Dokumentacja projektowa stanowi kluczowy element procesu realizacji inwestycji budowlanej, służący jako podstawowy materiał do przedmiaru robót. To w niej zawarte są szczegółowe opisy robót budowlanych, rysunki techniczne oraz specyfikacje materiałowe, które precyzyjnie określają zakres prac do wykonania. Przedmiar robót na podstawie dokumentacji projektowej pozwala na dokładne oszacowanie ilości potrzebnych materiałów oraz czasu pracy, co jest niezbędne do sporządzenia kosztorysu. Przykładem praktycznego zastosowania jest przygotowanie przetargu, gdzie dokładny przedmiar robót jest kluczowy dla rzetelnej oceny ofert wykonawców. W branży budowlanej stosuje się różne normy i standardy, takie jak norma PN-ISO 12006-2, które określają zasady organizacji i dokumentacji informacji o budowach, co podkreśla znaczenie dokumentacji projektowej w procesie planowania i realizacji inwestycji.
Wykonywanie przedmiaru robót na podstawie kosztorysu inwestorskiego, pomiarów z natury czy projektu powykonawczego jest podejściem, które może prowadzić do licznych nieporozumień oraz błędów w realizacji projektu budowlanego. Kosztorys inwestorski, mimo że jest istotnym narzędziem w planowaniu finansowym, nie zawiera szczegółowych opisów robót. Opiera się na oszacowaniach kosztów, które mogą się różnić od rzeczywistych wymagań budowlanych, dlatego nie powinien być podstawą do sporządzania przedmiaru. Pomiar z natury daje jedynie dane dotyczące istniejących warunków, ale nie określa, jakie konkretne roboty należy wykonać zgodnie z projektem. Bez odpowiedniej dokumentacji projektowej, pomiary te mogą być niewystarczające i prowadzić do błędnych interpretacji zakresu prac. Projekt powykonawczy, z kolei, powstaje po zakończeniu budowy i nie może być wykorzystany do przygotowania przedmiaru robót, ponieważ odnosi się do rzeczywistych wykonanych prac, a nie do planowanych. Typowym błędem jest mylenie kosztorysu z dokumentacją projektową, co prowadzi do braku precyzyjnych danych na temat zakresu robót, co w dłuższej perspektywie może negatywnie wpłynąć na cały proces budowlany oraz zwiększyć ryzyko wystąpienia opóźnień i dodatkowych kosztów.