Kwalifikacja: EKA.04 - Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej
Zawód: Technik ekonomista
Dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez czas
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź mówiąca o pięcioletnim okresie przechowywania ksiąg rachunkowych jest zgodna z przepisami prawa, szczególnie z ustawą o rachunkowości, która stanowi, że dokumenty księgowe muszą być archiwizowane przez okres 5 lat od zakończenia roku obrotowego, którego dotyczą. Przechowywanie ksiąg przez ten czas ma na celu umożliwienie audytu, kontroli podatkowej oraz innych działań, które mogą być wymagane w przyszłości. Przykładem zastosowania tej zasady może być sytuacja, w której firma jest kontrolowana przez organy podatkowe – ma ona obowiązek przedstawić wszelkie dokumenty za ostatnie pięć lat. Ponadto, długoletnie przechowywanie danych wspiera transparentność działań finansowych firmy oraz zapewnia bezpieczeństwo w przypadku ewentualnych sporów prawnych. W praktyce wiele organizacji wdraża systemy archiwizacji, które umożliwiają łatwy dostęp do historycznych danych, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją i dbałości o zgodność z przepisami.
Wybór krótszych okresów przechowywania ksiąg rachunkowych, takich jak jeden, dwa lub trzy lata, jest niezgodny z regulacjami prawnymi, co może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych dla organizacji. Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej są jednoznaczne i określają pięcioletni okres archiwizacji, co oznacza, że wszystkie dane muszą być zachowane przez ten czas. Wybierając jedno- lub dwuletni okres, można zakładać, że wymagania dotyczące audytu i kontroli nie są istotne, co jest błędnym założeniem. Firmy muszą być przygotowane na kontrole ze strony urzędów skarbowych, które mogą sięgać wstecz do pięciu lat, a brak odpowiednich dokumentów może prowadzić do nałożenia kar finansowych. Innym powszechnym błędem jest myślenie, że dokumenty księgowe nie są potrzebne po zamknięciu roku obrotowego. W rzeczywistości, nawet po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, dokumenty te mogą być niezbędne dla przyszłych analiz finansowych, przeglądów statystycznych czy oceny działalności gospodarczej. Przechowywanie dokumentów przez minimalny czas, choć teoretycznie może wydawać się wystarczające, w praktyce naraża przedsiębiorstwo na ryzyko związane z niedotrzymaniem obowiązków prawnych i budowaniem negatywnego wizerunku w oczach klientów oraz organów regulacyjnych.