Rekordy w bazach danych różnią się przede wszystkim treścią danych zapisanych w polach, co oznacza, że każdy rekord może zawierać inne informacje w tych samych kolumnach. Na przykład, w bazie danych klientów mamy rekordy, gdzie każde pole reprezentuje inne dane, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail czy numer telefonu. W jednej kolumnie z imieniem możemy mieć 'Jan', a w innej 'Anna', co sprawia, że każdy rekord ma swoją unikalną treść. Ważnym aspektem jest, że każdy rekord powinien dostarczać wartościowe informacje, które są istotne dla analizy danych. Zgodnie z najlepszymi praktykami w projektowaniu baz danych, kluczowe jest, aby każdy rekord był jednoznaczny i zawierał informacje, które są potrzebne do podejmowania decyzji. Przykładem może być system zarządzania klientami, gdzie różne rekordy zawierają różne zestawy danych dotyczące różnych klientów, co pozwala na precyzyjne raportowanie i analizy.
Struktura bazy danych, obejmująca projekt i architekturę, jest istotna, lecz nie wpływa na różnice między konkretnymi rekordami. To, co czyni każdy rekord unikalnym, to zawartość danych w polach. W kontekście liczby pól, może się zdarzyć, że rekordy będą miały różną liczbę pól, jednak w większości standardowych baz danych, każdy rekord w tabeli powinien mieć tę samą liczbę pól, co jest zgodne z zasadami normalizacji danych. Zróżnicowane nazwy pól nie mają wpływu na unikalność rekordów, gdyż to, co odróżnia jeden rekord od drugiego, to nie różnice w nazwach kolumn, które są ustalone w czasie projektowania bazy, ale wartości, które te kolumny przechowują. Typowe błędy myślowe obejmują mylenie struktury z zawartością oraz zakładanie, że różnorodność w nazwach pól lub liczbie pól może spowodować różnice w rekordach. Aby efektywnie zarządzać danymi, kluczowe jest zrozumienie, że różnice te są definiowane przez dane, a nie przez ich strukturę. W praktyce, zrozumienie tej różnicy jest niezbędne do budowania efektywnych baz danych oraz do analizy danych w kontekście ich wartości i zastosowania.