Kwalifikacja: EKA.04 - Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej

Wybór krótszych okresów przechowywania ksiąg rachunkowych, takich jak jeden, dwa lub trzy lata, jest niezgodny z regulacjami prawnymi, co może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych dla organizacji. Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej są jednoznaczne i określają pięcioletni okres archiwizacji, co oznacza, że wszystkie dane muszą być zachowane przez ten czas. Wybierając jedno- lub dwuletni okres, można zakładać, że wymagania dotyczące audytu i kontroli nie są istotne, co jest błędnym założeniem. Firmy muszą być przygotowane na kontrole ze strony urzędów skarbowych, które mogą sięgać wstecz do pięciu lat, a brak odpowiednich dokumentów może prowadzić do nałożenia kar finansowych. Innym powszechnym błędem jest myślenie, że dokumenty księgowe nie są potrzebne po zamknięciu roku obrotowego. W rzeczywistości, nawet po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, dokumenty te mogą być niezbędne dla przyszłych analiz finansowych, przeglądów statystycznych czy oceny działalności gospodarczej. Przechowywanie dokumentów przez minimalny czas, choć teoretycznie może wydawać się wystarczające, w praktyce naraża przedsiębiorstwo na ryzyko związane z niedotrzymaniem obowiązków prawnych i budowaniem negatywnego wizerunku w oczach klientów oraz organów regulacyjnych.