Rekord jest podstawowym elementem bazy danych, który przechowuje kompletny opis jednego obiektu lub encji w danym zbiorze danych. Każdy rekord zazwyczaj składa się z wielu pól, które reprezentują różne atrybuty opisywanej encji. Na przykład, w bazie danych zarządzającej informacjami o pracownikach, rekord może zawierać takie pola jak imię, nazwisko, data zatrudnienia czy stanowisko. Dzięki zastosowaniu rekordów, można w sposób uporządkowany i strukturalny przechowywać i manipulować danymi. Zgodnie z najlepszymi praktykami, projektując bazę danych, ważne jest, aby poprawnie zdefiniować strukturę rekordów, aby efektywnie wspierały późniejsze operacje, takie jak wyszukiwanie, aktualizacja i usuwanie danych. Rekordy są również kluczowe w kontekście normalizacji bazy danych, gdzie dąży się do minimalizacji redundancji danych, poprzez odpowiednie podziały informacji na różne tabele, które są następnie połączone przez klucze główne i obce. Właściwe zarządzanie rekordami pozwala na efektywne przechowywanie danych w różnych systemach, od prostych aplikacji lokalnych po skomplikowane, rozproszone systemy zarządzania danymi.
Wybór pola, pliku lub tabeli jako odpowiedzi na pytanie o podstawowy element bazy danych jest nieprawidłowy, ponieważ każdy z tych terminów odnosi się do innego poziomu struktury danych. Pole to najmniejsza jednostka w bazie danych, która przechowuje pojedynczą informację, ale nie zawiera całego opisu obiektu. Na przykład, w bazie danych pracowników, pole mogłoby zawierać tylko imię jednego pracownika, bez kontekstu innych atrybutów, takich jak nazwisko czy stanowisko. Z kolei plik to zbiór danych przechowywanych na nośniku, który może zawierać wiele rekordów, ale sam w sobie nie stanowi opisu konkretnego obiektu w bazie danych. Tabela z kolei jest bardziej złożoną strukturą, która organizuje dane w wiersze i kolumny, gdzie każdy wiersz reprezentuje jeden rekord, a kolumny odpowiadają polom. Dlatego tabela nie może być uznawana za podstawowy element bazy danych, a jedynie za strukturę organizującą rekordy. W praktyce błędne zrozumienie tych pojęć może prowadzić do nieefektywnego projektowania baz danych, co z kolei wpłynie na wydajność i integralność danych. Warto zatem zwracać uwagę na hierarchię elementów bazy danych, aby poprawnie je stosować w praktyce.