Faktura jest dokumentem finansowym, który stanowi potwierdzenie dokonania transakcji sprzedaży towarów lub usług. Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, faktura jest dokumentem zobowiązującym odbiorcę do uregulowania należności. W praktyce, faktura zawiera szczegółowe informacje dotyczące sprzedającego i kupującego, takich jak nazwy firm, numery identyfikacji podatkowej, daty transakcji oraz zestawienie sprzedanych towarów lub usług z ich cenami. Przykład zastosowania faktury można znaleźć w każdej branży, gdzie dokonuje się sprzedaży, na przykład w handlu detalicznym, usługach budowlanych czy w e-commerce. Wystawianie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami jest istotne, ponieważ pozwala na uniknięcie problemów prawnych i podatkowych. Ponadto, faktura jest kluczowym dokumentem w procesie księgowania, ponieważ stanowi podstawę do naliczania VAT oraz może być używana jako dowód w przypadku ewentualnych sporów dotyczących transakcji.
Cennik to dokument informacyjny, który zawiera listę towarów lub usług wraz z ich cenami. Choć cennik może być pomocny w procesie zakupowym, nie jest on zobowiązującym dokumentem finansowym, który nakłada na odbiorcę obowiązek płatności. Zamówienie to dokument, który składa klient do dostawcy w celu nabycia towarów lub usług. Zamówienie wyraża intencję zakupu, ale nie jest dokumentem wymagającym uregulowania należności. Kosztorys z kolei to zestawienie przewidywanych kosztów związanych z wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru, ale nie jest on dokumentem, który zobowiązuje do zapłaty. Sugerowanie, że cennik, zamówienie czy kosztorys mogą być traktowane jako dokumenty zobowiązujące, prowadzi do nieprawidłowego zrozumienia roli, jaką odgrywają te dokumenty w transakcjach handlowych. Kluczowym błędem myślowym jest mylenie intencji wyrażonej w zamówieniu czy informacji zawartej w cenniku z formalnym zobowiązaniem, jakie stanowi faktura. W praktyce, aby transakcja mogła być uznana za zakończoną, niezbędne jest wystawienie faktury, która formalizuje zobowiązanie do zapłaty, co jest zgodne z ogólnymi zasadami księgowości i przepisami prawnymi.