Kwalifikacja: EKA.04 - Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej

Umieszczenie zaświadczenia o odbytym szkoleniu w części A, C lub D akt osobowych nie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz dobrymi praktykami w zakresie zarządzania kadrami. Część A akt osobowych zawiera informacje o stanie cywilnym i innych danych osobowych pracownika, które nie mają związku z jego kwalifikacjami zawodowymi. Wprowadzenie tam zaświadczenia o szkoleniu może prowadzić do chaosu informacyjnego i utrudnić właściwe zarządzanie dokumentacją. Część C jest przeznaczona na dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, takie jak umowy o pracę czy aneksy, co również nie jest odpowiednim miejscem dla zaświadczenia o szkoleniu. Natomiast część D odnosi się do informacji o karach i nagrodach, co jest absolutnie nieadekwatne dla dokumentacji dotyczącej szkoleń. Tego typu błędy w klasyfikacji dokumentów mogą prowadzić do nieprawidłowego zarządzania danymi osobowymi pracowników i osłabienia systemu oceniania ich kompetencji. Kluczowe znaczenie ma przestrzeganie odpowiednich przepisów prawnych oraz wewnętrznych regulacji firmy dotyczących organizacji akt osobowych, aby zapewnić prawidłowy obieg informacji i efektywne zarządzanie kadrami. Właściwa segregacja dokumentacji kadrowej jest nie tylko kwestią zgodności z przepisami, ale również wpływa na efektywność pracy działu HR oraz zadowolenie pracowników.