Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Kategorie: Korespondencja i komunikacja Systemy i normy biurowe
Jaką cechę charakteryzuje styl urzędowy w redagowaniu pism?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Z używaniem specjalistycznej terminologii to jest naprawdę istotna sprawa, zwłaszcza w kontekście urzędowym. Chodzi o to, żeby komunikować się w sposób jasny i zrozumiały, bo dokumenty urzędowe, jak umowy czy pisma, powinny być jednoznaczne. Na przykład, jeśli piszesz coś do sądu, to musisz używać określonych terminów prawniczych. Tylko wtedy każdy będzie wiedział, o co chodzi. No i tak szczerze mówiąc, jeśli dobrze rozumiesz te terminy i umiesz je zastosować, to dokumenty wyglądają bardziej profesjonalnie i budzą większe zaufanie. Fajnie jest też zauważyć, że wiele instytucji ma swoje słowniki z terminami, co ułatwia nam wszystkim życie, bo wtedy wiadomo, jak się komunikować w sprawach urzędowych, żeby było zrozumiale i efektywnie.
Nie przedstawianie treści w formie punktów i zakaz używania skrótów, no i jeszcze emocjonalnych sformułowań, mogą naprawdę utrudnić komunikację w dokumentach urzędowych. Styl urzędowy wymaga precyzji i jasności, więc jak nie ma podziału na ważne punkty, to może być ciężej zrozumieć, o co tak naprawdę chodzi. Musisz wiedzieć, że struktura dokumentów powinna pozwalać na szybkie znalezienie najważniejszych informacji, a różne listy i punkty są w tym bardzo pomocne. Co do skrótów, to jest ich wiele, które są znane i powszechnie używane, więc ich zakazywanie nie zawsze ma sens. A te emocjonalne i obrazowe określenia to już całkiem inna historia, bo w urzędowych pismach najważniejsza jest obiektywność. Jak zaczynasz wprowadzać subiektywne oceny, to tylko wprowadza zamieszanie. Na koniec, musisz pamiętać, że dokumenty urzędowe powinny być zrozumiałe i oparte na faktach, bo emocje w tym kontekście mogą zaszkodzić twojej wiarygodności.