Używanie specjalistycznej terminologii jest kluczowym elementem stylu urzędowego, który ma na celu precyzyjne i jednoznaczne komunikowanie informacji. Tego rodzaju terminologia, związana z danym obszarem działalności, pozwala na unikanie niejasności oraz błędnych interpretacji, co jest szczególnie istotne w kontekście dokumentów urzędowych, takich jak umowy, akty prawne czy pisma administracyjne. Przykładem może być użycie terminów prawniczych w pismach skierowanych do instytucji sądowych czy administracyjnych, które są niezbędne do prawidłowego zrozumienia treści dokumentów. Ponadto, zrozumienie i stosowanie specjalistycznej terminologii podnosi profesjonalizm i wiarygodność dokumentów, a także ich odbiorców. W kontekście dobrych praktyk branżowych, warto zauważyć, że wiele instytucji i organizacji posiada własne słowniki terminów, które pomagają w standaryzacji języka urzędowego. Dzięki temu komunikacja w obszarze administracji publicznej staje się bardziej spójna i efektywna.
Brak przedstawiania treści w formie punktów, zakaz posługiwania się skrótami i skrótowcami oraz używanie określeń emocjonalnych i obrazowych to podejścia, które mogą prowadzić do nieefektywnej komunikacji w dokumentach urzędowych. Styl urzędowy charakteryzuje się dużą precyzją i jednoznacznością, dlatego brak podziału na punkty może utrudniać czytelność i zrozumienie treści. W kontekście pisania urzędowego, struktura dokumentu powinna umożliwiać szybkie odnalezienie kluczowych informacji, a punkty i listy są sprawdzonymi narzędziami, które ułatwiają ten proces. Zakaz używania skrótów i skrótowców jest również nie do końca uzasadniony, ponieważ wiele z nich jest powszechnie zrozumiałych w danym kontekście, co może przyspieszyć komunikację. Natomiast wprowadzenie emocjonalnych i obrazowych określeń jest całkowicie sprzeczne z zasadą obiektywności, która jest fundamentem stylu urzędowego. Takie podejście wprowadza subiektywne oceny i może prowadzić do nieporozumień. Z punktu widzenia praktyki, istotne jest, aby dokumenty urzędowe były zrozumiałe, obiektywne i oparte na faktach. Błędy w myśleniu, jak traktowanie emocji jako narzędzia komunikacji w dokumentach urzędowych, mogą prowadzić do utraty wiarygodności oraz jasności przekazu.