Data wystawienia to naprawdę ważna rzecz, jeśli chodzi o dokumenty księgowe, a rachunek za pobyt w gospodarstwie gościnny to nie wyjątek. Jak nie podasz tej daty, to dokument może stracić ważność i wprowadzić zamieszanie, zarówno dla właściciela, jak i dla klienta. Dzięki dacie można wiedzieć, kiedy umowa została zawarta i jak długo trwała usługa, a to jest istotne, zwłaszcza gdyby pojawiły się jakieś reklamacje czy sprawy podatkowe. Z mojego doświadczenia wynika, że każdy właściciel powinien dbać o te szczegóły i upewnić się, że rachunek ma wszystkie potrzebne informacje, w tym datę – to zgodne z przepisami i zasadami księgowości. Poza tym, gdyby była kontrola skarbowa, dokumentacja musi być kompletna, więc brak daty może narobić naprawdę dużych problemów. Warto pomyśleć o jakimś programie do zarządzania rezerwacjami i wystawianiem rachunków, bo to może bardzo ułatwić życie i zadbać o zgodność z przepisami.
Jak chodzi o rachunek w gospodarstwie gościnny, to czasami jest zamieszanie z tymi wymaganymi informacjami. REGON klienta to ważna rzecz w kontekście firm, ale jak chodzi o klientów indywidualnych, to nie jest konieczne. Zbieranie takich danych bez sensownego powodu może być naruszeniem ochrony danych osobowych, co powinno być istotne dla właścicieli. Wiele ludzi uważa, że należy podać standard zajmowanego pokoju na rachunku, ale tak naprawdę to nie jest kluczowy element. Owszem, może być ważny dla marketingu, ale w dokumentacji nie trzeba tego mieć. Imiona rodziców nabywcy? To absolutnie niepotrzebne na rachunku. Takie informacje są prywatne i nie mają nic wspólnego z transakcją. Właściciele powinni skupiać się na tym, co faktycznie jest istotne z prawnego i księgowego punktu widzenia, a unikać zbędnych danych, które mogą wprowadzać tylko zamieszanie lub kadzić ich w problemy z danymi. Ważne, żeby wiedzieć, jakie informacje są wymagane przez prawo i jakie praktyki są normalne w branży, żeby nie wpaść w kłopoty.