Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Jakie działania powinien podjąć pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe w sytuacji zagubienia, uszkodzenia lub wykrycia braków w wypożyczonej dokumentacji?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Sporządzenie protokołu w przypadku zagubienia, uszkodzenia lub stwierdzenia braków w wypożyczonej dokumentacji jest kluczowym elementem zarządzania archiwum zakładowym. Taki protokół powinien zawierać szczegółowy opis sytuacji, datę zdarzenia, informacje o osobach zaangażowanych oraz wszelkie czynności podjęte w celu rozwiązania problemu. Sporządzenie dokumentu, który zostanie podpisany przez wypożyczającego akta, pracownika archiwum oraz jego przełożonego, stanowi nie tylko formę zabezpieczenia interesów wszystkich stron, ale także jest zgodne z zasadami dobrej praktyki archiwalnej. W sytuacji utraty lub uszkodzenia dokumentów, protokół staje się ważnym dowodem w przyszłych postępowaniach wyjaśniających. Dodatkowo, dokumentacja taka umożliwia archiwum monitorowanie błędów oraz wprowadzanie odpowiednich działań zapobiegawczych, co jest zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. W praktyce, stosowanie protokołów w takich sytuacjach może przyczynić się do zwiększenia transparentności procesów oraz budowania zaufania w organizacji.
Ustne informowanie przełożonych o zagubieniu lub uszkodzeniu dokumentów, mimo że może wydawać się szybkim rozwiązaniem, nie jest wystarczającym krokiem w sytuacji, gdy zachodzi potrzeba wyjaśnienia poważnych incydentów związanych z dokumentacją. Tego rodzaju działania powinny być zawsze udokumentowane w formie pisemnej, co stanowi podstawę dla właściwego zarządzania ryzykiem i odpowiedzialności. Ustne przekazywanie informacji może prowadzić do nieporozumień i trudności w ustaleniu dokładnego przebiegu zdarzeń, co w przyszłości może skutkować problemami prawnymi lub organizacyjnymi. Z kolei informowanie archiwum państwowego lub dyrektora archiwum państwowego, choć istotne, powinno być poprzedzone formalnym procesem dokumentacyjnym, takim jak sporządzanie wspomnianego protokołu. Tego rodzaju dokumentacja jest niezbędna do zachowania pełnej przejrzystości działań związanych z archiwizacją i dystrybucją dokumentów. Warto również zauważyć, że w przypadku zgubienia dokumentów istnieją określone przepisy prawne, które regulują postępowanie w takich sytuacjach, a ich znajomość jest kluczowa dla pracowników archiwum. Podsumowując, wszystkie powyższe podejścia, które nie uwzględniają konieczności formalizacji zdarzeń związanych z dokumentacją, mogą prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno dla pracowników, jak i dla samego archiwum.