| Fragment Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego | |
| (…) | |
| § 16. | |
| Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej lub informatycznych nośników danych, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno: | |
| 1) | rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy: |
| a) | liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego, |
| b) | datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe, |
| c) | pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, |
| d) | nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, |
| e) | liczbę pozycji w spisie, |
| f) | liczbę teczek lub tomów teczek w spisie; |
| (…) | |
Nazwa jednostki organizacyjnej Kancelaria Data (datownik) znak sprawy............................................. ilość załączników..................................... podpis................................................... |