, co pomaga w ich późniejszym wyszukiwaniu. W branży archiwalnej stosuje się różne metody segregacji, takie jak segregacja tematyczna czy chronologiczna, które umożliwiają lepsze zarządzanie zasobami. Dobre praktyki zalecają również regularne przeglądanie i aktualizowanie zorganizowanej dokumentacji, co pozwala na utrzymanie porządku oraz zgodności z regulacjami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentów. Segregacja dokumentacji jest zatem niezbędnym elementem skutecznego zarządzania archiwum, wpływającym na jego sprawność i efektywność.

Pytanie 36

Ile co najmniej nośników informatycznych jest potrzebnych do wykonania kopii zapasowej?

A. Na dwóch nośnikach

B. Na pięciu nośnikach

C. Na czterech nośnikach

D. Na trzech nośnikach

Odpowiedź 'Na dwóch nośnikach' jest rzeczywiście trafna. Zgodnie z zasadą 3-2-1, fajnie jest mieć przynajmniej trzy kopie danych – dwie na różnych nośnikach, a jedna gdzieś w chmurze lub w innym miejscu. Dzięki temu, jak coś się stanie z głównym nośnikiem, to nasze dane ciągle są bezpieczne. Przykładowo, można mieć dane na serwerze, kopię na dysku twardym, a jeszcze jedną w chmurze. Taki plan znacznie zmniejsza ryzyko, że stracimy wszystko naraz! Warto też pamiętać, że organizacje powinny regularnie testować swoje kopie zapasowe, żeby wiedzieć, że można je w razie czego przywrócić. To kluczowy sposób na zapewnienie sobie spokoju w kwestii danych.

Pytanie 37

Kto sporządza protokół uszkodzenia dokumentów wypożyczonych z archiwum zakładowego?

A. kierownik działu wypożyczającego dokumenty

B. osoba, która zniszczyła dokumentację

C. osoba oddająca dokumenty

D. pracownik archiwum zakładowego

Odpowiedź wskazująca, że protokół uszkodzenia dokumentacji wypożyczonej z archiwum zakładowego sporządza pracownik archiwum zakładowego, jest prawidłowa. Pracownik archiwum jest odpowiedzialny za zarządzanie dokumentacją, co obejmuje również kwestie związane z jej ochroną i konserwacją. W przypadku uszkodzenia dokumentów, to właśnie pracownik archiwum ma kompetencje oraz obowiązek do sporządzenia odpowiedniego protokołu, który dokumentuje stan uszkodzonej dokumentacji. Przykładem może być sytuacja, w której podczas zwrotu dokumentów z archiwum stwierdzono ich zniszczenie na skutek działania czynników zewnętrznych, takich jak woda czy ogień. Wówczas pracownik archiwum powinien dokładnie opisać rodzaj uszkodzeń, datę ich wystąpienia oraz ewentualne okoliczności towarzyszące. Sporządzony protokół jest kluczowy dla późniejszego procesu ewidencji szkód oraz ewentualnych roszczeń z tytułu odpowiedzialności. Standardy ochrony dokumentów, jak ISO 15489 dotycząca zarządzania informacjami, podkreślają znaczenie odpowiedniej dokumentacji wszelkich incydentów związanych z uszkodzeniem materiałów archiwalnych."

Pytanie 38

Wykaz dokumentów podlegających brakowaniu nie zawiera

A. sygnatury archiwalnej dokumentów, które są brakowane

B. oznaczenia kancelaryjnego (znaku akt lub znaku sprawy, jeśli były używane)

C. informacji o stanie zachowania materiałów archiwalnych

D. nazwa jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu

Spis dokumentacji podlegającej brakowaniu nie zawiera informacji o stanie zachowania materiałów archiwalnych, ponieważ ten dokument koncentruje się na administracyjnych aspektach zarządzania dokumentacją, a nie na jej stanie technicznym. W praktyce, brakowanie dokumentów ma na celu usunięcie zbędnych zasobów, które nie mają już wartości archiwalnej. W związku z tym, kluczowe informacje, które muszą być zawarte w spisie to sygnatury archiwalne, oznaczenia kancelaryjne oraz nazwy jednostek organizacyjnych. Przykładowo, w procesach archiwizacyjnych często stosuje się standardy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, które podkreślają znaczenie klasyfikacji i identyfikacji dokumentów w celu zapewnienia ich efektywnego zarządzania. Warto również zauważyć, że informacje o stanie zachowania materiałów archiwalnych są istotne, ale są one zazwyczaj analizowane w ramach innego procesu - oceny stanu zachowania archiwaliów, a nie w kontekście brakowania. Zrozumienie tego podziału jest kluczowe dla odpowiedniego zarządzania dokumentacją.

Pytanie 39

Która z wymienionych osób jest uprawniona do wprowadzania zmian w kategoriach dokumentacji w archiwum zakładowym?

A. Kierownik archiwum zakładowego

B. Dyrektor Archiwum Akt Nowych

C. Dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego

D. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

Wybierając Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, Kierownika archiwum zakładowego czy Dyrektora Archiwum Akt Nowych, sięgasz do błędnego rozumienia, kto tak naprawdę odpowiada za zmiany kategorii dokumentacji. Naczelny Dyrektor Archiwów, chociaż jest ważną osobą w tworzeniu polityki archiwalnej, nie zajmuje się codziennym zarządzaniem dokumentami w archiwach. Jego rola to bardziej strategia i nadzór, a nie operacyjne działania. Kierownik archiwum zakładowego ma co prawda sporo do powiedzenia, ale nie decyduje o zmianach w kategoriach dokumentów w archiwum państwowym, bo to należy do dyrektora archiwum. A Dyrektor Archiwum Akt Nowych, no cóż, może zarządzać innym rodzajem zbiorów, ale też nie ma mocy w tej kwestii. Więc, w skrócie, upraszczanie struktury odpowiedzialności w archiwistyce może prowadzić do mylnych wniosków.

Pytanie 40

Jakie dokumenty wymagają przygotowania dodatkowej ewidencji po zakończeniu działalności jednostki organizacyjnej?

A. Podstawy prawne funkcjonowania jednostki

B. Akta osobowo-płacowe

C. Dokumentacja dotycząca prawna i techniczna obiektów budowlanych

D. Raporty oraz plany finansowe

Dokumentacja prawna i techniczna budynków, sprawozdania i plany finansowe oraz podstawy prawne działania jednostki nie wymagają sporządzenia dodatkowej ewidencji po likwidacji jednostki organizacyjnej, ponieważ nie zawierają informacji o osobach zatrudnionych. Dokumentacja prawna i techniczna budynków, choć istotna z punktu widzenia zarządzania nieruchomościami, nie wiąże się bezpośrednio z kwestiami kadrowymi. Sprawozdania finansowe, z kolei, dotyczą stanu majątkowego jednostki w danym okresie i są istotne dla zrozumienia jej sytuacji finansowej, ale po likwidacji jednostki nie wiążą się z ewidencją danych osobowych pracowników. Podobnie, podstawy prawne działania jednostki to zbiór dokumentów regulujących jej funkcjonowanie, które tracą na znaczeniu w momencie likwidacji. Typowe błędy myślowe, które mogą prowadzić do nieprawidłowych wniosków, to mylenie kategorii dokumentów oraz niedocenianie roli, jaką odgrywają akta osobowo-płacowe w kontekście zgodności z prawem pracy i ochroną danych. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją po zakończeniu działalności jednostki organizacyjnej.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej