Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Kategorie: Dokumentacja biurowa Korespondencja i komunikacja Systemy i normy biurowe
Oddzielne rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących w osobnych dziennikach korespondencyjnych stanowi cechę systemu kancelaryjnego
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "dwudziennikowego" jest poprawna, ponieważ system kancelaryjny oparty na zasadzie dwudziennikowości zakłada rejestrowanie pism wpływających i wysyłanych w oddzielnych dziennikach korespondencyjnych. Praktyka ta umożliwia lepszą organizację oraz kontrolę nad obiegiem dokumentów, co jest zgodne z wymaganiami prawnymi oraz standardami zarządzania dokumentacją. W przypadku dwudziennikowego systemu kancelaryjnego, jeden dziennik służy do ewidencjonowania pism przychodzących, natomiast drugi do pism wychodzących. Taki podział pozwala na szybsze odnalezienie dokumentów oraz ułatwia analizę statystyczną obiegu korespondencji. Dodatkowo, zgodnie z wytycznymi Polskiej Normy PN-ISO 15489, skuteczne zarządzanie dokumentami powinno opierać się na jasnych kryteriach klasyfikacji i ewidencji, co system dwudziennikowy doskonale realizuje. Przykładem zastosowania tej metody jest wprowadzenie systemów informatycznych, które wspierają ewidencjonowanie dokumentów oraz automatyzują procesy związane z ich obiegiem.