Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Oddzielne rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących w osobnych dziennikach korespondencyjnych stanowi cechę systemu kancelaryjnego
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "dwudziennikowego" jest poprawna, ponieważ system kancelaryjny oparty na zasadzie dwudziennikowości zakłada rejestrowanie pism wpływających i wysyłanych w oddzielnych dziennikach korespondencyjnych. Praktyka ta umożliwia lepszą organizację oraz kontrolę nad obiegiem dokumentów, co jest zgodne z wymaganiami prawnymi oraz standardami zarządzania dokumentacją. W przypadku dwudziennikowego systemu kancelaryjnego, jeden dziennik służy do ewidencjonowania pism przychodzących, natomiast drugi do pism wychodzących. Taki podział pozwala na szybsze odnalezienie dokumentów oraz ułatwia analizę statystyczną obiegu korespondencji. Dodatkowo, zgodnie z wytycznymi Polskiej Normy PN-ISO 15489, skuteczne zarządzanie dokumentami powinno opierać się na jasnych kryteriach klasyfikacji i ewidencji, co system dwudziennikowy doskonale realizuje. Przykładem zastosowania tej metody jest wprowadzenie systemów informatycznych, które wspierają ewidencjonowanie dokumentów oraz automatyzują procesy związane z ich obiegiem.
Wybór odpowiedzi "jednodziennikowego" jest błędny, ponieważ ten typ systemu kancelaryjnego zakłada prowadzenie jednego dziennika, w którym rejestrowane są zarówno pisma przychodzące, jak i wychodzące. Taka praktyka może prowadzić do chaosu w dokumentacji, utrudniając śledzenie i kontrolowanie obiegu korespondencji. Z kolei w przypadku systemu "bezdziennikowego", dokumenty nie są ewidencjonowane w formie dziennika, co z kolei wprowadza ryzyko zagubienia cennych informacji i nieprzejrzystości w obiegu dokumentów. Odpowiedź "mieszanego" również jest nieprawidłowa, gdyż ten typ dotyczy sytuacji, gdzie stosuje się różne metody ewidencji równocześnie, co nie jest zgodne z efektywnym podejściem do zarządzania dokumentacją. Typowe błędy myślowe przy wyborze tych opcji często obejmują niepełne zrozumienie zasady działania systemów kancelaryjnych oraz ich wpływu na organizację pracy. Powinno się zatem kłaść szczególny nacisk na znaczenie odpowiedniego systemu ewidencji dokumentów, aby uniknąć problemów związanych z obiegiem korespondencji oraz zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi i normami branżowymi.