Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Który z niżej wymienionych znaków sprawy został sporządzony zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź OG.234.77.2012 jest prawidłowa, ponieważ została zapisana zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dotyczącym oznaczania spraw. W tym dokumencie szczegółowo określono zasady dotyczące struktury i formatu numerów spraw, co pozwala na ich łatwe zidentyfikowanie oraz klasyfikację. W prawidłowym zapisie numeru sprawy, jak w powyższym przykładzie, zastosowano układ alfanumeryczny z wykorzystaniem kropek jako separatorów, co jest zgodne z ustalonymi standardami. Przykładem praktycznego zastosowania tej wiedzy jest organizacja dokumentacji w instytucjach publicznych, gdzie prawidłowe oznaczenie sprawy umożliwia szybkie jej zlokalizowanie i ponowne wykorzystanie. Warto również dodać, że zgodność z tym rozporządzeniem jest istotna dla transparentności działań administracji publicznej oraz ułatwia zarządzanie informacjami w kontekście otwartego rządu i efektywności operacyjnej.
Odpowiedzi SK.03-030-7/2013, FK.345/2012 oraz ADM.056-7/1234/2012 nie spełniają wymogów określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dotyczących zasad oznaczania spraw. Kluczowym elementem, który odróżnia poprawny zapis od błędnych, jest struktura i format numeru sprawy. Odpowiedzi te stosują różne konwencje nazewnicze, które nie są zgodne z wymogami prawnymi. Na przykład, w SK.03-030-7/2013 zastosowano myślnik, co nie jest typowe w kontekście formalnego oznaczania spraw. W odpowiedzi FK.345/2012 brakuje dodatkowych identyfikatorów, które są wymagane do jednoznacznego klasyfikowania spraw według standardów ministerialnych. Z kolei ADM.056-7/1234/2012 używa nadmiarowych elementów w oznaczeniu, co może prowadzić do chaosu i trudności w identyfikacji spraw w systemie dokumentacyjnym. Tego typu błędy często wynikają z niedostatecznej znajomości obowiązujących regulacji i mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak błędna klasyfikacja spraw czy opóźnienia w ich rozpatrywaniu. Właściwe oznaczanie spraw ma kluczowe znaczenie dla transparentności i efektywności administracji publicznej oraz ułatwia zarządzanie dokumentacją w organizacjach.